Jak rozliczać czas pracy kierowcy w podróży służbowej

Rozliczając czas pracy kierowcy w podróży służbowej, należy najpierw ustalić, czy z taką podróżą w ogóle mamy do czynienia. Za każdym razem ustalenie, czy kierowca jest w podróży służbowej, będzie zależało od określenia jego miejsca pracy w umowie o pracę.

Miejsce pracy kierowcy

Podróż służbowa oznacza wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Z tytułu podróży służbowej kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. I tak, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,

• noclegów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

WAŻNE!

To, czy wykonywanie określonego zadania jest podróżą służbową czy zwykłą pracą, zależy od sposobu określenia miejsca pracy kierowcy.

Jak rozliczać czas pracy kierowcy samochodu osobowego w podróży służbowej >>

Każdy kierowca, tak jak i wszyscy pracownicy należący do innych grup pracowniczych, w umowie o pracę powinien mieć wskazane miejsce wykonywania pracy (art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Miejsce pracy powinno być określone w taki sposób, aby wskazywało faktyczne miejsce, w którym kierowca będzie stale wykonywać pracę.

PRZYKŁAD

Kierowca – dostawca rozwożący towar do sklepów na terenie Warszawy w umowie o pracę ma określone miejsce pracy jako województwo mazowieckie. Pracodawca formułując treść umowy doszedł bowiem do wniosku, że takie określenie miejsca pracy będzie bardziej korzystne na wypadek, gdyby zdarzyła się konieczność wysłania pracownika poza teren Warszawy. Takie określenie miejsca pracy jest jednak nieprawidłowe. Powinno ono bowiem wskazywać miejsce, po którym kierowca ma się stale poruszać wykonując obowiązki wynikające z umowy o pracę. W omawianej sytuacji miejscem pracy pracownika powinna być Warszawa.

---

Z charakteru pracy kierowcy wynika, że miejsce pracy pracownika zatrudnionego na tym stanowisku nie powinno być określane jako stały punkt, np. siedziba pracodawcy. Praca kierowcy polega bowiem na ciągłym przemieszczaniu się, nie zaś na przebywaniu w jednym miejscu. Dlatego miejsce pracy kierowcy powinno być określone jako dany obszar. Zasięg terytorialny tego obszaru powinien być jednak określony na tyle precyzyjnie i wąsko, aby wskazywał faktyczny obszar, po którym kierowca będzie się poruszać stale w ramach wiążącej go umowy o pracę.

Dotychczas przyjmowano, że obszar, który jest miejscem pracy kierowcy, nie może obejmować terytorium całego kraju lub kilku krajów. Interpretacja ta zmieniła się po wydaniu przez Sąd Najwyższy uchwały z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08, OSNP 2009/13–14/166). Zgodnie z tą interpretacją Sądu Najwyższego, pracownikowi, który stale wykonuje transport na obszarze np. Unii Europejskiej, jako miejsce świadczenia pracy można wskazać właśnie Unię i każdorazowo pracownik wykonując pracę na tym obszarze nie będzie jej wykonywał w ramach podróży służbowej, lecz w miejscu pracy określonym w umowie o pracę.

Jakie wynagrodzenie przysługuje kierowcy za przerwę w pracy >>

WAŻNE!

Po zmianie przez Sąd Najwyższy interpretacji dotyczącej sposobu określenia miejsca pracy pracowników mobilnych, możliwe jest wskazanie kierowcy jako jego miejsca pracy terytorium całego kraju, jeżeli faktycznie po takim obszarze kierowca będzie jeździł.

Reasumując, jeśli kierowca w ramach obowiązujących go zadań pracowniczych wykonuje przewozy na terenie całej Polski, jego miejsce pracy powinno być określone właśnie jako terytorium Polski. Jeśli jednak wyjazdy ograniczają się tylko do niektórych powiatów czy województw, miejsce pracy powinno być określone jako te powiaty czy województwa.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący małą firmę przewozową zatrudnia 4 kierowców. Dwóch z nich wykonuje przejazdy tylko na terenie województwa mazowieckiego, dwóch pozostałych – na terenie całej Polski – tam gdzie firma aktualnie otrzyma zlecenie przewozowe. Kierowcy, którzy wykonują przewozy tylko na terenie województwa mazowieckiego, powinni mieć określone miejsce pracy jako to województwo, zaś ci, którzy wykonują przewozy na terenie całej Polski, miejsce pracy powinni mieć określone jako terytorium Polski.

