Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent za niewykorzystany w całości lub w części urlop wypoczynkowy pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Wyjątki od tych zasad określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – zwane dalej rozporządzeniem.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu

Ustalając podstawę wymiaru ekwiwalentu stosownie do § 15–17 rozporządzenia:

• stałe miesięczne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, w zmiennej wysokości, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu,
• jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa powyżej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem świadczeń, o których mowa w § 6 rozporządzenia. Do podstawy nie wlicza się m.in. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacji (nagród) jubileuszowych, nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych.

Zobacz także: Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nauczyciela akademickiego - orzecznictwo

Współczynnik urlopowy

Sumę miesięcznych wynagrodzeń ustaloną zgodnie z § 15–17 rozporządzenia należy podzielić przez współczynnik urlopowy, służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Stosownie do § 19 rozporządzenia współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2012 r. współczynnik ten wynosi 21 (dotyczy to pracowników pracujących od poniedziałku do piątku, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy). Wskazaną wartość współczynnika stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

W 2012 r. współczynnik urlopowy dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy wyniesie:

• 1/2 etatu – 10,50 (21 x 1/2),
• 3/4 etatu – 15,75 (21 x 3/4),
• 1/3 etatu – 7 (21 x 1/3),
• 1/4 etatu – 5,25 (21 x 1/4).

Jaka kwota ekwiwalentu do wypłaty

Otrzymaną kwotę ekwiwalentu za jeden dzień urlopu (po podzieleniu sumy miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy) dzielimy przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (ogólna dzienna norma czasu pracy wynosi 8 niezależnie od wymiaru etatu pracownika).

W ten sposób obliczyliśmy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Następnie należy pomnożyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Otrzymana kwota jest kwotą ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - ZUS i Płace

Przykłady

Umowa o pracę z pracownikiem rozwiąże się 29 lutego 2012 r. Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, pobiera stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3200 zł, premię regulaminową w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego. W lutym wykonywał również pracę w godzinach nadliczbowych i przysługuje mu za to wynagrodzenie w wysokości 265 zł (normalne wynagrodzenie + dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych). Pracownik nie wykorzystał 5 dni urlopu, co oznacza, że pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za 40 godzin.

Obliczając wysokość należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, w pierwszej kolejności ustalamy podstawę obliczania ekwiwalentu:

3200 zł + 480 zł (premia regulaminowa) + 265 zł (normalne wynagrodzenie + dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych) = 3945 zł.

Następnie podstawę ekwiwalentu dzielimy przez współczynnik urlopowy:

3945 zł : 21 = 187,86 zł.

Otrzymaną kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu należy podzielić przez 8 godzin:

187,86 zł : 8 = 23,48 zł (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu).

Kwotę ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi, otrzymujemy mnożąc kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:

23,48 zł x 40 godz. = 939,20 zł.

Pracownikowi za niewykorzystany urlop pracodawca wypłaci kwotę: 939,20 zł.

***

Umowa o pracę z pracownikiem wynagradzanym wg stawki akordowej rozwiąże się 29 lutego 2012 r. Pracownik nie wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego, dlatego pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego za 80 godzin. Pracownik w styczniu 2012 r. otrzymał również nagrodę jubileuszową w wysokości 3150 zł.

Pracownik w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu uzyskał wynagrodzenie w wysokości:

• w styczniu – 3200 zł (168 godz. pracy),
• w grudniu – 3400 zł (168 godz. pracy),
• w listopadzie – 2900 zł (160 godz. pracy).

Kwoty nagrody jubileuszowej nie uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu za urlop.

W pierwszej kolejności obliczamy podstawę ekwiwalentu za urlop:

3200 zł + 3400 zł + 2900 zł = 9500 zł,

9500 zł : 3 miesiące = 3166,67 zł.

Następnie ustalamy kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu i za 1 godz. urlopu:

3166,67 zł : 21 = 150,79 zł.

Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu:

150,79 zł : 8 = 18,85 zł.

Kwotę ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi, otrzymujemy, mnożąc kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:

18,85 zł x 80 godz. = 1508 zł.

Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent w kwocie 1508 zł.

Podstawa prawna:

• art. 171 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).