Nowa informacja o warunkach zatrudnienia. Co się zmienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia - na czym polegają zmiany?

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy ma na celu wdrożenie  m.in. postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i  Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Z uwagi na fakt, że projekt ten dopiero po rozpatrzeniu przez właściwe komitety i Radę Ministrów zostanie przekazany do dalszych prac w parlamencie, nie jest jasne, kiedy dokładnie zaczną obowiązywać nowe przepisy. Zgodnie z ostatnimi informacjami ma to nastąpić w II kwartale 2023 r.

W noweli Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw proponuje się, aby po zmianach przepisów pracodawca informował pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania
8) innych niż określone w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
10) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym jest objęty pracownik, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwach takich organów lub instytucji,
13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej, przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto proponuje się, aby pracodawca informował, w formie papierowej lub elektronicznej, pracownika, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, o na zwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to przypadku, w którym to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego).

Natomiast informacja o zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę będzie podawana tylko w razie wykonywania przez pracownika pracy zmianowej.

Informacja o składnikach wynagrodzenia będzie dotyczyła tylko tych składników, które wynikają z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych pracy.

Informacja o zasadach ustalania i przyznawania płatnego urlopu będzie odnosiła się m.in. do: ustalania długości urlopu wypoczynkowego, zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzystania urlopu zaległego, urlopu na żądanie.

Wymienione informacje mają być przekazywane przez pracodawcę nie później niż w ter minie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Mogą być także przekazywane wcześniej, przed nawiązaniem stosunku pracy (dotyczy to w szczególności informacji w za kresie przerw w pracy, zasad przechodzenia ze zmiany na zmianę czy przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności – jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy). Informacje te dotyczą cza su pracy, a zatem pracodawca, który dopuści pracownika do pracy bez poinformowania go o tych warunkach zatrudnienia, będzie musiał wziąć na siebie ryzyko jego niezastosowania się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy, a pracownik nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji.

Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, natomiast długość urlopu wypoczynkowego – od ogólnego stażu pracy pracownika. W związku z tym jeżeli nie będzie możliwe określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w terminie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca poinformuje go o procedurach przyznawania i ustalania tego urlopu. Jeśli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dniu przekazywania pracownikowi omawianej informacji, pracodawca poinformuje go o sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia.

Zgodnie z projektem nowelizowanej ustawy pracodawca będzie przekazywał informacje na temat zapewnianej przez niego ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym. W związku z tym jeżeli pracodawca zapewni np. dodatkowe ubezpieczenie emerytalne, to taka informacja również zostanie przekazana pracownikowi.

W opisanej noweli Kodeksu pracy przewiduje się możliwość przekazania pracownikowi informacji o warunkach jego zatrudnienia, jak również o ich zmianie, w formie elektronicznej, jeżeli będzie dostępna dla pracownika, z możliwością jej wydrukowania oraz przechowywania. Pracodawca zachowa dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Informacja o warunkach zatrudnienia - jak przygotować się do zmian?

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących informacji o warunkach zatrudnienia wymaga od pracodawców następujących działań:

Krok 1. Przeanalizuj nowe przepisy dotyczące rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia.

Nowa informacja o warunkach zatrudnienia będzie znacznie rozszerzona w porównaniu z dotychczasowymi regulacjami. Trzeba zatem zwrócić uwagę na nowe informacje, jakie powinna ona zawierać. Jeżeli pracownik złoży w tej sprawie wniosek w ciągu 3 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji, trzeba mu będzie uzupełnić informację o nowe wymagane warunki zatrudnienia.

Krok 2. Przygotuj wzór nowej informacji o warunkach zatrudnienia i przekaż go pracownikom.

Pracodawca musi przygotować nowy wzór informacji o warunkach zatrudnienia dla pracowników, których będzie zatrudniał po wejściu w życie nowych przepisów. Natomiast w przypadku dotychczas zatrudnionych pracowników informację trzeba im uzupełnić o nowe warunki zatrudnienia. Omawiana nowelizacja przewiduje konieczność ich wskazania, gdy pracodawca otrzyma w tej sprawie wniosek od pracownika. Informację o warunkach za trudnienia według nowych zasad będzie można przekazać nie tylko w formie papierowej, jak dotychczas, ale także elektronicznie.

Więcej na ten temat znajdziesz w publikacji „Jak przygotować się do zmian w 2023 r. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS”