Kontrola ZUS u pracodawcy

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje przede wszystkim przedsiębiorstwa – w 2011 r. głównie płatników zatrudniających do 100 osób (największy odsetek postępowań). Może również przeprowadzać kontrolę we wszystkich jednostkach, które pełnią w stosunku do ubezpieczonych rolę płatnika składek – a zatem nie tylko w firmach, lecz również w fundacjach, stowarzyszeniach, szkołach, szpitalach, sądach, jednostkach administracji publicznej.

Autopromocja

Jak często należy spodziewać się kontroli

Przepisy nie precyzują częstotliwości, z jaką ZUS powinien kontrolować płatników. Powinna być ona dostosowana do potrzeb i ma zapewnić efektywne i skuteczne dochodzenie należności na rzecz Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Bieżąca praktyka wydziałów kontroli ZUS wskazuje, że jeśli nie są zgłaszane skargi na płatnika i w firmie nie dzieje się nic niepokojącego – przedsiębiorca może spodziewać się rutynowej, okresowej kontroli ZUS mniej więcej raz na 5 lat. Oczywiście w uzasadnionych przypadkach, np. notorycznego naruszania przepisów przez płatnika czy zgłaszania skarg przez osoby ubezpieczone, kontrola ZUS może być przeprowadzana częściej.

Kiedy ZUS może uznać umowę o pracę za pozorną >>

Szczególnej ochronie podlegają pod tym względem podmioty, będące przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (zwana dalej s.d.g.). Ustawa stanowi, że nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności danego przedsiębiorcy. Natomiast czas trwania kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać – w zależności od wielkości przedsiębiorcy – 12, 18, 24 lub 48 dni roboczych. ZUS nie może zatem przeprowadzić u przedsiębiorcy w ciągu jednego roku więcej niż jednej kontroli o tym samym zakresie przedmiotowym. Wyjątek stanowi tutaj sytuacja, gdy w trakcie poprzedniego postępowania kontrolnego stwierdzono rażące nieprawidłowości. Wówczas ZUS może przeprowadzić dodatkową kontrolę – oczywiście głównie w celu sprawdzenia, czy nieprawidłowości zostały przez płatnika wyeliminowane. Warto jednak pamiętać, że łączny czas takiej „dodatkowej” kontroli nie może przekroczyć 7 dni.

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

WAŻNE!

U płatników, którzy prowadzą działalność jednoosobowo i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, ZUS co do zasady nie przeprowadza kontroli. Weryfikacja rozliczeń tej grupy przedsiębiorców jest prowadzona na bieżąco, przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie konta płatnika. Rozliczenia w tej grupie płatników są nieskomplikowane i w większości przypadków powielane automatycznie przez system informatyczny (tzw. klonowanie deklaracji ZUS DRA). Ich prawidłowość jest sprawdzana każdorazowo, np. przy wystawianiu zaświadczenia o niezaleganiu czy rozpatrywaniu wniosku o wypłatę świadczeń. Na bieżąco sprawdzane jest również saldo rozliczeń, dlatego nie ma możliwości, aby na koncie płatnika pojawiło się zadłużenie.

Długość postępowania kontrolnego

Przewidywany czas trwania kontroli powinien zostać wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Ani ZUS, ani żaden inny organ kontroli nie ma prawa przedłużać postępowania kontrolnego bez ograniczeń.

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

Maksymalny czas trwania kontroli przedsiębiorcy został precyzyjnie określony w przepisach o swobodzie działalności gospodarczej i wynosi w danym roku kalendarzowym:

• 12 dni roboczych – u mikroprzedsiębiorcy (przedsiębiorca, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w PLN 2 milionów euro lub też suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 2 milionów euro),
• 18 dni roboczych – u małego przedsiębiorcy (przedsiębiorca, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w PLN 10 milionów euro lub też suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 10 milionów euro),
• 24 dni robocze – u średniego przedsiębiorcy (przedsiębiorca, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w PLN 50 milionów euro lub też suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 43 milionów euro),
• 48 dni roboczych – u wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE!

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Ograniczeń w czasie trwania kontroli nie stosuje się, gdy kontrola ma przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia. Organ kontrolny nie może jednak nadużywać tej możliwości – w praktyce bowiem są to przypadki niezmiernie rzadkie.

Zakres kontroli ZUS

Do przeprowadzania kontroli płatników składek upoważnieni są wyłącznie inspektorzy kontroli ZUS, na podstawie imiennego upoważnienia oraz za okazaniem legitymacji służbowej. W niektórych przypadkach w czynnościach kontrolnych może uczestniczyć również pracownik ZUS, który nie został jeszcze powołany na stanowisko inspektora kontroli. Osoba ta bierze udział w postępowaniu na podstawie odrębnego upoważnienia, które powinno zostać wręczone płatnikowi razem z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

Zakończenie i wyniki kontroli ZUS >>

Kontrola ZUS, zgodnie z zakresem wskazanym w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, obejmuje:

• prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których poboru zobowiązany jest ZUS,
• ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych,
• prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (do celów postępowania egzekucyjnego).

Zakres kontroli powinien zostać szczegółowo wskazany w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, przekazywanym płatnikowi w dniu wszczęcia postępowania. Warto dokładnie się z nim zapoznać, ponieważ inspektorowi kontroli ZUS w żadnym wypadku nie wolno poza ten zakres wykraczać.

Podstawa prawna:

• art. 79a ust. 1, art. 83, 104–106 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.),
• art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU nr 164, poz. 1165).