Jeśli pracodawca zatrudnia kierowców, do których obowiązków należy wykonywanie przewozów międzynarodowych, może rozszerzyć terytorialny zasięg miejsca ich pracy tak, aby miejsce to wskazywało faktyczny obszar wykonywania zleceń pracowniczych. Miejscem pracy może być w takim przypadku np. terytorium Unii Europejskiej, pod warunkiem jednak, że kierowca stale porusza się na tym obszarze, a węższe sprecyzowanie jego miejsca pracy jest niemożliwe.

---

PRZYKŁAD

Kierowca podejmując zatrudnienie został poinformowany, że zlecane mu w ramach umowy o pracę przewozy będą umiejscowione na terenie Unii Europejskiej. Odbiorcami usług świadczonych przez firmę pracodawcy są bowiem obywatele i firmy z tego obszaru. Ponieważ przewozy mają się odbywać na terenie wszystkich państw Unii Europejskiej, miejscem pracy kierowcy jest ten teren. Jeśli miałyby się one odbywać tylko na terenie niektórych Państw należących do Unii Europejskiej, miejsce pracy kierowcy musiałoby zostać określone jako teren tych poszczególnych Państw.

Jeśli kierowca wykonuje przewozy tylko na określonej trasie czy kilku trasach, to miejsce pracy tego kierowcy powinno być określone jako ta trasa czy trasy. Nie oznacza to jednak, że miejscem pracy jest w takim przypadku konkretna droga, lecz każda trasa doprowadzająca z danego miejsca do innego.

Jaki system czasu pracy wprowadzić dla kierowcy zajmującego się przewozem osób w firmie >>

PRZYKŁAD

Kierowca wykonuje przewozy na trasie Warszawa – Berlin oraz Warszawa – Moskwa. Pracodawca określił więc jego miejsce pracy jako „trasy Warszawa – Berlin i Warszawa – Moskwa”. Takie rozwiązanie jest prawidłowe.

Miejsce pracy a podróż służbowa

W przypadku pracownika zatrudnionego w charakterze kierowcy podróżą służbową jest wykonywanie zadania pracowniczego poza miejscem pracy określonym w umowie o pracę. Skoro zatem miejsce pracy kierowcy jest określane przez wskazanie obszaru, po którym kierowca będzie stale się poruszać wykonując swoje obowiązki pracownicze, to podróżą służbową jest każdy wyjazd poza taki obszar.

PRZYKŁAD

Kierowca – szofer w ramach obowiązków służbowych wykonuje przewozy kadry zarządzającej firmą w miejsca wskazane przez swojego przełożonego. Z reguły przewozy te są wykonywane na terenie Warszawy. Dlatego miejsce pracy tego kierowcy zostało określone jako Warszawa. Jednak czasem zdarza się, że kierowca zawozi jednego z kierowników do Poznania lub Gdańska – tam bowiem znajdują się oddziały zakładu pracy. Wyjazd do Poznania oraz Gdańska, ponieważ wykracza poza terytorium Warszawy, czyli poza miejsce pracy kierowcy, będzie dla kierowcy podróżą służbową.

Podobnie jest w przypadku określenia miejsca pracy kierowcy przez wskazanie określonej trasy.

PRZYKŁAD

Kierowca w umowie o pracę ma określone miejsce pracy jako trasa z Warszawy do Wrocławia. Jednak pracodawca polecił kierowcy wyjazd do Gdańska. Ponieważ Gdańsk nie leży na trasie Warszawa – Wrocław, podróż ta jest podróżą służbową.

---

Czas pracy w podróży służbowej

Do czasu pracy kierowcy w podróży służbowej zalicza się czas wykonywania przez kierowcę pracy, w tym w szczególności czas:

• prowadzenia pojazdu,

• załadowywania i rozładowywania oraz nadzoru nad załadunkiem i wyładunkiem,

• nadzoru oraz pomocy osobom wsiadającym i wysiadającym,

• czynności spedycyjnych,

• codziennej obsługi pojazdów i przyczep,

• innych prac podejmowanych w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,

• załatwiania niezbędnych formalności administracyjnych,

• utrzymania pojazdu w czystości.

Ponadto do czasu pracy zalicza się również czas niewykonywania pracy, pod warunkiem jednak, że przypada w harmonogramowych godzinach pracy kierowcy. Harmonogramowe godziny pracy to zaś te, które zostały wyznaczone jako godziny pracy w obowiązującym kierowcę grafiku na dany dzień.

Miejsce pracy pracownika mobilnego >>

PRZYKŁAD

Kierowca zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy miał w danym dniu wyznaczoną pracę w godzinach od 8.00 do 12.00. Jednak okazało się, że w tym dniu został wysłany w podróż służbową, która trwała od godziny 8.00 do 16.00. W tym czasie kierowca:

• w godzinach od 8.00 do 10.00 prowadził pojazd,

• w godzinach od 10.00 do 14.00 miał czas wolny,

• w godzinach od 14.00 do 16.00 prowadził pojazd w drodze powrotnej.

