Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa, Administracji i Stosunków Międzynarodowych Krakowskiej Akademii im. A.F. Modrzewskiego w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego.
Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
Shutterstock
Zaświadczenie o zatrudnieniu - dlaczego jest potrzebne pracownikowi? Kto wystawia zaświadczenie? Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu? W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków? Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie? Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?
rozwiń >

Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi?

Zaświadczenie o zatrudnieniu, o zarobkach, o charakterze świadczonej pracy, o okresach składkowych i nieskładkowych, o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności – może być potrzebne pracownikowi celem uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, np. emerytury, renty, zasiłków, świadczeń socjalnych. Zaświadczenie może być potrzebne do starania się o kredyt czy też nową pracę. Niekiedy żłobki, przedszkola czy inne instytucje związane ze świadczeniem usług na rzecz rodziny wymagają potwierdzenia zatrudnienia rodzica (celem wykazania, że nie może on sprawować opieki nad dzieckiem).

Co ważne, jeżeli pracodawca nie chce wydać zaświadczenia pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, w tym wydania zaświadczenia o zatrudnieniu, o zarobkach, o charakterze pracy czy też o odprowadzanych składkach.

Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację pracowniczą, w tym akta pracownicze, niemniej jednak przepisy Kodeksu Pracy nie wskazują bezpośredniego obowiązku wystawiania zaświadczenia o zatrudnieniu, jednak obowiązek taki można wyinterpretować z różnych przepisów. Takie zaświadczenie nie jest oczywiście świadectwem pracy. Bezpośrednio obowiązek wystawienia zaświadczenia wynika z przepisów ubezpieczeń społecznych. Przepis art. 125 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2022.504 t.j., dalej ustawa), wskazuje na pewne obowiązki płatników składek. Z przepisów wynika, że pracodawcy obowiązani są do:

1) współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia;

2) wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Obowiązek współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia (w tym wydanie zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości) obejmuje poszukiwanie, tworzenie i wydawanie dokumentów i innych nośników danych, które potwierdzają okoliczności istotne dla ustalenia np. prawa do emerytury czy renty.

Roszczenie o „sprostowanie” (zmianę, uzupełnienie) zaświadczenia o zarobkach wydanego przez pracodawcę na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy jest żądaniem ustalenia wysokości wypłaconego wynagrodzenia z art. 189 k.p.c. (zob. wyrok z 19 kwietnia 2007 r., I UK 321/0).

Orzecznictwo o obowiązku wydania zaświadczenia

Jak wskazał Sąd Najwyższy: „Wprawdzie w kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu jego postanowień, takich chociażby, jak to, że pracodawca jest zobowiązany do zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.), stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p), wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 11 zn.1 k.p.). Regulacje tego typu, jak również ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 k.p.). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się m.in. jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy.” (zob. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r. I PKN 331/99).

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Zaświadczenie o zatrudnieniu wystawia płatnik składek, czyli pracodawca, a więc podmiot prawa pracy, którego łączy z konkretnym pracownikiem stosunek pracy. Pracodawca nie ma potencjalnego uprawnienia do wystawiania tego rodzaju dokumentów każdej osobie fizycznej, a wyłącznie pracownikowi w rozumieniu art. 2 k.p (zob. uchwała z 30 czerwca 2004 r., I KZP 12/04, OSNKW 2004/6). Wydaje się jednak, że jeżeli pracownik działu kadr czy osoba reprezentująca pracodawcę posiada pełnomocnictwo i jest upoważniona przez pracodawcę do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy - również może wydać takie zaświadczenie. 

Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?

To jakie informacje muszą się pojawić w zaświadczeniu zależy od charakteru tego zaświadczenia. Zaświadczenie może dotyczyć np.

1) czasu zatrudnienia i ubezpieczenia społecznego pracownika, celem udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, co może być potrzebne organowi rentowemu. Jeżeli ZUS zgłosi się do pracodawcy o takie zaświadczenie, pracodawca musi wystawić dokumenty.

2) podobnie pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy pracownika w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei.

3) pracodawca jest także zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Przepisy nie określają wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu oraz tego co powinno się w nim znaleźć. Oprócz standardowych informacji dotyczących danych pracownika i pracodawcy w zaświadczeniu może być wskazane: miejsce pracy, rodzaj pracy i jej charakter – w tym stanowisko pracy, okres zatrudnienia, rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia. Powinno też być miejsce i data wystawienia zaświadczenia oraz podpis pracodawcy.

