Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

• Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi?
• Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?
• Orzecznictwo o obowiązku wydania zaświadczenia
• Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
• Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?
• W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków?
• Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?
• Roszczenia w związku ze źle wydanym zaświadczeniem

Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi?

Zaświadczenie o zatrudnieniu, o zarobkach, o charakterze świadczonej pracy, o okresach składkowych i nieskładkowych, o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności – może być potrzebne pracownikowi celem uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, np. emerytury, renty, zasiłków, świadczeń socjalnych. Zaświadczenie może być potrzebne do starania się o kredyt czy też nową pracę. Niekiedy żłobki, przedszkola czy inne instytucje związane ze świadczeniem usług na rzecz rodziny wymagają potwierdzenia zatrudnienia rodzica (celem wykazania, że nie może on sprawować opieki nad dzieckiem).

Co ważne, jeżeli pracodawca nie chce wydać zaświadczenia pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, w tym wydania zaświadczenia o zatrudnieniu, o zarobkach, o charakterze pracy czy też o odprowadzanych składkach.

Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację pracowniczą, w tym akta pracownicze, niemniej jednak przepisy Kodeksu Pracy nie wskazują bezpośredniego obowiązku wystawiania zaświadczenia o zatrudnieniu, jednak obowiązek taki można wyinterpretować z różnych przepisów. Takie zaświadczenie nie jest oczywiście świadectwem pracy. Bezpośrednio obowiązek wystawienia zaświadczenia wynika z przepisów ubezpieczeń społecznych. Przepis art. 125 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2022.504 t.j., dalej ustawa), wskazuje na pewne obowiązki płatników składek. Z przepisów wynika, że pracodawcy obowiązani są do:

1) współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia;

2) wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Obowiązek współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia (w tym wydanie zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości) obejmuje poszukiwanie, tworzenie i wydawanie dokumentów i innych nośników danych, które potwierdzają okoliczności istotne dla ustalenia np. prawa do emerytury czy renty.

Roszczenie o „sprostowanie” (zmianę, uzupełnienie) zaświadczenia o zarobkach wydanego przez pracodawcę na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy jest żądaniem ustalenia wysokości wypłaconego wynagrodzenia z art. 189 k.p.c. (zob. wyrok z 19 kwietnia 2007 r., I UK 321/0).

Orzecznictwo o obowiązku wydania zaświadczenia

Jak wskazał Sąd Najwyższy: „Wprawdzie w kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu jego postanowień, takich chociażby, jak to, że pracodawca jest zobowiązany do zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.), stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p), wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 11 zn.1 k.p.). Regulacje tego typu, jak również ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 k.p.). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się m.in. jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy.” (zob. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r. I PKN 331/99).

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Zaświadczenie o zatrudnieniu wystawia płatnik składek, czyli pracodawca, a więc podmiot prawa pracy, którego łączy z konkretnym pracownikiem stosunek pracy. Pracodawca nie ma potencjalnego uprawnienia do wystawiania tego rodzaju dokumentów każdej osobie fizycznej, a wyłącznie pracownikowi w rozumieniu art. 2 k.p (zob. uchwała z 30 czerwca 2004 r., I KZP 12/04, OSNKW 2004/6). Wydaje się jednak, że jeżeli pracownik działu kadr czy osoba reprezentująca pracodawcę posiada pełnomocnictwo i jest upoważniona przez pracodawcę do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy - również może wydać takie zaświadczenie. 

Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?

To jakie informacje muszą się pojawić w zaświadczeniu zależy od charakteru tego zaświadczenia. Zaświadczenie może dotyczyć np.

1) czasu zatrudnienia i ubezpieczenia społecznego pracownika, celem udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, co może być potrzebne organowi rentowemu. Jeżeli ZUS zgłosi się do pracodawcy o takie zaświadczenie, pracodawca musi wystawić dokumenty.

2) podobnie pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy pracownika w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei.

3) pracodawca jest także zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Przepisy nie określają wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu oraz tego co powinno się w nim znaleźć. Oprócz standardowych informacji dotyczących danych pracownika i pracodawcy w zaświadczeniu może być wskazane: miejsce pracy, rodzaj pracy i jej charakter – w tym stanowisko pracy, okres zatrudnienia, rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia. Powinno też być miejsce i data wystawienia zaświadczenia oraz podpis pracodawcy.

W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków?

Nie ma obowiązującego sposobu w jaki zaświadcza się o wysokości zarobków. W zaświadczeniu o wysokości zarobków, wskazuje się na wysokość wynagrodzenia i zwykle podaje się je w kwocie brutto. Można jednak podać albo wysokość wynagrodzenia zasadniczego albo wynagrodzenia z dodatkami i premiami). W przypadku ubiegania się o kredyt warto zwrócić uwagę w jakiej wysokości zostało podane wynagrodzenie, ponieważ może to mieć wpływ na zdolność kredytową.

Przykładowo pominięcie w zaświadczeniu o zarobkach wydanym na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy premii przysługującej pracownikowi według dokumentów zawartych w jego aktach osobowych, bez podjęcia próby wyjaśnienia, czy pracownik premię tę otrzymywał, oraz bez powiadomienia go o takim pominięciu, świadczy o nienależytym wykonaniu zobowiązania z winy pracodawcy (zob. wyrok z 25 kwietnia 2008 r., I PK 245/07, OSNP 2009/17–18, poz. 228).

Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?

Przepisy nie wskazują jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne. Niekiedy to instytucje np. bank wymagają aby zaświadczenie było aktualne, wydane nie wcześniej niż 30 dni przed jego przedłożeniem.

Roszczenia w związku ze źle wydanym zaświadczeniem

Roszczenie o odszkodowanie z tytułu otrzymywania niższej emerytury wskutek wydania przez pracodawcę niewłaściwego świadectwa pracy oraz niewydania zaświadczenia o pracy górniczej przedawnia się na podstawie art. 291 § 1 k.p – czyli roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (zob. uchwała składu 7 sędziów z 19 stycznia 2011 r., I PZP 5/10).

Termin przedawnienia roszczenia o odszkodowanie z tytułu otrzymywania niższego świadczenia rentowego wskutek stanowiącego nienależyte wykonanie zobowiązania, wydania pracownikowi przez pracodawcę zaświadczenia zaniżającego podstawę wymiaru składek, biegnie od daty wymagalności roszczenia, a nie od dnia wydania zaświadczenia (art. 471 k.c. w związku z art. 96 i 97 ustawy, zob. wyrok z 28 sierpnia 2007 r., II PK 5/07).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2022.1510 t.j.)

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2022.504 t.j.)