Jak postąpić w przypadku nadpłaty wynagrodzenia

W przedstawionej sytuacji nie ma wątpliwości, że wypłata wyższych kwot przekazanych na konta byłych pracowników wynika z pomyłki pracodawcy. Nadpłaconej kwoty nie można traktować jako wynagrodzenia za pracę, ale jako nadpłaconą należność, której pracownicy zgodnie z listą płac nie powinni otrzymać, czyli jest to świadczenie nienależne.

Pracodawca w takim przypadku nie powinien korygować PIT-11 za 2010 r. ani składek ZUS, bowiem składki i zaliczka na podatek dochodowy zostały naliczone i przekazane w należnej wysokości (od należnego w danym miesiącu wynagrodzenia za pracę). Przelewy, które otrzymali pracownicy, zawierały należną kwotę wynagrodzenia za pracę oraz nadpłaconą kwotę, która nie wynikała z wynagrodzenia za pracę, ale z nadpłaty, spowodowanej błędem osoby wykonującej przelewy. W momencie wypłaty wyższych świadczeń pracodawca nie miał świadomości, że dokonuje wypłaty wyższego świadczenia. Dowiedział się o tym dopiero kilka miesięcy później. Nadpłaconej kwoty nie należy więc traktować jako wynagrodzenia za pracę, od którego należałoby naliczyć składki ZUS i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracodawca w miesiącu, w którym wypłacił wynagrodzenie za pracę wraz z nadpłatą, dokonał prawidłowego naliczenia składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wobec czego nie ma obowiązku skorygowania dokumentacji płacowej i dokonania naliczenia składek ZUS i podatku dochodowego od nadpłaconej kwoty.

Pracodawca po ujawnieniu nadpłaconych kwot dla byłych pracowników może wystąpić do nich z wnioskiem o zwrot nienależnego świadczenia. Jeżeli jednak nie zdecyduje się na skierowanie sprawy do sądu, a pracownicy nie będą chcieli dobrowolnie zwrócić nienależnych świadczeń, wówczas kwota nadpłaty będzie stanowiła dla pracowników przychód.

Pracownicy mogą także wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o umorzenie kwoty z uwagi na jej wydatkowanie.

Zgodnie z art. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., zwanej dalej ustawą o pdof) przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Dlatego też umorzone przez pracodawcę świadczenie będzie stanowiło przychód byłych pracowników. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Pracodawca jako płatnik ma obowiązek doliczyć kwotę świadczenia do wynagrodzenia wypłacanego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy (art. 31 ustawy o pdof). W związku z tym, że pracodawca nie będzie miał możliwości dokonania pobrania i odprowadzenia zaliczki od byłych pracowników, powinien wystawić im PIT-11 w roku, w którym nadpłacone świadczenie było umorzone. Przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o pdof powstaje w momencie umorzenia. Dyrektor Izby Skarbowej w Gdańsku w interpretacji z 28 listopada 2006 r. (BI/4117–0074/06) stwierdza, że z uwagi, iż umorzone lub przedawnione należności stanowią przychód ze stosunku pracy, płatnik na podstawie art. 39 w zw. z art. 31 ustawy o pdof zobowiązany jest do zadeklarowania wartości tego przychodu (odpowiadającego równowartości kwot umorzenia bądź przedawnienia) w informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Natomiast nie ma obowiązku sporządzania imiennej informacji PIT-8C.