REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Alicja Kozłowska
specjalista z zakresu kadr i wynagrodzeń
Jak kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracowników/fot. Shutterstock
Jak kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich przez pracowników/fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przez osoby ubezpieczone mogą przeprowadzać płatnicy zasiłków (pracodawcy, zleceniodawcy) lub ZUS (z wyłączeniem okresu, za który ubezpieczonemu przysługuje wynagrodzenie chorobowe). Jak prawidłowo ją przeprowadzić?

Weryfikacja sposobu wykorzystania przez ubezpieczonego zwolnienia lekarskiego powinna dotyczyć dwóch aspektów: czy w czasie niezdolności do pracy ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej lub czy w inny sposób wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego przeznaczeniem. Utrata prawa do zasiłku następuje bowiem z powodu obu wskazanych okoliczności i za cały okres zwolnienia.

REKLAMA

Autopromocja

Podmiotami uprawnionymi do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego są ZUS oraz płatnik zasiłków (pracodawca, zleceniodawca). Status płatnika zasiłków (innego niż ZUS) w danym roku ustala się według stanu osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku. Jeżeli osób objętych tym ubezpieczeniem na ww. dzień jest co najmniej 21, podmiot staje się płatnikiem zasiłków w kolejnym roku. W przypadku mniejszych płatników kontrola zasadności korzystania ze zwolnienia lekarskiego ubezpieczonych może zostać przeprowadzona przez ZUS właściwy ze względu na miejsce prowadzenia działalności przez płatnika.

Okresy podlegające kontroli

Sprawdzeniem prawidłowości korzystania przez ubezpieczonych (np. pracowników, zleceniobiorców) ze zwolnień lekarskich są objęte okresy, za które przysługuje:

  • zasiłek chorobowy,
  • zasiłek opiekuńczy (w trakcie kontroli ustala się, czy poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogliby sprawować opiekę nad dzieckiem lub innych chorym członkiem rodziny, z wyjątkiem gdy opieka jest sprawowana nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat).

Kontrola dotyczy też okresu korzystania ze świadczenia rehabilitacyjnego (przyznawanego po wyczerpaniu 182- lub 270-dniowego okresu zasiłkowego).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Natomiast okres niezdolności do pracy, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, może podlegać kontroli, ale przeprowadzonej wyłącznie przez pracodawcę. ZUS nie ma w tym zakresie takiego uprawnienia.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Typowanie ubezpieczonych do kontroli

Zgodnie z zaleceniami ZUS kontrolą przez płatników zasiłków w zakresie prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich ubezpieczonych powinny zostać objęte w szczególności osoby:

  • często korzystające z krótkookresowych zwolnień lekarskich,
  • uzyskujące kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy,
  • korzystające z kolejnych okresów zasiłkowych,
  • które zostały wcześniej pozbawione prawa do świadczeń chorobowych w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich,
  • korzystające naprzemiennie z zasiłku chorobowego i opiekuńczego,
  • które po skróceniu przez lekarza orzecznika niezdolności do pracy (co dokumentuje e-ZLA/K) otrzymują następne zwolnienie lekarskie na ten sam lub dłuższy okres,
  • wobec których zachodzi podejrzenie, że w czasie zwolnienia lekarskiego wykonują pracę zarobkową lub wykorzystują je niezgodnie z celem (np. z informacji dostępnych w mediach społecznościowych).

Bez znaczenia dla wszczęcia, a następnie przeprowadzenia kontroli zwolnienia lekarskiego pozostaje zawarta w nim adnotacja "chory powinien leżeć" (1), "chory może chodzić" (2). Należy zaznaczyć, że ani jedno, ani drugie zalecenie nie zabrania pracownikowi wykonywania zwykłych czynności życia codziennego, a także tych związanych ze stanem zdrowia.

