Praca zdalna - na czym polegają zmiany?

Praca zdalna w Kodeksie pracy - na czym polegają zmiany?

W parlamencie trwają prace nad dużą nowelizacją Kodeksu pracy dotyczącą m.in. wprowadzenia pracy zdalnej. Opublikowana na stronie sejmowej 16 listopada 2022 r. najnowsza wersja projektowanej ustawy (druk sejmowy nr 2618) przewiduje, że nowe przepisy w zakresie pracy zdalnej zaczną obowiązywać po upływie 2 miesięcy od publikacji w Dzienniku Ustaw.

Przewidziana w ustawie praca zdalna ma zastąpić funkcjonującą dotychczas telepracę, która będzie zlikwidowana. Zatem z Kodeksu pracy w dziale drugim zostanie wykreślony rozdział IIb, który regulował telepracę.

Projekt nowelizacji zawiera definicję pracy zdalnej – jest to praca, która może być wykony wana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Poza samą definicją projekt szczegółowo reguluje zasady pracy w tym trybie.

Najważniejsze rozwiązania, jakie zakłada projekt, to:

• możliwość ustalenia pracy w trybie zdalnym przy zatrudnieniu albo w jego trakcie z inicjatywy każdej ze stron stosunku pracy,

Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku do zmiany umowy o pracę – w zakresie miejsca wykonywania pracy – może dojść z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Projektowane przepisy umożliwiają także polecenie przez pracodawcę pracy zdalnej pracownikowi jednostronnie:

– w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub – w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Jednak warunkiem zastosowania tego trybu jest uzyskanie przez pracodawcę od pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie. Ponad to przepisy zastrzegają, że w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik musi poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę, a pracodawca niezwłocznie wycofuje polecenie wykony wania pracy zdalnej.

Przepisy, które mają znowelizować Kodeks pracy, dają także możliwość zawnioskowania o pracę zdalną przez pracownika. Pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić taki wniosek w przypadku:

– pracownicy w ciąży, – pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, – pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, – pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o  którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, – pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia), – pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

• możliwość wiążącego wycofania się z  pracy zdalnej przez pracodawcę lub pracownika,

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w formie papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy. Strony będą ustalały termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jednak pracodawca nie będzie miał możliwości wystąpienia z wiążącym wnioskiem o za przestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykony wania pracy przez pracownika należącego do grupy, dla której ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną (w tym pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia czy opiekujących się niepełnosprawnym członkiem rodziny). Cofnięcie pracy zdalnej przez pracodawcę w tych przypadkach będzie dopuszczalne tylko wówczas, gdy jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

• obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub w regulaminie,

Projektowane przepisy wprowadzą obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

– porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),

– regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (regulamin byłby wówczas ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Możliwie będzie także wykonywanie pracy zdalnej na wniosek pracownika w przypadku, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo regulamin, który określa zasady wykony wania pracy zdalnej. Pracodawca będzie musiał wówczas określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem.

• uregulowanie obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną,

W projektowanych przepisach zaproponowano także szczegółowe uregulowanie obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracodawca będzie zobowiązany:

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, – zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty (dopuszczalna będzie forma ekwiwalentu lub ryczałtu), – pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (dopuszczalna będzie forma ekwiwalentu lub ryczałtu), – pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub pracownikiem albo w regulaminie pracy zdalnej, – zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy, – ustalić zasady, w tym wysokość ekwiwalentu pieniężnego, wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę (np. prywatny laptop pracownika), – umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników

Projektowane przepisy precyzują także sposób ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu pokrywającego wydatki pracownika ponoszone w związku z pracą zdalną. Zgodnie z nimi pracodawca będzie musiał brać pod uwagę w szczególności: – normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, – normy zużycia energii elektrycznej, – koszty usług telekomunikacyjnych.

Co istotne, w projekcie ustawy ustalono, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią dla pracownika przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof...

Więcej na ten temat znajdziesz w publikacji „Jak przygotować się do zmian w 2023 r. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS”