Co zrobić by szkolenie było efektywne

Dobre praktyki przed szkoleniem

Cały proces szkoleniowy dzieli się na trzy fazy: przygotowanie do szkolenia, jego realizacja i działania poszkoleniowe. Doświadczeni praktycy zarządzania zasobami ludzkimi mówią o zasadzie 40–20–40, której nazwa oddaje to, ile zaangażowania należy włożyć w kolejne etapy procesu. Praktyka pokazuje, że im więcej pracy dział HR włoży w przygotowanie szkolenia, tym lepsze będą jego efekty w kolejnych etapach.

Badanie potrzeb szkoleniowych

Do badania potrzeb szkoleniowych można wykorzystać m.in. ankiety, wywiady indywidualne, obserwacje pracy, analizę dokumentów, wyniki ocen okresowych. Zdecydowanie ważniejszy od samej formy badania jest jednak jego zakres. Doświadczenie pokazuje, że gdy decyzja o wyborze tematu szkolenia pochodzi tylko z jednego źródła, najczęściej nie realizuje ono celów, jakie się przed nim stawia. Badanie potrzeb szkoleniowych powinno być zrealizowane z perspektywy 360 stopni, czyli obejmować wszystkich zainteresowanych rozwojem kompetencji danego pracownika.

Jak wynika z praktyki biznesowej Eureki HR oraz wyników ankiety przeprowadzonej wśród specjalistów HR (zobacz na str. 98), największą decyzyjność w zakresie planowania szkoleń mają zarząd lub właściciel oraz menedżerowie. Najmniej bierze się pod uwagę zdanie tych, którzy spotkają się na szkoleniu, a więc trenera i jego uczestników. Można postawić tezę, że to menedżerowie średniego i wyższego szczebla oraz działy HR najlepiej rozumieją, jakich kompetencji potrzebują pracownicy do realizacji założonej strategii biznesowej.

Pełna współpraca z firmą szkoleniową

Na etapie badania potrzeb szkoleniowych warto uwzględnić również głos z zewnątrz. Podczas gdy decydenci są tak blisko problemów, że mogą zatracić widok ogólny, konsultanci firm szkoleniowych mogą uzupełnić obraz organizacji o obiektywne i zdystansowane wnioski. Coraz częściej rola trenera nierozerwalnie łączona jest z rolą konsultanta rozwoju organizacji, a firmy szkoleniowe mają świadomość zmieniających się oczekiwań w odniesieniu do działań szkoleniowych.

Można oczekiwać, że firma szkoleniowa zbada funkcjonowanie organizacji w obszarze jej głównych procesów biznesowych (sprzedaż, marketing, produkcja, administracja, logistyka itd.), a także w aspekcie relacji międzyludzkich, komunikacji czy kultury organizacyjnej. Zdobyta wiedza pozwala zwykle zweryfikować, czy oczekiwane szkolenie będzie dobrym rozwiązaniem dla zgłaszanych problemów.

Przykład z mojego doświadczenia: Klient zgłosił zapotrzebowanie na szkolenia z negocjacji handlowych dla pracowników wybranego działu swojej firmy. Powód – niezadowalająca sprzedaż. Eureka HR przeprowadziła kompleksowe badanie potrzeb, które wykazało, że:

• zespół jest w konflikcie,
• menedżer bardziej angażuje się w pracę operacyjną niż zarządzanie,
• nie ma procedur regulujących współpracę z innymi działami,
• lojalność wobec pracodawcy podyktowana jest przede wszystkim brakiem alternatyw na tym rynku pracy.

W tym świetle szkolenie z negocjacji było ostatnim na liście działań, które zaproponowano do realizacji. Praktyka pokazuje, że pełne włączenie firmy szkoleniowej w badanie potrzeb rozwojowych wnosi znaczącą wartość dodaną, zwiększając efektywność procesu.