REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo należy przechowywać dokumentację ubezpieczeniową

Joanna Goliniewska

REKLAMA

Od 1 stycznia 2012 r. kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat. Dotychczas obowiązujący okres przechowywania dokumentacji został skrócony o połowę ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Jednak w praktyce lepiej jest stosować znacznie dłuższy okres przechowywania dokumentów.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Kopie dokumentów mogą być również przechowywane albo w formie papierowej, albo elektronicznej – w zależności od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS.

REKLAMA

Autopromocja

Skrócenie z 10 do 5 lat okresu przechowywania dokumentów rozliczeniowych wiąże się bezpośrednio ze skróceniem do 5 lat okresu przedawnienia należności z tytułu składek oraz nienależnie opłaconych składek, wprowadzonym na mocy tej samej ustawy.

Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów (w odróżnieniu od przepisów dotyczących okresu przedawnienia) nie wprowadzają okresów przejściowych. W związku z tym nowy 5-letni okres przechowywania dotyczy jedynie dokumentów złożonych od dnia wejścia w życie ustawy deregulacyjnej, czyli od 1 stycznia 2012 r. lub później. W przypadku dokumentów złożonych przed tą datą okres przechowywania wynosi nadal 10 lat.

WAŻNE!

Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS od 1 stycznia 2012 r. (włącznie) płatnik musi przechowywać 5 lat, natomiast dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. – 10 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Nie zmieniły się przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych – tak jak dotychczas wynosi on 5 lat. Kopie dokumentów zgłoszeniowych zawsze należy przechowywać w formie papierowej. Jeśli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat.

Co bardzo istotne, nie zmieniły się przepisy dotyczące obowiązku sporządzania korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nadal w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany do dokonania korekty, nawet za okresy wcześniejsze niż 10 lat. Sporządzenie korekt w przypadku braku dokumentów źródłowych może okazać się niemożliwe, tak więc płatnicy nie powinni zbyt pochopnie pozbywać się kopii dokumentów, które złożyli do ZUS, nawet jeśli przepisy im na to pozwalają.

WAŻNE!

Jeżeli płatnik pozbędzie się dokumentów pierwszorazowych, to w przypadku konieczności dokonania korekty jej sporządzenie okaże się niemożliwe bez dokumentu źródłowego.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie precyzują okresu przechowywania bankowych dokumentów płatniczych. Należy jednak przyjąć, że okresy te powinny być zbieżne z okresem dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku osób opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenie ustawa o emeryturach i rentach z FUS dopuszcza żądanie przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokość podstawy wymiaru składek za cały okres po 31 grudnia 1998 r. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien przechowywać dowody opłacenia składek co najmniej do czasu przejścia na emeryturę. Jeżeli jest pracodawcą, jest ponadto zobowiązany do przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Podstawa prawna:

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekrutacja do KSAP 2025. Kształcenie stacjonarne i dualne

O rekrutacji do KSAP w 2025 r. opowiada Małgorzata Bywanis-Jodlińska, Dyrektor Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Co daje KSAP? Na czym polega kształcenie stacjonarne i dualne?

Kwiecień 2025 - dni wolne od pracy i godziny pracy

Kwiecień 2025 - ile jest dni wolnych od pracy i godzin pracy w miesiącu? Kiedy wypadają święta? Czy drugi dzień świąt jest wolny od pracy? Jak liczy się liczbę godzin pracy w miesiącu?

Wielki Piątek wolny dla tych pracowników w 2025 r. Komu przysługuje wolne w ten dzień?

Zbliżają się święta Wielkiej Nocy. Jak co roku ożywiła się debata o ustanowieniu dnia wolnego od pracy w Wielki Piątek. Jednak mimo braku dnia wolnego w Wielki Piątek, część osób nie będzie musiała w tym dniu pracować. O kogo chodzi?

Kwiecień 2025. Kalendarz do druku pdf

Pobierz kalendarz kwietnia 2025 do druku z miejscem na notatki. Kwiecień 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy i dwie niedziele handlowe. Jakie inne ważne dni występują w tym miesiącu?

REKLAMA

Kto z pracowników jest chroniony przed natychmiastowym zwolnieniem z pracy, na jakich zasadach

Cztery lata przed emeryturą czyli przed osiągnięciem ustawowego wieku emerytalnego dającego możliwość złożenia wniosku o emeryturę, pracownik podlega ochronie przed zwolnieniem. Czy jednak bezwarunkowo? Czy każdy może być pewnym gwarancji pracy już do emerytury, aż przez cztery najbliższe lata?

Pracodawco, pracownicy nie znają przysługujących im benefitów

Pracodawcy muszą lepiej informować pracowników o przysługujących im benefitach pozapłacowych. Taka wiadomość może przesądzić o przyjęciu oferty pracy przez kandydata albo o pozostaniu w firmie dobrych, zaangażowanych pracowników. Jakie są wyniki badania Up Bonus "Benefity pozapłacowe. Trendy w 2025 roku"?

Jak efektywnie zarządzać zespołem pracowników? Nadzieja i zaufanie jako kluczowe elementy

Okazuje się, że nadzieja i zaufanie to kluczowe czynniki decydujące o efektywności funkcjonowania zespołów i całych organizacji. Jakie są strategie i modele budowania zaufania w zespole? Jak można mierzyć poziom zaufania wśród pracowników?

Terminy wypłaty trzynastych emerytur przez KRUS

KRUS wypłaci tzw. trzynastą emeryturę w kwietniowych terminach płatności emerytur i rent. Dodatkowe roczne świadczenie pieniężne dla emerytów i rencistów zostanie wypłacone razem z emeryturą, rentą lub rodzicielskim świadczeniem uzupełniającym w terminach płatności tych świadczeń.

REKLAMA

Od 666 zł do 3132 zł. Jakie podwyżki dla pracowników samorządowych?

Związek Powiatów Polskich zaproponował podwyżki dla pracowników samorządowych – od 666 zł do 3132 zł. Samorządowcy chcą też wprowadzenia mechanizmu uzależniającego waloryzację wynagrodzeń od wzrostu płacy minimalnej.

Umowa na okres próbny 3 miesiące i 2 miesiące a okres wypowiedzenia

Umowa na okres próbny to zazwyczaj pierwsza umowa zawierana z nowym pracodawcą. Często trwa 3 miesiące lub 2 miesiące, ale może być krótsza. Ile trwa okres wypowiedzenia? Kiedy dochodzi do rozwiązania umowy na okres próbny?

REKLAMA