Weryfikacja dokumentów rozliczeniowych ZUS za 2010 r.

Obowiązek weryfikacji przez płatników danych związany jest m.in. z koniecznością przekazania przez ZUS ubezpieczonym informacji o stanie konta, na którym zapisane są składki na ich przyszłe emerytury. Aby dopełnić tego obowiązku w ustawowym terminie do 31 sierpnia każdego roku, ZUS musi posiadać aktualne i prawidłowe dane, dotyczące składek zadeklarowanych i opłaconych przez płatników za poszczególnych ubezpieczonych. Stąd też płatnicy muszą poddać szczegółowej weryfikacji przede wszystkim imienne raporty miesięczne. Jeżeli pojawi się konieczność ich skorygowania, w konsekwencji będą oni musieli również skorygować deklarację zbiorczą ZUS DRA.

Czy upadłość układowa zwalnia przedsiębiorcę ze składki na FGŚP >>

Dane do sprawdzenia

Imienne raporty miesięczne, składane każdego miesiąca za poszczególnych ubezpieczonych, dzielą się na dwie grupy:

• zawierające informacje o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne raporty ZUS RCA (lub ZUS RZA w przypadku gdy ubezpieczony podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu);
• zawierające informacje o wypłaconych świadczeniach oraz przerwach w opłacaniu składek raporty ZUS RSA.

Płatnik ma obowiązek sprawdzić z dokumentacją źródłową (m.in. listy płac, karty zasiłkowe, dokumentacja osobowa), a w razie konieczności skorygować dane dotyczące:

• podstawy wymiaru oraz wysokości składek opłaconych za ubezpieczonych;
• kodów tytułów ubezpieczenia;
• okresów przerw w opłacaniu składek;
• kwot wypłaconych świadczeń;
• danych identyfikacyjnych, z którymi przekazywane są do ZUS raporty miesięczne.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik dokonuje korekty błędnych raportów, a następnie konieczne jest również skorygowanie deklaracji zbiorczej za wszystkich ubezpieczonych – ZUS DRA. W komplecie dokumentów korygujących muszą się znaleźć poprawione raporty miesięczne oraz deklaracja rozliczeniowa, w której należy wykazać rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń z uwzględnieniem zmian wprowadzonych korygującymi raportami. Wszystkie dokumenty w zestawie mają być oznaczone tym samym, kolejnym numerem identyfikatora.

---

Przykład

Oznaczenie dokumentów korygujących
Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa oraz imienne raporty miesięczne) za październik 2010 r. oznaczony numerem identyfikatora 01-10/2010. W grudniu stwierdził, że błędnie wyliczył składkę na Fundusz Pracy, i w terminie 7 dni od stwierdzenia błędu przekazał do ZUS deklarację rozliczeniową korygującą, w której wykazał prawidłową kwotę składek na FP. Deklaracja korygująca została oznaczona numerem identyfikatora 02-10/2010. Ponieważ błąd dotyczył jedynie danych wykazanych w deklaracji, płatnik nie złożył razem z nią żadnego raportu imiennego korygującego.
Dokonując sprawdzenia danych za 2010 r., płatnik stwierdził błąd w dwóch imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA, złożonych w komplecie dokumentów za październik 2010 r.
W celu poprawienia błędów powinien złożyć do ZUS komplet dokumentów korygujących: deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz dwa raporty ZUS RCA. Wszystkie te dokumenty muszą być oznaczone numerem identyfikatora 03-10/2010.

Płatnicy muszą sporządzić korekty tylko tych raportów, w których stwierdzili nieprawidłowości. W komplecie dokumentów korygujących nie należy umieszczać ponownie raportów, w których nie stwierdzono błędów.

Bez korekty

Jeżeli płatnik, sprawdzając wysokości należnych za ubezpieczonego składek, stwierdzi w podstawie wymiaru błąd nieprzekraczający kwoty 2,20 zł, to zgodnie z art. 41 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie koryguje raportu rozliczeniowego, w którym wykazano błędną podstawę. Wyjątkiem od tej zasady są dokumenty, w których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców, ale również np. zleceniobiorców, których wynagrodzenie określone jest inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej, albo prowizyjnie. W przypadku takich ubezpieczonych dokumentację rozliczeniową należy skorygować, nawet jeżeli różnica w błędnie ustalonej podstawie oskładkowania jest mniejsza niż 2,20 zł.

Przechowywanie dokumentacji ubezpieczeniowej >>

Terminy

Sprawdzenie i skorygowanie danych w terminie do 30 kwietnia nie zwalnia płatnika z obowiązku dokonania korekty dokumentów, w których błędy zostaną stwierdzone w terminie późniejszym – czy to przez płatnika, czy po zawiadomieniu z ZUS. Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik ma obowiązek również na bieżąco sporządzać i przekazywać do Zakładu dokumenty rozliczeniowe korygujące, w następujących terminach:

• 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS;
• 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji;
• 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty wynika z przeprowadzonej kontroli.

---

Korekta z urzędu

Należy przypomnieć, że ZUS ma prawo z urzędu skorygować błędy stwierdzone w dokumentacji złożonej przez płatnika. Uprawnienia Zakładu pod tym względem są bardzo szerokie i obejmują nie tylko dokumentację rozliczeniową, ale również zgłoszeniową dotyczącą zarówno płatników, jak i ubezpieczonych. ZUS może korygować z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi oraz z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek. Działania te zawsze poprzedza przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, a o wszelkich zmianach organ musi poinformować zarówno płatnika składek, jak i osobę ubezpieczoną. Jeśli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentacji korygującej sporządzonej z urzędu, w terminie 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do Zakładu dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane. Nie ma takiej możliwości jedynie w sytuacji, gdy dane wprowadzone do systemu przez ZUS wynikają z prawomocnej decyzji organu lub z prawomocnego wyroku sądu.

Zakończenie i wyniki kontroli ZUS >>

ZUS może z urzędu sporządzić korektę dokumentów, jeśli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

• stwierdzono nieprawidłowości na koncie płatnika lub ubezpieczonego,
• ponad wszelką wątpliwość ustalono stan faktyczny (na podstawie dowodów zgromadzonych w toku postępowania, prawomocnej decyzji Zakładu lub prawomocnego wyroku sądu),
• nie ma możliwości uzyskania prawidłowych dokumentów od płatnika, a zatem w sytuacji gdy:
  – płatnik już nie istnieje,
  – uporczywie uchyla się od złożenia prawidłowej dokumentacji,
  – składanie dużej ilości dokumentów przez płatnika byłoby nieefektywne – ZUS może przeprowadzić korekty szybciej i bez ryzyka powielenia błędów,
  – płatnik złożył poprawne dokumenty, ale w wyniku błędnego ich przetworzenia przez system informatyczny powstały błędne zapisy na koncie,
  – zmiana danych ubezpieczonego nastąpiła w okresie przerwy w ubezpieczeniach (brak jest płatnika, który miałby ją zgłosić).

Sankcje

Terminowość składania korekt dokumentów rozliczeniowych badana jest przez ZUS w trakcie kontroli płatników składek. Jeżeli przedsiębiorca uporczywie nie koryguje błędów w dokumentacji rozliczeniowej, ZUS może skierować sprawę do sądu grodzkiego. Ten zaś może nałożyć na płatnika karę grzywny w maksymalnej wysokości 5 tys. zł.

Podstawa prawna:

• art. 41 ust. 6a, art. 41 ust. 7, art. 47 ust. 3, 3a i 3b, art. 50 ust. 1, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 ze zm.).