Kategorie

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu i telefonu zleceniobiorcy

Marta Jendrasik
Osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych coraz częściej korzystają ze świadczeń przyznawanych pracownikom, takich jak ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu czy telefonu. Przyznanie przez zleceniodawcę tego rodzaju wypłat i świadczeń wiąże się z określonymi skutkami składkowo-podatkowymi.

Niektóre świadczenia przyznane zleceniobiorcom podlegają zwolnieniu ze składek i podatku. Aby jednak zostały prawidłowo przyznane, rozliczone, a następnie zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy, powinien on prowadzić w tym zakresie stosowną dokumentację.

Podróż zleceniobiorcy

Reklama

Wykonywanie zlecenia może wiązać się z wyjazdami zleceniobiorcy poza stałe miejsce wykonywania prac objętych umową. W takim przypadku strony powinny umieścić w umowie stosowne zapisy dotyczące takich wyjazdów i ustalić zasady zwrotu kosztów podróży. Jeżeli konieczność wyjazdu pojawi się w trakcie wykonywania zlecenia, strony powinny dokonać uregulowań w tym zakresie w aneksie do umowy. Należy przy tym mieć na uwadze, że podróże zleceniobiorcy powinny mieć ścisły związek z przedmiotem zlecenia lub z działalnością prowadzoną przez zleceniodawcę.

W takiej sytuacji przyznane zleceniobiorcy należności z tytułu wyjazdu na potrzeby zleceniodawcy są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych na obszarze kraju. Natomiast od powstałej nadwyżki zleceniodawca powinien potrącić składki na ZUS oraz zaliczkę na podatek.

Jeśli wyjazdy zleceniobiorcy nie są związane z przedmiotem umowy lub z działalnością zleceniodawcy, zwrot kosztów podróży, mimo że nie będzie przekraczał wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych, nie będzie zwolniony ze składek i z podatku. Wówczas pełną wysokość takiego zwrotu kosztów należy obniżyć o obowiązkowe potrącenia publicznoprawne. Ponadto zleceniodawca nie będzie mógł zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

WAŻNE!

Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy odbytej w celu należytego wykonania zlecenia jest zwolniony ze składek i podatku.


Ryczałt za jazdy lokalne i „kilometrówka” w podróży

Reklama

Zleceniodawca może przyznać zleceniobiorcy ryczałt za korzystanie z prywatnego samochodu w jazdach lokalnych na potrzeby zawartego zlecenia i lub/prowadzonej działalności. Wówczas strony powinny zawrzeć w tym zakresie stosowną umowę o użyczenie pojazdu. Umowa powinna określać w szczególności wysokość ryczałtu i zasady jego wypłaty.

Zwrot kosztów używania pojazdu na potrzeby zleceniodawcy następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr i liczby przejechanych kilometrów. Przyznanie i wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez zleceniobiorcę pisemnego oświadczenia o używaniu prywatnego pojazdu na potrzeby zleceniodawcy. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni, w których zleceniobiorca nie wykonywał prac objętych umową lub nie dysponował pojazdem na potrzeby zleceniodawcy. Przyznany ryczałt jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do kwoty miesięcznego limitu lub do wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Natomiast świadczenie to w całości podlega opodatkowaniu.

WAŻNE!

Ryczałt przyznany zleceniobiorcy za używanie prywatnego pojazdu na rzecz zleceniodawcy jest zwolniony ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu.

Wykorzystywanie pojazdu w innym celu niż do wykonania prac objętych umową lub do działalności prowadzonej przez zleceniodawcę powoduje, że wypłata ryczałtu pod względem zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy jest nieuzasadniona.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 1600 zł, zgodnie z umową od 1 kwietnia 2011 r. otrzymuje co miesiąc ryczałt za 700 kilometrów na jazdy lokalne na terenie Warszawy. Strony ustaliły stawkę za 1 km przebiegu pojazdu na poziomie 0,95 zł. Zleceniobiorca jest właścicielem samochodu o pojemności skokowej silnika 1100 cm3. Zawarta umowa jest jedynym tytułem do ubezpieczeń tej osoby. Zleceniobiorca przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wiedząc, że stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu o pojemności silnika powyżej 900 cm3 zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r. wynosi 0,8358 zł, obliczamy wynagrodzenie do wypłaty.

