Zwrot pracownikom kosztów przejazdu autostradami płatnymi

RADA
Tak. Diety oraz zwroty innych wydatków ponoszonych przez pracowników w czasie odbywania przez nich podróży służbowych są zwolnione z podatku dochodowego. Dlatego też w przypadku zwracania przez Państwa firmę pracownikom kosztów przejazdów autostradami poniesionych w trakcie odbywanych przez nich podróży służbowych korzystają one ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

UZASADNIENIE
Z przedstawionego pytania wynika, że Państwa firma dokonuje zwrotu pracownikom kosztów przejazdów autostradami płatnymi ponoszonych podczas odbywanych podróży służbowych.

Postępowanie Państwa firmy należy uznać za prawidłowe. Jak wynika bowiem z treści § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W praktyce oznacza to, że pracodawca oprócz wypłaty diet ma obowiązek zwrotu pracownikowi m.in. kosztów przejazdu, jakie poniósł on w trakcie podróży służbowej. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może jednak wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (§ 5 ust. 2 i 3 ww. rozporządzenia).

Ponieważ, jak już wspomniano, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu za podróż konkretnym środkiem transportu lub zwrot wydatków na podstawie tzw. kilometrówki, to ponoszone przez pracownika opłaty za przejazd autostradami należy uznać nie za koszty przejazdu, ale za inne udokumentowane wydatki podlegające zwrotowi.

Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie z 16 grudnia 2005 r. nr PD/2/415-47/05/74532 Naczelnik Drugiego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Bielsku Białej stwierdził, że:
Przepisy umożliwiają, oprócz zwrotu kosztów przejazdów, również zwrot pracownikom innych wydatków związanych z odbywaną krajową lub zagraniczną podróżą służbową, nie precyzując ich katalogu ani nie ograniczając ich wysokości. Przykładem innych wydatków mogą być np. opłaty za wstęp na targi i inne imprezy wystawiennicze, opłaty za przejazd płatną autostradą, opłaty za korzystanie z parkingu. Z uwagi na fakt, że wydatki te nie są limitowane, ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i związku z odbytą podróżą służbową.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Inne wydatki związane z odbywaną podróżą służbową nie są limitowane. W związku z tym ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania.

Jeżeli chodzi o rozliczenie przez pracownika otrzymanego zwrotu z tytułu przejazdu autostradami, to należy się odwołać do art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Zgodnie z jego treścią zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że wszystkie diety oraz zwroty innych kosztów określonych przez pracodawcę, ponoszonych przez pracowników w czasie odbywania przez nich podróży służbowych, są zwolnione z podatku dochodowego. Dlatego też w przypadku zwracania przez Państwa firmę pracownikom kosztów przejazdów płatnymi autostradami w trakcie odbywanych przez nich podróży służbowych korzystają one ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Takie stanowisko potwierdził Naczelnik Urzędu Skarbowego w Bielsku Białej w cytowanym powyżej piśmie. Czytamy w nim, że:
(...) stwierdzić należy, że pracownikom spółki, którzy w czasie podróży służbowej krajowej lub zagranicznej korzystają z własnych samochodów za zgodą pracodawcy przysługują oprócz zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach, także inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, które także są wolne od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawa prawna:

- art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).