Kontrola ZUS u pracodawcy

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje przede wszystkim przedsiębiorstwa – w 2011 r. głównie płatników zatrudniających do 100 osób (największy odsetek postępowań). Może również przeprowadzać kontrolę we wszystkich jednostkach, które pełnią w stosunku do ubezpieczonych rolę płatnika składek – a zatem nie tylko w firmach, lecz również w fundacjach, stowarzyszeniach, szkołach, szpitalach, sądach, jednostkach administracji publicznej.

Jak często należy spodziewać się kontroli

Przepisy nie precyzują częstotliwości, z jaką ZUS powinien kontrolować płatników. Powinna być ona dostosowana do potrzeb i ma zapewnić efektywne i skuteczne dochodzenie należności na rzecz Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Bieżąca praktyka wydziałów kontroli ZUS wskazuje, że jeśli nie są zgłaszane skargi na płatnika i w firmie nie dzieje się nic niepokojącego – przedsiębiorca może spodziewać się rutynowej, okresowej kontroli ZUS mniej więcej raz na 5 lat. Oczywiście w uzasadnionych przypadkach, np. notorycznego naruszania przepisów przez płatnika czy zgłaszania skarg przez osoby ubezpieczone, kontrola ZUS może być przeprowadzana częściej.

Kiedy ZUS może uznać umowę o pracę za pozorną >>

Szczególnej ochronie podlegają pod tym względem podmioty, będące przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (zwana dalej s.d.g.). Ustawa stanowi, że nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności danego przedsiębiorcy. Natomiast czas trwania kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać – w zależności od wielkości przedsiębiorcy – 12, 18, 24 lub 48 dni roboczych. ZUS nie może zatem przeprowadzić u przedsiębiorcy w ciągu jednego roku więcej niż jednej kontroli o tym samym zakresie przedmiotowym. Wyjątek stanowi tutaj sytuacja, gdy w trakcie poprzedniego postępowania kontrolnego stwierdzono rażące nieprawidłowości. Wówczas ZUS może przeprowadzić dodatkową kontrolę – oczywiście głównie w celu sprawdzenia, czy nieprawidłowości zostały przez płatnika wyeliminowane. Warto jednak pamiętać, że łączny czas takiej „dodatkowej” kontroli nie może przekroczyć 7 dni.

WAŻNE!

U płatników, którzy prowadzą działalność jednoosobowo i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, ZUS co do zasady nie przeprowadza kontroli. Weryfikacja rozliczeń tej grupy przedsiębiorców jest prowadzona na bieżąco, przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie konta płatnika. Rozliczenia w tej grupie płatników są nieskomplikowane i w większości przypadków powielane automatycznie przez system informatyczny (tzw. klonowanie deklaracji ZUS DRA). Ich prawidłowość jest sprawdzana każdorazowo, np. przy wystawianiu zaświadczenia o niezaleganiu czy rozpatrywaniu wniosku o wypłatę świadczeń. Na bieżąco sprawdzane jest również saldo rozliczeń, dlatego nie ma możliwości, aby na koncie płatnika pojawiło się zadłużenie.

Długość postępowania kontrolnego

Przewidywany czas trwania kontroli powinien zostać wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Ani ZUS, ani żaden inny organ kontroli nie ma prawa przedłużać postępowania kontrolnego bez ograniczeń.

Maksymalny czas trwania kontroli przedsiębiorcy został precyzyjnie określony w przepisach o swobodzie działalności gospodarczej i wynosi w danym roku kalendarzowym:

• 12 dni roboczych – u mikroprzedsiębiorcy (przedsiębiorca, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w PLN 2 milionów euro lub też suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 2 milionów euro),
• 18 dni roboczych – u małego przedsiębiorcy (przedsiębiorca, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w PLN 10 milionów euro lub też suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 10 milionów euro),
• 24 dni robocze – u średniego przedsiębiorcy (przedsiębiorca, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży nieprzekraczający równowartości w PLN 50 milionów euro lub też suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła równowartości 43 milionów euro),
• 48 dni roboczych – u wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE!

Ograniczeń w czasie trwania kontroli nie stosuje się, gdy kontrola ma przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia. Organ kontrolny nie może jednak nadużywać tej możliwości – w praktyce bowiem są to przypadki niezmiernie rzadkie.

Zakres kontroli ZUS

Do przeprowadzania kontroli płatników składek upoważnieni są wyłącznie inspektorzy kontroli ZUS, na podstawie imiennego upoważnienia oraz za okazaniem legitymacji służbowej. W niektórych przypadkach w czynnościach kontrolnych może uczestniczyć również pracownik ZUS, który nie został jeszcze powołany na stanowisko inspektora kontroli. Osoba ta bierze udział w postępowaniu na podstawie odrębnego upoważnienia, które powinno zostać wręczone płatnikowi razem z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

Zakończenie i wyniki kontroli ZUS >>

Kontrola ZUS, zgodnie z zakresem wskazanym w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, obejmuje:

• prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których poboru zobowiązany jest ZUS,
• ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych,
• prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (do celów postępowania egzekucyjnego).

Zakres kontroli powinien zostać szczegółowo wskazany w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, przekazywanym płatnikowi w dniu wszczęcia postępowania. Warto dokładnie się z nim zapoznać, ponieważ inspektorowi kontroli ZUS w żadnym wypadku nie wolno poza ten zakres wykraczać.

Podstawa prawna:

• art. 79a ust. 1, art. 83, 104–106 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.),
• art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU nr 164, poz. 1165).