Jak prawidłowo udzielić urlopu bezpłatnego? Podpowiadamy – krok po kroku (WZORY)

• Czym jest urlop bezpłatny
• Jak udzielić urlopu bezpłatnego
• Jakie obowiązki ma pracodawca po powrocie pracownika z urlopu bezpłatnego

Czym jest urlop bezpłatny

Urlop bezpłatny stanowi przerwę w stosunku pracy. 

W czasie urlopu bezpłatnego ulegają zawieszeniu prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy. Okresu tego urlopu nie wlicza się do stażu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze.

Jak udzielić urlopu bezpłatnego

Kodeks pracy bardzo ogólnie reguluje sposób, w jaki należy udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Przedstawiamy całą procedurę w kolejnych krokach:

Krok 1. Złożenie wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego

Pracownik ubiegający się o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien złożyć wniosek pracodawcy. Należy pamiętać, że Kodeks pracy wymaga, aby wniosek został złożony na piśmie. Nie ma wymogu, aby wniosek zawierał uzasadnienie. Powinien natomiast wskazywać czas trwania urlopu.

Do prawidłowego udzielenia urlopu bezpłatnego złożenie wniosku jest konieczne, bowiem udzielenie tego urlopu z inicjatywy pracodawcy i bez wniosku pracownika jest bezskuteczne.

Wzór: Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego

Krok 2. Ocena formalna wniosku przez pracodawcę

Pracodawca sprawdza, czy złożony przez pracownika wniosek zawiera istotne elementy niezbędne do podjęcia decyzji o udzieleniu urlopu bezpłatnego – takie jak określenie wnioskodawcy, określenie o jaki urlop chodzi czy określenie terminu urlopu. 

Przepisy nie regulują terminu, w jakim pracownik powinien złożyć wniosek o urlop bezpłatny. Dlatego, biorąc pod uwagę termin złożenia wniosku przez pracownika oraz wnioskowany czas trwania urlopu, pracodawca musi ocenić, czy udzielenie urlopu nie będzie kolidowało z potrzebami prawidłowej organizacji pracy w zakładzie.

Krok 3. Podjęcie decyzji w sprawie udzielenia urlopu bezpłatnego

Przepisy nie rozstrzygają kwestii terminu, w którym pracodawca powinien podjąć decyzję w sprawie udzielenia lub odmowy udzielenia urlopu bezpłatnego. Optymalną praktyką będzie podjęcie decyzji bez zbędnej zwłoki.

Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego nie ma dla pracodawcy charakteru wiążącego. Oznacza to, że pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję o uwzględnieniu wniosku lub jego odrzuceniu. Nie musi też uzasadniać swojej decyzji. Ewentualna decyzja odmowna nie podlega ocenie PIP czy sądu pracy.

W razie uwzględnienia wniosku pracodawca wyraża swoją zgodę na urlop bezpłatny.

Wzór: Udzielenie urlopu bezpłatnego przez pracodawcę

Jeżeli urlop udzielany jest na okres dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć odwołanie pracownika z tego urlopu z ważnych przyczyn. Chodzi tu o przyczyny, które powstały po rozpoczęciu urlopu bezpłatnego i które wcześniej nie mogły być przewidziane.

Dokumenty związane z urlopem bezpłatnym należy przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Jakie obowiązki ma pracodawca po powrocie pracownika z urlopu bezpłatnego

Po powrocie pracownika z urlopu bezpłatnego pracodawca jest zobowiązany zatrudnić go na tych samych warunkach jak przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli jednak pracownik nie stawi się w miejscu pracy po wykorzystaniu urlopu, pracodawca ma prawo rozwiązać z nim umowę o pracę bez okresu wypowiedzenia, z winy pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 174 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)