Do czasu pracy kierowcy należy zatem zaliczyć 4 godziny prowadzenia pojazdu oraz 2 godziny niewykonywania pracy – przypadające w godzinach od 10.00 do 12.00. Mieściły się one bowiem w harmonogramowych godzinach pracy kierowcy. Do czasu pracy nie wliczy się zaś czasu między godzinami 12.00 a 14.00 – pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy i ten czas nie przypadał w harmonogramowych godzinach pracy ustalonych na ten dzień.

Warto jednak pamiętać, że w przypadku, gdy kierowca w pewnym okresie podróży służbowej nie wykonuje wprawdzie żadnych zadań, ale ma obowiązek pozostawać na stanowisku pracy w gotowości do ich wykonywania i nie wie, ile ta gotowość będzie trwała, to czas ten jest czasem pracy bez względu na to, czy przypada poza harmonogramowymi godzinami pracy czy w ich granicach.

---

PRZYKŁAD

Kierowca zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy miał w danym dniu wyznaczoną pracę w godzinach od 8.00 do 12.00. Jak się jednak okazało, w tym dniu został wysłany w podróż służbową, która trwała w godzinach od 8.00 do 16.00. W tym czasie kierowca:

• od 8.00 do 10.00 prowadził pojazd,

• od 10.00 do 14.00 pozostawał na stanowisku pracy w gotowości do podjęcia pracy bez informacji o tym, o której godzinie rozpocznie podróż powrotną,

• od 14.00 do 16.00 prowadził pojazd w drodze powrotnej.

Do czasu pracy kierowcy należy zatem zaliczyć 4 godziny prowadzenia pojazdu oraz 4 godziny gotowości do pracy.

Jeżeli w pewnym okresie podróży służbowej kierowca pozostaje w gotowości do wykonywania zadań, ale nie musi w tym czasie być na stanowisku pracy, to czas ten – jeśli przypada w harmonogramowych godzinach pracy – należy zaliczyć do czasu pracy, zaś poza tymi godzinami do czasu dyżuru.

Wynagrodzenie za czas dyżuru i za czas interwencji w trakcie dyżuru >>

Powyższe zasady stosuje się również w przypadku podróży służbowej przypadającej w dniu wolnym od pracy, z tą jednak różnicą, że w takim dniu nie ma harmonogramowych godzin pracy. Do czasu pracy zaliczeniu podlega zatem jedynie czas wykonywania pracy.

PRZYKŁAD

Kierowca zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy miał w danym dniu zaplanowany dzień wolny. Jednak w tym dniu został wysłany w podróż służbową, która trwała w godzinach od 8.00 do 14.00. W tym czasie kierowca:

• od 8.00 do 10.00 prowadził pojazd,

• od 10.00 do 12.00 miał czas wolny,

• od 12.00 do 14.00 prowadził pojazd w drodze powrotnej.

Do czasu pracy kierowcy należy zatem zaliczyć 4 godziny prowadzenia pojazdu. Do czasu pracy nie wliczy się zaś czasu między godzinami 10.00 a 12.00 – pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy i czas ten nie przypadał w harmonogramowych godzinach pracy – był to bowiem dzień harmonogramowo wolny od pracy.

---

Podróż służbowa w dniu wolnym

W przypadku gdy podróż służbowa jest polecana kierowcy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, np. w wolną sobotę – z tytułu takiej podróży kierowcy przysługuje dzień wolny od pracy udzielony w terminie z nim uzgodnionym nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. Nie ma wówczas znaczenia, ile czasu trwała podróż służbowa.

Podobnie jest w przypadku podróży służbowej poleconej pracownikowi w wolną niedzielę czy święto. Podróż taka jest rekompensowana tak jak „zwykła” praca w tym dniu. Kierowcy należy się zatem inny dzień wolny – w zamian za niedzielę – w terminie 6 dni poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeśli nie ma takiej możliwości – do końca okresu rozliczeniowego (art. 151¹¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Za podróż służbową w święto dzień wolny należy się zawsze do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli udzielenie dnia wolnego za podróż służbową przypadającą w niedzielę lub w święto nie jest możliwe – pracodawca za każdą godzinę pracy w takiej podróży ma obowiązek wypłacić kierowcy oprócz normalnego wynagrodzenia 100% dodatek z tytułu pracy w takim dniu.