Miejsce przeprowadzenia kontroli

Weryfikację prawidłowości korzystania przez ubezpieczonego ze zwolnienia lekarskiego płatnik zasiłku może przeprowadzić w miejscu jego:

  • zamieszkania,
  • czasowego pobytu,
  • pracy lub prowadzenia działalności,
  • innym niż wyżej wymienione, jeżeli z informacji posiadanych przez płatnika zasiłku wynika, że jest to celowe.

REKLAMA

Na zwolnieniu lekarskim powinien znajdować się adres pobytu ubezpieczonego w czasie niezdolności do pracy. Nie zawsze będzie to adres zameldowania czy zamieszkania. Po 31 grudnia 2018 r. ubezpieczony ma obowiązek poinformować lekarza o aktualnym adresie swojego pobytu w czasie choroby. Jeżeli do zmiany miejsca pobytu dojdzie już w trakcie niezdolności do pracy, osoba ubezpieczona powinna powiadomić o tym płatnika zasiłków i ZUS w ciągu 3 dni od zaistnienia tej zmiany.

Nieobecność pracownika w miejscu pobytu w czasie niezdolności do pracy nie musi jednoznacznie wskazywać na nieprawidłowe korzystanie ze zwolnienia lekarskiego. W takim przypadku należy powtórzyć kontrolę i wystąpić do ubezpieczonego o złożenie wyjaśnień dotyczących powodu nieobecności. Natomiast nieudzielenie wyjaśnień czy odmowa ich udzielenia mogą wskazywać na nieprawidłowość w wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego.

Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim w okresie od 13 kwietnia do 9 czerwca 2019 r. z powodu skomplikowanego złamania nogi, którego doznał w czasie wypadku. Mieszka z rodziną, ale przez większość dnia jest sam w domu. Z tego powodu na 2 tygodnie, od 22 maja br., przeprowadził się do swoich rodziców, którzy będą mu pomagać w codziennych czynnościach. W czasie wizyty u lekarza jako adres pobytu ubezpieczony podał dotychczasowe miejsce zamieszania. W czwartek 23 maja br. pod wskazany adres udali się dwaj kontrolerzy ZUS, którzy nie zastali pracownika. Ubezpieczony nie zdążył powiadomić pracodawcy ani ZUS o zmianie adresu. Jeżeli w ten sposób wyjaśni swoją nieobecność w czasie kontroli, nie utraci prawa do świadczenia chorobowego.

Upoważnienie do kontroli

Płatnik zasiłku, który nie chce samodzielnie kontrolować ubezpieczonych korzystających ze świadczeń chorobowych, w celu legalnego przeprowadzenia kontroli może upoważnić do tego odpowiednie osoby. Mogą to być zarówno osoby z wewnątrz jednostki, jak i zewnętrzne, którym powierzono przeprowadzenie tej czynności na podstawie umowy przetwarzania danych osobowych. W każdym przypadku przyjmuje się, że powinny być to osoby zaufane, legitymujące się wiedzą o przepisach regulujących zasady przeprowadzania tego rodzaju kontroli. W kontroli powinny wziąć udział co najmniej dwie osoby do tego upoważnione.

Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli

Warszawa, 27 maja 2019 r.

FFF Spółka z o.o.

ul. Płatnika 6, 00-001 Warszawa

(nazwa i adres pracodawcy)

UPOWAŻNIENIE

Na podstawie art. 68 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645) upoważniam niniejszym Pana MIROSŁAWA PRACOWNIKA do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonych zwolnień lekarskich od pracy.

Upoważnienie jest ważne od 27 maja 2019 r. łącznie z dokumentem tożsamości nr ZZZ 000000 wydanym 7 czerwca 2017 r.

......................................................

(podpis pracodawcy)

Okoliczności pozbawiające prawa do zasiłku

REKLAMA

Istnieje wiele przypadków, które mogą zostać uznane za nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego. Należy do nich zarówno każda aktywność zawodowa (m.in. wykonywanie czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej, prowadzenie działalności pozarolniczej, praca w gospodarstwie rolnym), jak i mniej formalne czynności, których wykonywanie może pozbawić prawa do świadczeń chorobowych, takie jak np. udział w szkoleniu, wycieczce, wykonywanie czynności remontowych, udział w imprezie sportowej czy rozrywkowej, udział w nagraniu radiowym lub telewizyjnym.

