REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego
Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zaświadczenie o zatrudnieniu - dlaczego jest potrzebne pracownikowi? Kto wystawia zaświadczenie? Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu? W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków? Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie? Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?
rozwiń >

Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi?

REKLAMA

Zaświadczenie o zatrudnieniu, o zarobkach, o charakterze świadczonej pracy, o okresach składkowych i nieskładkowych, o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności – może być potrzebne pracownikowi celem uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, np. emerytury, renty, zasiłków, świadczeń socjalnych. Zaświadczenie może być potrzebne do starania się o kredyt czy też nową pracę. Niekiedy żłobki, przedszkola czy inne instytucje związane ze świadczeniem usług na rzecz rodziny wymagają potwierdzenia zatrudnienia rodzica (celem wykazania, że nie może on sprawować opieki nad dzieckiem).

REKLAMA

Co ważne, jeżeli pracodawca nie chce wydać zaświadczenia pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, w tym wydania zaświadczenia o zatrudnieniu, o zarobkach, o charakterze pracy czy też o odprowadzanych składkach.

Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację pracowniczą, w tym akta pracownicze, niemniej jednak przepisy Kodeksu Pracy nie wskazują bezpośredniego obowiązku wystawiania zaświadczenia o zatrudnieniu, jednak obowiązek taki można wyinterpretować z różnych przepisów. Takie zaświadczenie nie jest oczywiście świadectwem pracy. Bezpośrednio obowiązek wystawienia zaświadczenia wynika z przepisów ubezpieczeń społecznych. Przepis art. 125 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2022.504 t.j., dalej ustawa), wskazuje na pewne obowiązki płatników składek. Z przepisów wynika, że pracodawcy obowiązani są do:

1) współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia;

2) wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Obowiązek współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia (w tym wydanie zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości) obejmuje poszukiwanie, tworzenie i wydawanie dokumentów i innych nośników danych, które potwierdzają okoliczności istotne dla ustalenia np. prawa do emerytury czy renty.

Roszczenie o „sprostowanie” (zmianę, uzupełnienie) zaświadczenia o zarobkach wydanego przez pracodawcę na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy jest żądaniem ustalenia wysokości wypłaconego wynagrodzenia z art. 189 k.p.c. (zob. wyrok z 19 kwietnia 2007 r., I UK 321/0).

Orzecznictwo o obowiązku wydania zaświadczenia

Jak wskazał Sąd Najwyższy: „Wprawdzie w kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu jego postanowień, takich chociażby, jak to, że pracodawca jest zobowiązany do zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.), stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p), wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 11 zn.1 k.p.). Regulacje tego typu, jak również ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 k.p.). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się m.in. jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy.” (zob. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r. I PKN 331/99).

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?

Zaświadczenie o zatrudnieniu wystawia płatnik składek, czyli pracodawca, a więc podmiot prawa pracy, którego łączy z konkretnym pracownikiem stosunek pracy. Pracodawca nie ma potencjalnego uprawnienia do wystawiania tego rodzaju dokumentów każdej osobie fizycznej, a wyłącznie pracownikowi w rozumieniu art. 2 k.p (zob. uchwała z 30 czerwca 2004 r., I KZP 12/04, OSNKW 2004/6). Wydaje się jednak, że jeżeli pracownik działu kadr czy osoba reprezentująca pracodawcę posiada pełnomocnictwo i jest upoważniona przez pracodawcę do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy - również może wydać takie zaświadczenie. 

Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu?

To jakie informacje muszą się pojawić w zaświadczeniu zależy od charakteru tego zaświadczenia. Zaświadczenie może dotyczyć np.

1) czasu zatrudnienia i ubezpieczenia społecznego pracownika, celem udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, co może być potrzebne organowi rentowemu. Jeżeli ZUS zgłosi się do pracodawcy o takie zaświadczenie, pracodawca musi wystawić dokumenty.

2) podobnie pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy pracownika w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei.

3) pracodawca jest także zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Przepisy nie określają wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu oraz tego co powinno się w nim znaleźć. Oprócz standardowych informacji dotyczących danych pracownika i pracodawcy w zaświadczeniu może być wskazane: miejsce pracy, rodzaj pracy i jej charakter – w tym stanowisko pracy, okres zatrudnienia, rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia. Powinno też być miejsce i data wystawienia zaświadczenia oraz podpis pracodawcy.

W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków?

Nie ma obowiązującego sposobu w jaki zaświadcza się o wysokości zarobków. W zaświadczeniu o wysokości zarobków, wskazuje się na wysokość wynagrodzenia i zwykle podaje się je w kwocie brutto. Można jednak podać albo wysokość wynagrodzenia zasadniczego albo wynagrodzenia z dodatkami i premiami). W przypadku ubiegania się o kredyt warto zwrócić uwagę w jakiej wysokości zostało podane wynagrodzenie, ponieważ może to mieć wpływ na zdolność kredytową.

Przykładowo pominięcie w zaświadczeniu o zarobkach wydanym na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy premii przysługującej pracownikowi według dokumentów zawartych w jego aktach osobowych, bez podjęcia próby wyjaśnienia, czy pracownik premię tę otrzymywał, oraz bez powiadomienia go o takim pominięciu, świadczy o nienależytym wykonaniu zobowiązania z winy pracodawcy (zob. wyrok z 25 kwietnia 2008 r., I PK 245/07, OSNP 2009/17–18, poz. 228).

Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?

Przepisy nie wskazują jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne. Niekiedy to instytucje np. bank wymagają aby zaświadczenie było aktualne, wydane nie wcześniej niż 30 dni przed jego przedłożeniem.

Roszczenia w związku ze źle wydanym zaświadczeniem

Roszczenie o odszkodowanie z tytułu otrzymywania niższej emerytury wskutek wydania przez pracodawcę niewłaściwego świadectwa pracy oraz niewydania zaświadczenia o pracy górniczej przedawnia się na podstawie art. 291 § 1 k.p – czyli roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (zob. uchwała składu 7 sędziów z 19 stycznia 2011 r., I PZP 5/10).

Termin przedawnienia roszczenia o odszkodowanie z tytułu otrzymywania niższego świadczenia rentowego wskutek stanowiącego nienależyte wykonanie zobowiązania, wydania pracownikowi przez pracodawcę zaświadczenia zaniżającego podstawę wymiaru składek, biegnie od daty wymagalności roszczenia, a nie od dnia wydania zaświadczenia (art. 471 k.c. w związku z art. 96 i 97 ustawy, zob. wyrok z 28 sierpnia 2007 r., II PK 5/07).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2022.1510 t.j.)

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2022.504 t.j.)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA