Rozliczanie podróży służbowych 2026 - najważniejsze zasady w okresie letnim [stawki, choroba, wydatki]

• Rozliczanie podróży służbowych 2026 - najważniejsze zasady i stawki
• Delegacja połączona z urlopem
• Choroba w trakcie delegacji
• Dokumentowanie wydatków
• Opodatkowanie diet z tytułu podróży służbowych
• Diety przysługują pracownikom

Rozliczanie podróży służbowych 2026 - najważniejsze zasady i stawki

Dieta krajowa od 2026 roku wynosi 45 zł za każdą dobę podróży służbowej. Dieta zagraniczna - jej wysokość zależy od kraju, do którego wyjeżdża pracownik. Przykładowo: Czechy - 41 EUR, Niemcy - 49 EUR, Wielka Brytania - 45 GBP, Hiszpania - 50 EUR, Austria - 57 EUR, Belgia - 55 EUR, Francja - 55 EUR, Irlandia - 52 EUR, Kanada - 71 CAD, Libia - 52 EUR, Macedonia - 43 EUR, Portugalia - 49 EUR, Słowenia - 45 EUR, Turcja - 53 USD.

Sposób podziału diety różni się w zależności od rodzaju podróży:

• podróż krajowa do 8 godzin: 0 zł (dieta nie przysługuje),
• od 8 do 12 godzin: ½ diety (22,50 zł),
• powyżej 12 godzin: pełna dieta (45 zł).

Podróż zagraniczna:

• do 8 godzin ⅓ diety,
• ponad 8 do 12 godzin ½ diety,
• ponad 12 godzin pełna dieta.

Jeśli podczas delegacji pracownik ma zapewnione posiłki, dieta ulega odpowiedniemu obniżeniu: o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację. Ważny przy rozliczeniu jest początek i koniec podróży - w podróży krajowej czas liczy się od momentu wyjazdu do momentu powrotu. W podróży zagranicznej istotny jest moment przekroczenia granicy Polski lub od startu samolotu, lub wypłynięcia statku do momentu powrotu do kraju.

Jeżeli zamiast posiłków pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny, dieta nie przysługuje. Jeśli jednak kwota ekwiwalentu jest niższa niż stawka diety, należy się wyrównanie do pełnej wysokości diety. Zwrot kosztów noclegu - w przypadku podróży krajowej pracownik może otrzymać zwrot kosztów na podstawie faktury (co do zasady do 900 zł za dobę) lub ryczałt w wysokości 67,50 zł, jeśli nie przedstawi rachunku. Należy dotrzymać terminu rozliczenia - delegację rozliczyć w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia.

Delegacja połączona z urlopem

Coraz częściej zdarza się, że podróż służbowa jest łączona z prywatnym wyjazdem. Przepisy dopuszczają takie rozwiązanie, jednak trzeba pamiętać o kilku zasadach. Po pierwsze, należy dokładnie określić, które dni lub godziny były przeznaczone na wykonywanie obowiązków służbowych. Tylko ten czas podlega rozliczeniu jako delegacja.

Po drugie, pracodawca pokrywa koszty związane wyłącznie z częścią służbową wyjazdu. Jeśli pracownik decyduje się zostać dłużej z powodów prywatnych, dodatkowe wydatki nie powinny obciążać pracodawcy. Koszt powrotu może zostać zwrócony jedynie do wysokości, jaką pracodawca poniósłby przy standardowym zakończeniu delegacji. Warto również pamiętać, że delegacja nie powinna przypadać na okres urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracodawca potrzebuje pracownika w tym czasie, powinien wcześniej odwołać go z urlopu zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Choroba w trakcie delegacji

Zawsze może zdarzyć się choroba w trakcie delegacji. Wtedy w przypadku pobytu pracownika w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za każdy dzień takiego pobytu przysługuje dieta w wysokości 25% stawki diety właściwej dla danej podróży zagranicznej. W razie zachorowania pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej pracodawca jest obowiązany do zwrotu udokumentowanych kosztów leczenia oraz zakupu niezbędnych leków. Zwrotowi nie podlegają wydatki, których poniesienie nie było niezbędne, w szczególności koszty zakupu leków niewymaganych ze względów medycznych, zabiegów z zakresu chirurgii plastycznej i kosmetycznej, a także koszty nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz okularów.

Dokumentowanie wydatków

Podstawę rozliczenia stanowią w szczególności rachunki, faktury, bilety oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów. W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu potwierdzającego wydatek pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Obowiązek ten nie dotyczy wydatków objętych dietami oraz ryczałtami.

Jeżeli kwota otrzymanej zaliczki przewyższa należne pracownikowi świadczenia z tytułu podróży służbowej, pracownik jest obowiązany zwrócić niewykorzystaną część zaliczki. W przypadku gdy poniesione i należycie udokumentowane koszty przewyższają wysokość otrzymanej zaliczki, pracodawca dokonuje zwrotu pracownikowi różnicy.

Opodatkowanie diet z tytułu podróży służbowych

Diety oraz pozostałe należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zwolnienie to obowiązuje jednak wyłącznie do wysokości limitów określonych w przepisach prawa. Jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi dietę w kwocie wyższej niż przewidują obowiązujące limity (np. dietę krajową przekraczającą ustawową stawkę), nadwyżka podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz oskładkowaniu na zasadach ogólnych. Z perspektywy pracodawcy wypłacone diety stanowią natomiast koszt uzyskania przychodów, o ile zostały poniesione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Diety przysługują pracownikom

Prawo do diet z tytułu podróży służbowych dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zasady ich wypłacania mogą wynikać z regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy albo bezpośrednio z postanowień umowy o pracę. Pracodawca może uregulować wysokość i warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej w aktach wewnątrzzakładowych, z zastrzeżeniem, że nie mogą one być mniej korzystne niż minimalne standardy określone w przepisach.