Mimo że pracą zarobkową nie jest m.in.: udział w akcjach ratowniczych, udział w posiedzeniach rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej, działalność wynikająca z potrzeby społecznej lub publicznej, jednak w takich sytuacjach należy ustalić, czy nie dochodzi do wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem.

Z powodu nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego i świadczenia rehabilitacyjnego ubezpieczony ponosi tego konsekwencje. Traci bowiem prawo do świadczenia chorobowego:

  • za cały okres, na który zostało wystawione kwestionowane zwolnienie lekarskie,
  • za okres po wyjściu ze szpitala, jeżeli zwolnienie lekarskie dotyczyło dłuższego okresu niż tylko pobyt w szpitalu,
  • za miesiąc kalendarzowy, w którym ubezpieczony pobierał świadczenie rehabilitacyjne.

Dokumentem, w którym stwierdza się nieprawidłowości (ich rodzaj) dotyczące wykorzystywania zwolnienia lekarskiego i który stanowi podstawę do odmowy przez pracodawcę wypłaty zasiłku (a także wynagrodzenia chorobowego), jest protokół.

Wzór protokołu kontroli

FFF Spółka z o.o.

ul. Płatnika 6, 00-001 Warszawa

(pieczątka)

PROTOKÓŁ

kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, przeprowadzonej 30 maja 2019 r. o godz. 11.45

przez

MAGDALENĘ MIŁĄ

MIROSŁAWA PRACOWNIKA

I. Dane dotyczące osoby kontrolowanej:

1. Nazwisko i imię MAŚLAK DOROTA

2. Nr PESEL 00010101101

3. Miejsce zamieszkania UL. RUDA 16, M. 4, 00-001 Warszawa

4. Miejsce pracy FFF SPÓŁKA Z O.O. UL. PŁATNIKA 6, 00-001 WARSZAWA

5. Okres orzeczonej niezdolności do pracy od 24 maja 2019 r. do 16 czerwca 2019 r.

6. Numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy BB 000000

7. Nazwisko i imię lekarza, który wydał zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy BOGDAN BIAŁY

II. Ustalenia osób przeprowadzających kontrolę:

Pani Dorota Maślak wraz z siostrą prowadzi działalność gospodarczą w zakresie organizowania imprez okolicznościowych i szycia. Po wejściu do domu osób kontrolujących ww. ubezpieczona projektowała i szyła dekoracje oraz odzież. W domu Pani Doroty Maślak przebywała jej klientka, która przyjechała na przymiarkę sukni ślubnej i dodatków.

Magdalena Miła, Mirosław Pracownik

(podpis(y) kontrolera(ów))

III. Ewentualne zastrzeżenia osoby kontrolowanej lub domowników:

Nie zgadzam się z ustaleniami kontrolerów. Czynności te wykonuje moja siostra, z którą mieszkam, chwilowo nieobecna.

Dorota Maślak

(podpis)

UWAGA: Protokół sporządza się tylko w przypadku stwierdzenia, że ubezpieczony niewłaściwie wykorzystywał zwolnienie lekarskie od pracy.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. Nr 65, poz. 743).

Pracodawca udał się na kontrolę wykorzystywania 2-tygodniowego zwolnienia lekarskiego jednego z pracowników. Z powodu dużej liczby zamówień osoba ta nie otrzymała 3-tygodniowego urlopu wypoczynkowego we wnioskowanym terminie. Pracownik ten posiada własny zakład mechaniki pojazdowej, o czym wie pracodawca. Podczas kontroli zastano pracownika ubrudzonego, w stroju roboczym, wymieniającego części w samochodzie jednego z klientów, który oczekiwał na realizację usługi. W takim przypadku zatrudniający sporządził protokół, w którym opisał całą sytuację i pozbawił pracownika prawa do wynagrodzenia chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego. Postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe.

