Świadczenia pracownicze: Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jak obliczyć i kiedy wypłacić?

• Ekwiwalent pieniężny w razie niewykorzystania urlopu
• Składniki uwzględnianie przy obliczaniu ekwiwalentu
• Sposób uwzględniania wysokości składników wynagrodzenia
• Współczynnik ekwiwalentowy
• Ustalanie wysokości ekwiwalentu za urlop
• Termin wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent pieniężny w razie niewykorzystania urlopu

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu:

• rozwiązania stosunku pracy, 

• wygaśnięcia stosunku pracy.

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego przyznaje art. 171 Kodeksu pracy. Natomiast sposób jego obliczania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Składniki uwzględnianie przy obliczaniu ekwiwalentu

Podstawą do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. 

Chodzi tu o takie składniki jak:

• wynagrodzenie za pracę;

• wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych;

• dodatek za pracę w porze nocnej;

• inne dodatki związane z pracą;

• premie zadaniowe oraz premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym.

Do ustalenia należnego ekwiwalentu nie uwzględnia się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju;

• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;

• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;

• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;

• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;

• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;

• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;

• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Sposób uwzględniania wysokości składników wynagrodzenia

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu tj. w miesiącu zakończenia umowy o pracę. 

Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się też w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. I w tym przypadku, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało. Następnie otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy służy do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Współczynnik ten jest ustalany odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. 

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2024 r. współczynnik ekwiwalentowy wynosi 20,92 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli pracownik zatrudniony jest na część etatu, to współczynnik ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. 

Ustalanie wysokości ekwiwalentu za urlop

Wysokość należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy obliczać w następujący sposób:

Krok 1. Ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu: trzeba podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy;

Krok 2. Ustalenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu: trzeba podzielić ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika;

Krok 3. Ustalenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop: trzeba pomnożyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. 

Termin wypłaty ekwiwalentu

Pracodawca wypłaca ekwiwalent urlopowy w dniu ustania stosunku pracy, czyli w dacie końcowej istnienia umowy o pracę. Jeżeli pracodawca ekwiwalentu nie wypłaci, to pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem przez trzy lata od tej daty.

Należy pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Podstawa prawna:

• art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

• § 6, § 14 – 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.)