Kategorie

Jak długo należy przechowywać dokumentację ubezpieczeniową

Joanna Goliniewska
Od 1 stycznia 2012 r. kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat. Dotychczas obowiązujący okres przechowywania dokumentacji został skrócony o połowę ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Jednak w praktyce lepiej jest stosować znacznie dłuższy okres przechowywania dokumentów.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Kopie dokumentów mogą być również przechowywane albo w formie papierowej, albo elektronicznej – w zależności od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS.

Reklama

Skrócenie z 10 do 5 lat okresu przechowywania dokumentów rozliczeniowych wiąże się bezpośrednio ze skróceniem do 5 lat okresu przedawnienia należności z tytułu składek oraz nienależnie opłaconych składek, wprowadzonym na mocy tej samej ustawy.

Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów (w odróżnieniu od przepisów dotyczących okresu przedawnienia) nie wprowadzają okresów przejściowych. W związku z tym nowy 5-letni okres przechowywania dotyczy jedynie dokumentów złożonych od dnia wejścia w życie ustawy deregulacyjnej, czyli od 1 stycznia 2012 r. lub później. W przypadku dokumentów złożonych przed tą datą okres przechowywania wynosi nadal 10 lat.

WAŻNE!

Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS od 1 stycznia 2012 r. (włącznie) płatnik musi przechowywać 5 lat, natomiast dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. – 10 lat.


Reklama

Nie zmieniły się przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych – tak jak dotychczas wynosi on 5 lat. Kopie dokumentów zgłoszeniowych zawsze należy przechowywać w formie papierowej. Jeśli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat.

Co bardzo istotne, nie zmieniły się przepisy dotyczące obowiązku sporządzania korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nadal w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany do dokonania korekty, nawet za okresy wcześniejsze niż 10 lat. Sporządzenie korekt w przypadku braku dokumentów źródłowych może okazać się niemożliwe, tak więc płatnicy nie powinni zbyt pochopnie pozbywać się kopii dokumentów, które złożyli do ZUS, nawet jeśli przepisy im na to pozwalają.

WAŻNE!

Jeżeli płatnik pozbędzie się dokumentów pierwszorazowych, to w przypadku konieczności dokonania korekty jej sporządzenie okaże się niemożliwe bez dokumentu źródłowego.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie precyzują okresu przechowywania bankowych dokumentów płatniczych. Należy jednak przyjąć, że okresy te powinny być zbieżne z okresem dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku osób opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenie ustawa o emeryturach i rentach z FUS dopuszcza żądanie przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokość podstawy wymiaru składek za cały okres po 31 grudnia 1998 r. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien przechowywać dowody opłacenia składek co najmniej do czasu przejścia na emeryturę. Jeżeli jest pracodawcą, jest ponadto zobowiązany do przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Podstawa prawna:

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?