REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia

REKLAMA

Pracodawca, zatrudniając pracownika, wchodzi w posiadanie jego danych osobowych. W związku z tym musi pamiętać o tym, że takie informacje podlegają szczególnej ochronie a przetwarzanie danych tzw. wrażliwych jest zabronione.

W stosunkach pracy podstawę przetwarzania danych osobowych przede wszystkim stanowi Kodeks pracy, który różnicuje zakres informacji, których pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy i od pracownika.

REKLAMA

Powyższy podział wiąże się z zasadą adekwatności danych do celu, jaki chce osiągnąć podmiot przetwarzający dane osobowe, dlatego też zakres informacji, których pracodawca może zażądać od pracownika, jest szerszy niż zakres informacji pozyskiwany od kandydata do pracy (art. 221 § 1 i 2 k.p.).

@RY1@i26/2009/022/i26.2009.022.000.0012.001.jpg@RY2@

REKLAMA

Udostępnienie danych osobowych, o których mowa wyżej, następuje w formie oświadczenia odpowiednio kandydata do pracy lub pracownika (np. w kwestionariuszu osobowym). Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 k.p.).

Określenie przez pracodawcę minimalnego zakresu danych osobowych może nastąpić na podstawie rozporządzenia MPiPS w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, w którym zawarte zostały wzory kwestionariuszy osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zastosowanie kwestionariuszy osobowych, stanowiących załącznik do wyżej wymienionego rozporządzenia, nie stwarza dla pracodawcy zagrożenia, że pozyska zbyt szeroki zakres danych, do których przetwarzania nie będzie uprawniony. Pracodawcy, którzy opracowują własne kwestionariusze, a pytania w nich zawarte wykraczają poza ramy ustawowe, powinni wyraźnie zaznaczyć, które dane są obowiązkowe (na podstawie ustawy), a które odpowiedzi podawane są przez pracownika na zasadzie dobrowolności.

Dane wrażliwe

Pozyskując dane osobowe kandydatów i pracowników, pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie niektórych danych, tzw. wrażliwych, co do zasady jest zabronione przez ustawę o ochronie danych osobowych. Do danych tych należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące karania wyrokami sadowymi, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ustawy).


W niektórych przypadkach pracodawca ma prawo żądać przedłożenia zaświadczenia dotyczącego karalności. Prawo to dotyczy tylko tych przypadków, które wprost przewidziane są w ustawach (art. 221 § 4 k.p. i art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy).

Na przykład pracodawca będzie mógł żądać od kierowców zatrudnianych w transporcie drogowym zaświadczenia o niekaralności za przestępstwa:

  • karne skarbowe,
  • przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji,
  • mieniu,
  • obrotowi gospodarczemu,
  • wiarygodności dokumentów,
  • ochronie środowiska,
  • warunkom pracy i płacy,
  • innym przepisom dotyczącym wykonywania zawodu,
  • przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu,
  • przeciwko wolności seksualnej i obyczajności.

Pozostałe dane niewymienione w Kodeksie pracy i innych ustawach pracodawca pozyskuje za zgodą pracownika, która powinna być wyrażona na piśmie.

Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych

REKLAMA

Przetwarzając dane osobowe, pracodawca ma obowiązek stosowania zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, którą stosuje się do przetwarzania danych osobowych w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych oraz w systemach informatycznych, także w przypadku gdy dane osobowe przetwarzane są poza zbiorem (art. 2 ust. 1 ustawy). Przepis ten odnosi się zarówno do danych osobowych przetwarzanych ręcznie (np. akta osobowe pracowników), jak i automatycznie (w systemach komputerowych).

Pracodawca, będąc podmiotem przetwarzającym dane osobowe pracowników, staje się administratorem tych danych, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (art. 7 pkt 4 ustawy).

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych jest stosowne zabezpieczenie przetwarzanych danych, czyli m.in. obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.


Szczególną uwagę należy zwrócić na zabezpieczenie danych przed:

  • udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym,
  • zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
  • przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz
  • zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych (art. 36 ust. 1 ustawy).

Administrator bezpieczeństwa informacji

Pracodawca ma również obowiązek prowadzić dokumentację, w której opisany zostanie sposób przetwarzania danych osobowych oraz zastosowane środki techniczne i organizacyjne do ich zabezpieczenia.

Ponadto pracodawca zobowiązany jest do wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji, którego zadaniem jest nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie (w tym danych osobowych pracowników). Pracodawca nie będzie miał obowiązku wyznaczania administratora bezpieczeństwa informacji wówczas, gdy sam zdecyduje się wykonywać jego czynności (art. 36 ust. 2 ustawy).

Nie wolno zapominać, że do przetwarzania danych osobowych pracowników mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez pracodawcę. Upoważnienie to należy zarejestrować w prowadzonej w tym celu ewidencji (art. 37 i 39 ustawy).

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA