Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia nie jest pożyczką

RADA

Zaliczka na poczet przyszłego (najbliższego) wynagrodzenia nie jest pożyczką. Nie należy więc naliczać żadnych hipotetycznych odsetek od wypłaconej pracownicy zaliczki.

UZASADNIENIE

Pracodawca może na prośbę pracownika wypłacić mu wcześniej część przyszłego wynagrodzenia jako zaliczkę. Wątpliwości budzi kwestia, jak potraktować taką wypłatę i jak ją rozliczyć.

Według Słownika Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN SA - zaliczka jest to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności. Zgodnie z przytoczoną definicją, wypłacona pracownikowi w danym miesiącu zaliczka stanowi część należności (wynagrodzenia ze stosunku pracy) otrzymanej przez niego na poczet tej należności (tj. przyszłego wynagrodzenia). Natomiast według Słownika Języka Polskiego - pożyczka to danie komuś albo wzięcie od kogoś pieniędzy lub jakichś rzeczy na pewien czas, z zastrzeżeniem zwrotu w określonym terminie (w drugim znaczeniu - to, co zostało pożyczone).

Wypłata „zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia” nie może być więc traktowana przez płatnika jako udzielona pracownikowi pożyczka, gdyż jest to wypłacenie pracownikowi z góry pewnej kwoty pieniędzy, do których pracownik nabywa prawo świadcząc pracę. Są to pieniądze, których pracownik nie może jeszcze się domagać (terminem wymagalności jest termin przyjęty w przepisach wewnątrzzakładowych jako termin wypłaty), ale do których pracownik nabędzie prawo jeszcze w danym okresie płatności (najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca). Problematyczne byłoby udzielanie zaliczek na dłuższe okresy, np. na poczet 6-miesięcznych zarobków.

ZAGROŻENIE

Udzielanie zaliczek w wysokości wielomiesięcznych poborów pracownika może zostać potraktowane przez organy skarbowe jako udzielanie pracownikowi zawoalowanych pożyczek.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest przychodem ze stosunku pracy. Ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymienia rodzajów przychodów w sposób wyczerpujący, a jedynie podaje przykładowe świadczenia stanowiące przychody ze stosunku pracy, właściwe jest stwierdzenie, że do tych przychodów należy również wliczyć „zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia”.

O tym, czy świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy czy stosunków pokrewnych, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik czy także inna osoba niezwiązana (aktualnie i w przeszłości) z pracodawcą.

Zaliczka staje się przychodem z chwilą jej otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika (pracownika). Od kwoty zaliczki pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Należy wziąć również pod uwagę, że pobór zaliczki na podatek dochodowy następuje od sumy wypłat pieniężnych w danym miesiącu. Ponieważ płatnik przekazuje kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy dopiero w następnym miesiącu po miesiącu, w którym dokonał wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych z tytułu stosunku pracy i pobrał od nich zaliczki, firma może uwzględnić w danym miesiącu fakt wypłacenia pracownikowi w jednym dniu „zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia” i zwrotu tej zaliczki (przez pomniejszenie o jej równowartość wypłacanej pensji) w „następnym” dniu.

Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia nie jest również zaliczką w rozumieniu Kodeksu pracy. Tą ostatnią są wypłaty na rzecz pracownika dokonywane z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się, związane z koniecznością poniesienia przez niego wydatków w celu wykonania pracy, które powinien pokryć pracodawca. Będą to np. zaliczki udzielone na poczet kosztów podróży służbowej czy na zakup materiałów potrzebnych pracownikowi do pracy albo paliwa do samochodu służbowego. Pieniądze przekazane pracownikowi jako zaliczka stanowią mienie powierzone, z którego ma on obowiązek rozliczyć się na podstawie rachunków za zakupy.

Zaliczką w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy nie jest więc wynagrodzenie zaliczkowe, czyli część wynagrodzenia wypłaconego na poczet wynagrodzenia przyszłego przed terminem jego wymagalności (wyrok Sądu Najwyższego z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00).

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

Izabela Nowacka

specjalista w zakresie prawa pracy