W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków?

Nie ma obowiązującego sposobu w jaki zaświadcza się o wysokości zarobków. W zaświadczeniu o wysokości zarobków, wskazuje się na wysokość wynagrodzenia i zwykle podaje się je w kwocie brutto. Można jednak podać albo wysokość wynagrodzenia zasadniczego albo wynagrodzenia z dodatkami i premiami). W przypadku ubiegania się o kredyt warto zwrócić uwagę w jakiej wysokości zostało podane wynagrodzenie, ponieważ może to mieć wpływ na zdolność kredytową.

Przykładowo pominięcie w zaświadczeniu o zarobkach wydanym na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy premii przysługującej pracownikowi według dokumentów zawartych w jego aktach osobowych, bez podjęcia próby wyjaśnienia, czy pracownik premię tę otrzymywał, oraz bez powiadomienia go o takim pominięciu, świadczy o nienależytym wykonaniu zobowiązania z winy pracodawcy (zob. wyrok z 25 kwietnia 2008 r., I PK 245/07, OSNP 2009/17–18, poz. 228).

Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?

Przepisy nie wskazują jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne. Niekiedy to instytucje np. bank wymagają aby zaświadczenie było aktualne, wydane nie wcześniej niż 30 dni przed jego przedłożeniem.

Roszczenia w związku ze źle wydanym zaświadczeniem

Roszczenie o odszkodowanie z tytułu otrzymywania niższej emerytury wskutek wydania przez pracodawcę niewłaściwego świadectwa pracy oraz niewydania zaświadczenia o pracy górniczej przedawnia się na podstawie art. 291 § 1 k.p – czyli roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (zob. uchwała składu 7 sędziów z 19 stycznia 2011 r., I PZP 5/10).

Termin przedawnienia roszczenia o odszkodowanie z tytułu otrzymywania niższego świadczenia rentowego wskutek stanowiącego nienależyte wykonanie zobowiązania, wydania pracownikowi przez pracodawcę zaświadczenia zaniżającego podstawę wymiaru składek, biegnie od daty wymagalności roszczenia, a nie od dnia wydania zaświadczenia (art. 471 k.c. w związku z art. 96 i 97 ustawy, zob. wyrok z 28 sierpnia 2007 r., II PK 5/07).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2022.1510 t.j.)

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2022.504 t.j.)

Reklama
PODATKI 2023
PODATKI 2023

Praktyczny komplet wiedzy dla księgowych i biur rachunkowych dotyczący wszystkich zmian w podatkach w 2023 r. Na pakiet składa się jedenaście publikacji prezentujących kompleksową informację prawną na temat podatków w 2023 r. oraz rozliczenia PIT za 2022 r. Dodatkowym atutem wersji PREMIUM jest webinarium VAT 2023.