Osoba ubezpieczona ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu. Jeżeli dojdzie do sporu między stronami, rozstrzygnięcie w tym zakresie wydaje ZUS w formie decyzji, od której służy odwołanie do sądu. Odebranie pracownikowi prawa do wynagrodzenia chorobowego z powodu ujawnionych przez pracodawcę nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego powoduje, że okres ten i tak należy zaliczyć do limitu 33/14 dni.

W sytuacji gdy korzystanie ze zwolnienia lekarskiego nie powoduje wątpliwości osób kontrolujących, protokołu nie należy sporządzać.

Kontrola systemowa ZUS osób przebywających na zwolnieniach lekarskich

ZUS prowadzi kontrolę zwolnień lekarskich, z tytułu których ubezpieczonym zasiłki wypłaca pracodawca czy zleceniodawca na podstawie danych zaewidencjowanych w systemie teleinformatycznym KSI ZUS. W szczególności kontrolą są obejmowane osoby ubezpieczone z więcej niż jednego tytułu. Chodzi tu o sytuacje, gdy z jednego tytułu ubezpieczeniowego osoba otrzymuje zasiłek, a z drugiego okresy te nie są wykazywane w dokumentach rozliczeniowych. W takich przypadkach ZUS komunikuje się z płatnikami składek, ustalając okoliczności braku tych dokumentów.

Należy zauważyć, że w przypadku ubezpieczenia z dwóch lub więcej tytułów wystawiający zaświadczenie lekarskie wystawia na wniosek ubezpieczonego odpowiednią liczbę zaświadczeń lekarskich (§ 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim).

W wyroku z 17 maja 2018 r. (I PK 69/17) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN

(...) w przypadku osoby zatrudnionej u kilku pracodawców lub prowadzących dodatkowo pozarolniczą działalność gospodarczą lekarz powinien wydać tyle zwolnień lekarskich, ile występuje tytułów do ubezpieczenia chorobowego, analizując w każdym przypadku specyficzne warunki pracy i możliwość ich wykonywania. Przy wykonywaniu takiej samej pracy u kilku pracodawców zwolnienie lekarskie dotyczące jednakowej pracy należałoby, co do zasady, uznać za zakaz wykonywania takiej samej pracy u wszystkich pracodawców. W celu osiągnięcia transparentności postępowania zasiłkowego tylko w wyjątkowych okolicznościach można byłoby afirmować podjęcie poza macierzystym zakładem pracy innej działalności zarobkowej, gdyby miała ona charakter incydentalny, wynikający z nagłych potrzeb i niewielkiego wymiaru temporalnego.

Jeżeli zatem w okresie niezdolności do pracy ubezpieczony wystąpił o wystawienie zaświadczenia lekarskiego tylko dla jednego płatnika, ponieważ u drugiego i tak jest nieobecny oraz w tym czasie nie wykonuje pracy (np. z powodu korzystania z urlopu rodzicielskiego), to nie można przyjąć, iż nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie.

Pracownik spółki BBB jest jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia w podmiocie DDD. W maju 2019 r. pracownik przez 10 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym w BBB. Przez część tego okresu (3 dni) korzystał ze zwolnienia lekarskiego w DDD. W takim przypadku nie można uznać, że doszło do nieprawidłowości. Pracownik był bowiem nieobecny zarówno w spółce BBB, w której jest pracownikiem, jak i w spółce DDD, w której realizuje umowę zlecenia.

PODSTAWA PRAWNA:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa płaca minimalna: 4806 zł czy 5015 zł, podwyżka o 140 czy 250 zł. Nie ma zgody co do najniższej krajowej, rząd sam zdecyduje

Na ostateczną wysokość najniższej krajowej jaka będzie obowiązywała od 1 stycznia 2026 roku trzeba poczekać do pierwszej połowy września. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę wspólnego stanowiska do połowy lipca więc zgodnie z prawem decyzję co do płacy minimalnej arbitralnie podejmie rząd za dwa miesiące.

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

REKLAMA