Jak określić zasady współpracy związku zawodowego i pracodawcy

Ustawa o związkach zawodowych reguluje wzajemne relacje pracodawcy i związku zawodowego. Jednak w wielu sytuacjach ogólne sformułowania ustawowe nie są wystarczające, aby szczegółowo określić zasady współpracy pracodawcy i związku. Ich uszczegółowieniem stają się coraz częściej porozumienia zbiorowe.

Forma porozumienia i zasady współpracy

Mimo że żadne przepisy prawa pracy nie nakazują zawierania takich porozumień na piśmie, to względy dowodowe uzasadniają w praktyce konieczność zastosowania takiej formy. Należy uznać, że skoro w opisywanym porozumieniu mają znaleźć się przepisy regulujące najważniejsze zasady współpracy pracodawcy i związku zawodowego, to zachowanie formy pisemnej jest niezbędne.

Porozumienie ze związkiem zawodowym dotyczące zwolnienia grupowego >>

Ważne jest, aby strony kierowały się we wzajemnych relacjach zasadą dobrej wiary. Związek zawodowy powinien zobowiązać się do niewysuwania żądań z obiektywnych przyczyn niemożliwych do spełnienia przez pracodawcę. Z kolei ten ostatni powinien zobowiązać się do poszanowania uprawnień związku, w szczególności w zakresie jego roli jako przedstawicielstwa pracowniczego w zakładzie pracy.

Strony zawierające porozumienie powinny zobowiązać się do:

• pełnego poszanowania wszystkich zasad współpracy wynikających z treści porozumienia oraz obowiązujących aktów prawnych w tym ustawy o związkach zawodowych. W przypadku odmiennej interpretacji tych zasad strony porozumienia dołożą wszelkich starań, aby wyjaśnić rozbieżności na drodze polubownej, nie wykorzystując w miarę możliwości procedury sporu zbiorowego,
• podejmowania wspólnych działań mających na celu ochronę interesów pracodawcy oraz pracowników, zarówno krótko-, jak i długoterminowych,
• dążenia do kształtowania coraz lepszych relacji pracowniczych, doskonalenia jakości funkcjonowania zakładu pracodawcy oraz budowania jego pozytywnego wizerunku,
• zachowania zasad wzajemnego zaufania i pozytywnej współpracy.

WAŻNE!

W porozumieniu pracodawca powinien zobowiązać się do traktowania organizacji związkowych jako partnera społecznego oraz respektowania ich praw i obowiązków wynikających z odpowiednich przepisów prawa, a także samego porozumienia.

Korespondencja i spotkania

W praktyce pracodawca i związek zawodowy często spierają się co do sposobu wzajemnych formalnych kontaktów. W tym zakresie w porozumieniu można określić szczegółowe zasady dotyczące spotkań (zebrań) oraz korespondencji tradycyjnej i e-mailowej.

Praktyczne aspekty indywidualnej ochrony związkowca >>

Strony mogą się zobowiązać, że korespondencja będzie prowadzona zarówno w formie pisemnej, jak i przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (faks, e-mail). W odniesieniu do korespondencji tradycyjnej należy wskazać osoby odpowiedzialne po stronie pracodawcy i związku zawodowego upoważnione do jej odbierania. Dobrym rozwiązaniem jest także to, aby strony zobowiązały się do udzielania odpowiedzi na przekazaną korespondencję w miarę możliwości w terminach w niej wskazanych.

Jeżeli chodzi o określenie zasad wspólnych spotkań (zebrań, posiedzeń), strony powinny w porozumieniu zobowiązać się do ich odbywania w terminach wspólnie uprzednio uzgodnionych lub uregulowanych w obowiązujących przepisach prawa. Ponadto strona wnioskująca o odbycie takiego spotkania powinna określić tematykę, program oraz jego proponowaną datę, uprzedzając o tym w terminie ustalonym w porozumieniu. Spotkanie uznane zostaje za zaplanowane w chwili, gdy strona zapraszana potwierdzi termin spotkania, a także swoje przybycie. Warto również uregulować kwestie dotyczące tego, aby każda ze stron porozumienia miała prawo wnioskować o dodatkowe materiały merytoryczne potrzebne na dane spotkanie.

Jakie koszty utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej pokrywa pracodawca >>

Takie rozwiązania w praktyce mogą przyczynić się do „ucywilizowania” zasad ustalania spotkań dwustronnych – pracodawcy i związku. W efekcie może wpłynąć to pozytywnie na ogólną współpracę tych podmiotów.

Tajemnice pracodawcy

W zakresie wzajemnych kontaktów pracodawcy i związku zawodowego ważnym elementem jest sprawa poszanowania tajemnicy handlowej pracodawcy. Sprawa ta wymaga uszczegółowienia w porozumieniu. Strony porozumienia powinny zobowiązać się do nieprzekazywania i nieujawnienia osobom trzecim, a także niewykorzystywania przekazanych im w toku spotkań informacji organizacyjnych, technicznych, technologicznych lub innych informacji mających wartość gospodarczą, a także wszelkich informacji, które zgodnie z ich naturą lub wolą stron powinny zostać zachowane w tajemnicy. Należy wskazać, że pożądane jest, aby pracodawca i związek zobowiązali się także do zachowania w tajemnicy szczegółów odbywanych rozmów, a także jednostronnych i nieuzgodnionych z drugą stroną informacji dotyczących odbywanych spotkań, wspólnych działań i negocjacji.

Spotkania z pracownikami

W praktyce pracodawcy często wchodzą w konflikt ze związkami z powodu zajmowania się pracowników sprawami związku w godzinach ich harmonogramowej pracy. Dobrym rozwiązaniem jest, aby związek zawodowy zagwarantował pracodawcy, że to z nim, a nie z pracownikami, będzie uzgadniał terminy oraz czas trwania spotkań z osobami wykonującymi pracę na terenie zakładu pracy. Jest to o tyle ważne, o ile mogłyby zakłócić zwykły rytm pracy, np. konieczność odejścia pracowników od stanowisk pracy. Ponadto organizacja związkowa powinna zobowiązać się do dołożenia wszelkich starań, aby organizowane przez nią spotkania nie zakłócały zwykłego rytmu pracy i były zgodne z przepisami bhp, przeciwpożarowymi oraz z procedurami obowiązującymi u pracodawcy.

Jak przeprowadzić konsultację związkową wypowiedzenia umowy o pracę >>

Pomieszczenia i sprzęt dla związku

W omawianym porozumieniu pracodawca wraz ze związkiem mogą określić zasady korzystania z powierzchni biurowej czy z urządzeń biurowych niezbędnych do jego sprawnej działalności. Związek ze swojej strony powinien zagwarantować wykorzystywanie udostępnionego pomieszczenia i urządzeń zgodnie z ich przeznaczeniem oraz utrzymywać je w należytym stanie. Strony powinny także ustalić, w jakim zakresie pracodawca zapewnia sprzątanie, konserwację itp. użyczanych lub wynajmowanych pomieszczeń i urządzeń.

Z punktu widzenia pracodawcy sugerowane jest umieszczenie w porozumieniu przepisu określającego zakres odpowiedzialności związku za szkody wynikłe z niewłaściwego i niezgodnego z przeznaczeniem korzystania z udostępnionego pomieszczenia oraz urządzeń. Należy podkreślić, że porozumienie – jak każda umowa – powinno zawierać klauzulę wypowiedzenia dla każdej ze stron. Wszelkie zmiany jego treści powinny następować tylko w formie pisemnej z przyczyn dowodowych.

Podstawa prawna:

• ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).