Teraz komplet kupisz z rabatem 100 zł i e-bookiem w PREZENCIE!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Umowa o pracę
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Najpopularniejszym sposobem zawierania stosunku pracy jest:
    powołanie
    mianowanie
    umowa o pracę
    spółdzielcza umowa o pracę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Plotki w pracy. Czy trzeba z nimi walczyć?
    Efektem regularnych rozmów w pracy są…plotki. To nieuniknione w miejscu zatrudnienia. Te negatywne mogą doprowadzić do toksycznej atmosfery w przedsiębiorstwie. A na jaki temat najczęściej się plotkuje? Co trzecia osoba mówi o rodzinie, 64 proc. o przyjaciołach, a 58 proc. o swoim szefie. Aż 57 proc. osób plotkuje o współpracownikach[1]. Czy plotki mogą zniszczyć zespół? Jak do tego nie dopuścić?
    Sejm przyjął nowelizację kodeksu pracy dotyczącą pracy zdalnej. Ponad połowa Polaków nic nie słyszała na ten temat
    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, a Sejm właśnie przyjął nowelizację. Za zmianami było 430 posłów, a przeciw 12. Nikt nie wstrzymał głosu. Uchwalona ustawa trafi teraz do Senatu, gdzie będzie przedmiotem obrad. Polska platforma do wideokonferencji i webinarów ClickMeeting w październiku opublikowała wyniki badania, z którego wynikało, że ponad połowa (52 proc.) Polaków nic nie słyszała na ten temat.
    ZUS PUE - obowiązek utworzenia profilu przez wszystkich płatników składek!
    ZUS PUE - obowiązek posiadania profilu od 1 stycznia 2023 r. przez wszystkich płatników składek (dotychczas obowiązek ten obejmował płatników zatrudniających więcej niż 5 ubezpieczonych).
    Konfederacja Lewiatan: Ustawa o aktywności zawodowej to niewykorzystana szansa
    Ustawa o aktywności zawodowej to niewykorzystana szansa na zmianę polityki zatrudnienia i rynku pracy – uważa prof. Jacek Męcina. Nowe regulacje rynku pracy są potrzebne, ale konsultowane obecnie zmiany są niewystarczające. Projektu ustawy nie można jednak negować w całości, bo zawiera elementy ważne i potrzebne, od lat postulowane przez ekspertów.
    Kodeks pracy - zmiany. Oto szczegóły nowych regulacji!
    Kodeks pracy - nowelizacja. Nowe zasady badania trzeźwości zatrudnionych oraz stałe regulacje pracy zdalnej to najważniejsze zmiany w nowelizacji kodeksu pracy, przyjętej na ostatnim posiedzeniu Sejmu. Oto szczegóły rozwiązań!
    6,5 mln emerytur każdego miesiąca
    Przeciętna wysokość emerytury w 2022 roku wynosi 2 767,47 zł i jest wyższa od wypłacanej w analogicznym okresie ubiegłego roku o 9 proc., co jest efektem przede wszystkim waloryzacji, która w 2022 r. wyniosła 107 proc. W ciągu trzech kwartałów 2022 r. ZUS wypłacał przeciętnie każdego miesiąca 7,8 mln świadczeń emerytalno-rentowych, tj. o 17,2 tys. więcej niż w analogicznym okresie 2021 r. Od stycznia do września br. wydatki na emerytury i renty finansowane z FUS wyniosły 200,2 mld zł, tj. o 9,4 proc. więcej niż przed rokiem.
    Języki i umiejętności, które pomogą Ci w pracy. Czego szukają pracodawcy u kandydatów?
    Praca, która z jednej strony sprawia przyjemność, a z drugiej przynosi duże dochody - to z pewnością marzenie wielu Polaków. Jednak z odpowiednią wiedzą, umiejętnościami i znajomością języków wszystko jest możliwe do zrealizowania. Platforma Preply.com sprawdziła, jakie kompetencje warto nabyć lub udoskonalić, aby zadbać o rozwój swojej kariery
    Ile godzin zajęć dydaktycznych doktorant może prowadzić nieodpłatnie?
    Ile godzin zajęć dydaktycznych doktorant szkoły doktorskiej może prowadzić nieodpłatnie? Odpowiadamy.
    Polacy nie chcą krócej pracować
    Instytut Badań Pollster na zlecenie "Super Expressu" zapytał Polaków, czy są za czterodniowym tygodniem pracy. Okazuje się, że wcale nie jesteśmy chętni, by pracować krócej.
    Czy uchodźcy z Ukrainy podejmują pracę w Polsce?
    W województwie opolskim obecnie przebywa około 20 tysięcy uchodźców wojennych z Ukrainy. Znaczna ich część znajduje zatrudnienie. Są wśród nich także kobiety, które podejmują się - z powodzeniem - pracy w takich zawodach jak spawacz.
    Niedziela handlowa – grudzień 2022
    Grudzień 2022 ma 4 niedziele. Czy któraś z nich to niedziela handlowa? Kiedy wypada najbliższa niedziela handlowa?
    Trwa spór pracodawców i pracowników. Powód? Wydajność
    To drobne nieporozumienie, czy już otwarty konflikt? Aż 66 proc. pracodawców uważa, że organizacja jest bardziej innowacyjna, gdy pracownicy są w biurze — wynika z badań VMware. Cały problem w tym, że ich podwładni uważają, że jest zupełnie inaczej. Kto ma rację?
