Nieobecność w pracy. Jak się usprawiedliwić

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są – poza zdarzeniami i okolicznościami określonymi przepisami prawa pracy – przypadki niemożności wykonywania pracy:

Autopromocja

• wskazane przez pracownika i 
• uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Nieobecność w pracy usprawiedliwiona niezwłocznie

Pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Jeżeli wystąpią przyczyny uniemożliwiające pracownikowi stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. 

Przepisy pozwalają na niedotrzymanie tego terminu, jeżeli jest to spowodowane szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Po ustaniu przyczyn, które uniemożliwiały terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności w pracy, pracownik ma obowiązek dokonać tego zawiadomienia niezwłocznie, jednak nie później niż drugiego dnia od ustania tych przyczyn.

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści – co zrobić po zgłoszeniu wewnętrznym: procedura, upoważnienia, klauzule, protokoły

Sprawdź

W jakiej formie zawiadomić pracodawcę o nieobecności

Pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy oraz jej okresie osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową.  W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego. 

Jeżeli jednak przepisy prawa pracy obowiązującego u danego pracodawcy (np. układ zbiorowy, regulamin) określają sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy, pracownik powinien dokonać zawiadomienia w tak określony sposób.

Nieobecność w pracy z powodów zdrowotnych

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy może być zaświadczenie lekarskie wystawione w sposób określony przepisami ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z nimi zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego, który lekarz wystawiający zaświadczenie przekazuje na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

Ważne

Zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku nie może być dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy.

Innym dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy z powodów zdrowotnych jest decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami.

Nieobecność w pracy na wezwanie organu publicznego

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy jest również imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez:

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

• organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, 
• organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, 
• sąd, 
• prokuraturę, 
• policję lub 
• organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia.

Za usprawiedliwioną w ten sposób może być uznana nieobecność pracownika wezwanego przez uprawniony organ w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tym organem. Żeby nieobecność została usprawiedliwiona dokument przedstawiony przez pracownika  musi zawierać przy tym adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na wezwanie organu.

Nieobecność w pracy usprawiedliwiona przez pracownika

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy może również nastąpić na podstawie oświadczenia złożonego pracodawcy przez pracownika. 

Oświadczenie pracownika może być usprawiedliwić jego nieobecność w pracy w razie:

• zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,
• choroby niani, z którą pracownik zawarł umowę uaktywniającą na podstawie przepisów ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem pracownika (w takim przypadku do oświadczenia musi zostać załączona kopia zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej albo wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem).

Ponadto dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy może być jego oświadczenie potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.