Ponadto warto pamiętać, że jeśli czas pracy w podróży służbowej przypadającej w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, w niedzielę lub w święto przekroczy 8 godzin i pracodawca zrekompensuje tę pracę dniem wolnym, w którym pracownik miał przepracować np. 8 godzin, to za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin w dniu wolnym, z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, w niedzielę lub w święto kierowcy należą się dodatki. Są to bowiem godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. W przypadku pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, dodatek ten będzie wynosił 50% (chyba że do tej pracy doszło w nocy, to wówczas będzie wynosił 100%). Natomiast w razie pracy powyżej 8 godzin w niedziele i święta, które nie są dniami pracy dla pracownika zgodnie z jego rozkładem, dodatek przysługuje w wysokości 100% za każdą godzinę.

Za pracę w wolną sobotę pracownikowi należy się inny dzień wolny >>

PRZYKŁAD

Kierowca zatrudniony w systemie podstawowym czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin pracował w podróży służbowej w sobotę przez 10 godzin. Pracodawca oddał mu za tę sobotę dzień wolny we wtorek. W takim przypadku odbiór dnia wolnego nie zrekompensuje pracownikowi w całości pracy w wolną sobotę. Pracodawca powinien mu zatem zapłacić za 2 godziny, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 50% z tytułu przekroczenia normy dobowej lub dać mu czas wolny za te 2 godziny.

Przerwy w pracy i prowadzeniu pojazdu podczas podróży służbowej

Oprócz pracy i czasu niewykonywania zadań pracowniczych w podróży służbowej kierowca w niektórych przypadkach korzysta z przerw w pracy lub z przerw w prowadzeniu pojazdu. Czas 15-minutowej przerwy, która przysługuje kierowcy, gdy czas jego pracy w danej dobie obejmuje co najmniej 6 godzin, jest zawsze wliczany do czasu pracy. Jest on więc traktowany na równi z wykonywaniem zadań pracowniczych w takiej podróży.

Ponadto, jeżeli liczba godzin pracy kierowcy nie przekracza 9 godzin, to po 6 kolejnych godzinach pracy przysługuje kierowcy przerwa przeznaczona na odpoczynek w wymiarze nie krótszym niż 30 minut (art. 13 ustawy o czasie pracy kierowców). Natomiast przerwa ta przysługuje w wymiarze nie krótszym niż 45 minut w sytuacji, gdy liczba godzin pracy wynosi więcej niż 9 godzin.

Przerwa ta może być podzielona na okresy krótsze, trwające co najmniej 15 minut każda, wykorzystywane w trakcie 6-godzinnego czasu pracy lub bezpośrednio po tym okresie i jest ona zaliczana do czasu dyżuru, nie zaś do czasu pracy (art. 9 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Warto pamiętać, że czas powyższych przerw ulega każdorazowo skróceniu o 15-minutową przerwę w pracy, jeśli kierowcy w danej dobie przysługują obie z tych przerw.

---

PRZYKŁAD

Kierowca pracował przez 8 godzin. W takim przypadku przysługuje mu 15-minutowa przerwa śniadaniowa, gdyż czas pracy kierowcy w tym dniu objął co najmniej 6 godzin. Ponadto należy mu się 30-minutowa przerwa w pracy (z tytułu pracy powyżej 6 godzin, a krócej niż 9 godzin). Ta przerwa ulega skróceniu o 15 minut z tytułu przerwy śniadaniowej, przysługuje zatem w wymiarze 15 minut. Łącznie w tym dniu kierowca otrzyma 30 minut przerw (15 minut przerwy śniadaniowej oraz 15 minut przerwy w pracy).

Podobnie traktuje się przerwę w prowadzeniu pojazdu, którą muszą mieć zapewnioną kierowcy prowadzący pojazd o masie całkowitej przekraczającej 3,5 t lub przeznaczony do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Pracownicy ci muszą mieć zapewnioną co najmniej 45-minutową przerwę po każdym 4,5-godzinnym okresie prowadzenia pojazdu. Przerwa ta może być podzielona na dwie części, z których pierwsza powinna obejmować minimum 15 minut wykorzystanych w trakcie 4,5-godzinnej jazdy. Druga zaś powinna obejmować nie mniej niż 30 minut i przypadać bezpośrednio po 4,5-godzinnym czasie prowadzenia pojazdu. Przerwa ta, tak jak 30- czy 45-minutowa przerwa w pracy, jest pomniejszana o 15-minutową przerwę udzielaną wówczas, gdy czas pracy kierowcy w danej dobie obejmuje co najmniej 6 godzin, i jest zaliczana, tak jak ona, do czasu dyżuru.

Podstawa prawna:

• art. 6, art. 9 ust. 2 i ust. 6, art. 10 ust. 1–2, art. 13 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.),

• art. 7 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (DzU UE L 06. 102.1),

• art. 29 § 1 pkt 2, art. 77⁵ § 1, art. 151¹, art. 151¹¹ Kodeksu pracy,

• § 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),

• § 2 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).