    Wpłata dodatkowa pracodawcy to rodzaj podwyżki
    PPK są dla pracodawcy tańszym sposobem na podniesienie wynagrodzenia pracownika niż tradycyjna podwyżka. Finansowane przez pracodawcę wpłaty do PPK są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów.
    Umocowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy to rozwiązanie oczekiwane społecznie
    Umocowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy to rozwiązanie oczekiwane społecznie. Będzie dużym udogodnieniem dla rodziców, którzy chcą łączyć wychowywanie dzieci z pracą zawodową, skorzystają na tym także osoby z niepełnosprawnością – przekazała PAP minister rodziny Marlena Maląg.
    Nowa informacja o warunkach zatrudnienia. Co się zmienia?
    Informacja o warunkach zatrudnienia. Nowe regulacje w Kodeksie pracy. Co dokładnie się zmieni? Jak się przygotować?
    Badanie trzeźwości pracowników. Nowe przepisy!
    Badanie trzeźwości pracowników. Nowelizacja Kodeksu pracy zakłada m.in., że kontrolę weryfikującą zawartość alkoholu i innych środków działających jak alkohol będzie można przeprowadzić także w stosunku do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i B2B.
    Sejm uchwalił przepisy o pracy zdalnej. Co się zmieni?
    Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą - przewiduje nowela Kodeksu pracy, którą uchwalił Sejm. Ponadto, pracodawcy będą mogli wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników.
    Praca zdalna - na czym polegają zmiany?
    Praca zdalna w Kodeksie pracy. Przewidziane w nowelizacji przepisy o pracy zdalnej zastąpią funkcjonującą dotychczas telepracę. Co dokładnie się zmieni? Jak przygotować się do zmian?
    Bardzo dobra sytuacja FUS po 3. kwartałach 2022 r.
    Sytuacja Funduszu Ubezpieczeń Społecznych po trzech kwartałach 2022 roku jest bardzo dobra, co wynika z najnowszego raportu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na ten temat.
    Coraz więcej kandydatów do pracy zwraca na to uwagę
    Firmy stawiające na innowacyjność, czyli szukające rozwiązań, które mają przyczynić się do poprawy efektywności pracy, są dużo lepiej postrzegane przez kandydatów do pracy. Najbardziej cenią ten element osoby startujące na stanowiska kierownicze.
    W Polsce brakuje kierowców ciężarówek: nadzieja w edukacji i pracownikach z Azji
    Na polskim rynku pracy brakuje aż 150 tys. zawodowych kierowców ciężarówek i autobusów. Przyczyną tej luki jest słabe zainteresowanie młodych Polaków pracą w zawodzie kierowcy oraz - spowodowany wojną - brak pracowników z Ukrainy.
    Pogląd, że wielu ludzi chce przyjechać do pracy do Niemiec jest błędny
    Rząd RFN chce uprościć zasady wjazdu i uznawania kwalifikacji zawodowych, aby przyciągnąć do kraju więcej zagranicznych wykwalifikowanych pracowników. Ekspert ds. międzynarodowego rynku pracy Chris Pyak uważa, że "pogląd, iż wielu ludzi chce przyjechać do Niemiec, jest błędny". Odstrasza ich m.in. rasizm.
    Będzie można więcej zarobić. Ważna zmiana przepisów od 1 grudnia
    Od grudnia, przez najbliższe 3 miesiące, będą obowiązywały nowe limity dorabiania dla emerytów i rencistów. Pracujący będą mogli dorobić 227 zł więcej. Limity te dotyczą tyko wcześniejszych emerytów. Emeryci, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny, czyli kobiety 60, a mężczyźni 65 lat, nie muszą ograniczać się przy dorabianiu żadnymi limitami.
    Minister Szwed: praca zdalna to odpowiedź na oczekiwania pracowników i pracodawców
    Prawne unormowanie pracy zdalnej to bardzo korzystne i oczekiwane rozwiązanie. Przygotowany przez MRiPS projekt powstawał po konsultacjach ze stroną społeczną – mówił w środę w Sejmie wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.
    Porażka może być fundamentem przyszłego sukcesu
    Porażka jest nieuniknioną częścią każdej sfery życia i prędzej czy później przytrafi się każdemu. Trudno ją przewidzieć, ale można kontrolować sposób, w jaki na nią reagujemy, aby – zamiast paraliżować, demotywować i zmniejszać prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu w przyszłości – przekuć niepowodzenie w coś pożytecznego i konstruktywnego. Takie podejście jest ważne zwłaszcza w biznesie, gdzie nauka na własnych błędach może pomóc w rozwinięciu firmy albo ulepszeniu produktu czy usługi. – W takich obszarach jak lotnictwo czy medycyna lekcja wyciągnięta z porażki jest z kolei czymś, co może uratować zdrowie lub życie innych ludzi – wskazuje Jarosław Łojewski, założyciel Fundacji Dobra Porażka.