REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo należy przechowywać dokumentację ubezpieczeniową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Goliniewska

REKLAMA

Od 1 stycznia 2012 r. kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat. Dotychczas obowiązujący okres przechowywania dokumentacji został skrócony o połowę ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Jednak w praktyce lepiej jest stosować znacznie dłuższy okres przechowywania dokumentów.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Kopie dokumentów mogą być również przechowywane albo w formie papierowej, albo elektronicznej – w zależności od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Skrócenie z 10 do 5 lat okresu przechowywania dokumentów rozliczeniowych wiąże się bezpośrednio ze skróceniem do 5 lat okresu przedawnienia należności z tytułu składek oraz nienależnie opłaconych składek, wprowadzonym na mocy tej samej ustawy.

Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów (w odróżnieniu od przepisów dotyczących okresu przedawnienia) nie wprowadzają okresów przejściowych. W związku z tym nowy 5-letni okres przechowywania dotyczy jedynie dokumentów złożonych od dnia wejścia w życie ustawy deregulacyjnej, czyli od 1 stycznia 2012 r. lub później. W przypadku dokumentów złożonych przed tą datą okres przechowywania wynosi nadal 10 lat.

WAŻNE!

Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS od 1 stycznia 2012 r. (włącznie) płatnik musi przechowywać 5 lat, natomiast dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. – 10 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


REKLAMA

Nie zmieniły się przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych – tak jak dotychczas wynosi on 5 lat. Kopie dokumentów zgłoszeniowych zawsze należy przechowywać w formie papierowej. Jeśli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat.

Co bardzo istotne, nie zmieniły się przepisy dotyczące obowiązku sporządzania korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nadal w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany do dokonania korekty, nawet za okresy wcześniejsze niż 10 lat. Sporządzenie korekt w przypadku braku dokumentów źródłowych może okazać się niemożliwe, tak więc płatnicy nie powinni zbyt pochopnie pozbywać się kopii dokumentów, które złożyli do ZUS, nawet jeśli przepisy im na to pozwalają.

WAŻNE!

Jeżeli płatnik pozbędzie się dokumentów pierwszorazowych, to w przypadku konieczności dokonania korekty jej sporządzenie okaże się niemożliwe bez dokumentu źródłowego.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie precyzują okresu przechowywania bankowych dokumentów płatniczych. Należy jednak przyjąć, że okresy te powinny być zbieżne z okresem dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku osób opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenie ustawa o emeryturach i rentach z FUS dopuszcza żądanie przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokość podstawy wymiaru składek za cały okres po 31 grudnia 1998 r. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien przechowywać dowody opłacenia składek co najmniej do czasu przejścia na emeryturę. Jeżeli jest pracodawcą, jest ponadto zobowiązany do przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

Uwaga! Komunikat ZUS: Od 1 lipca 2025 nowy kod ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych na stażu. Sprawdź, jak rozliczać 09 21 i 09 20

ZUS przypomina: od 1 lipca 2025 r. obowiązuje nowy kod tytułu ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych pobierających stypendium z urzędu pracy. Zmiana wynika z nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

REKLAMA