Krok 1. Ustalenie faktycznej kwoty ryczałtu na jazdy lokalne:

700 km x 0,95 zł = 665 zł.

Krok 2. Ustalenie kwoty ryczałtu na jazdy lokalne według rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych:

700 km x 0,8358 zł = 585,06 zł.

Krok 3. Ustalenie różnicy podlegającej oskładkowaniu:

665 zł – 585,06 zł = 79,94 zł.


Lista płac za kwiecień 2011 r.

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.002.jpg@RY2@

Przyznanie zleceniobiorcy comiesięcznego ryczałtu w jazdach lokalnych nie wyłącza możliwości przyznania mu zwrotu kosztów z tytułu używania samochodu w podróży na rzecz zleceniodawcy, jeśli zawarte zlecenie przewiduje taki zwrot. W przypadku gdy umowa nie przewiduje zwrotu tych kosztów, regulacje w zakresie ich refundacji przez zleceniodawcę należy wprowadzić aneksem do zawartego zlecenia. Zwrot kosztów delegacji odbytej prywatnym samochodem rozliczony na podstawie tzw. kilometrówki, czyli w ewidencji przebiegu pojazdu, będzie zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z podatku pod warunkiem, że cel podróży będzie dotyczył interesów gospodarczych zleceniodawcy. Jeżeli taka wypłata będzie prawidłowo przyznana, nie powinno być problemów z dowiedzeniem (w razie kontroli) celowości tych wydatków. Taka sama sytuacja dotyczy innych kosztów, np. diet, kosztów przejazdów czy noclegów zleceniobiorcy.

W umowie zlecenia należy wyraźnie zaznaczyć, że to zleceniodawca finansuje przejazdy, noclegi oraz zapewnia zleceniobiorcy zwrot innych kosztów związanych z podróżą.

Ponadto, aby zleceniodawca mógł zaliczyć takie wydatki do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, musi wykazać, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodu.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca otrzymuje ryczałt za używanie pojazdu prywatnego na potrzeby zleceniodawcy w jazdach lokalnych po Warszawie za 700 km oraz tzw. kilometrówkę. Zleceniobiorca dysponuje prywatnym samochodem o pojemności skokowej silnika 1300 cm3. W umowie strony określiły wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu w jazdach lokalnych na poziomie 0,8358 zł. W kwietniu zleceniobiorca przez 4 dni przebywał w delegacji, dokąd pojechał własnym samochodem. W takiej sytuacji ryczałt należy wypłacić w odpowiednio niższej wysokości, zgodnie z poniższym wyliczeniem:

700 km x 0,8358 zł = 585,06 zł,

585,06 zł : 22 = 26,59 zł za 1 dzień; 4 dni x 26,59 zł = 106,36 zł (potrącenie),

585,06 zł – 106,36 zł = 478,70 zł.

PRZYKŁAD

W kwietniu zleceniobiorca był w delegacji w interesach zleceniodawcy prywatnym samochodem o pojemności silnika 1200 cm3 i przejechał 500 km zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu. Kartę ewidencji przebiegu pojazdu zleceniobiorca przedłożył zleceniodawcy, a ten ją zatwierdził. W umowie strony ustaliły stawkę za 1 km przebiegu tego pojazdu w wysokości 0,8358 zł. Zleceniodawca wypłaci zleceniobiorcy 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł/km). Wypłacona kwota nie będzie stanowiła podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani do naliczenia podatku.

Jeżeli zleceniobiorcy jest wypłacana tzw. kilometrówka, ma on obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu prywatnego pojazdu. W przypadku jej braku lub gdy taka ewidencja ma braki formalne, a także gdy jej zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistej liczby przejechanych kilometrów, zleceniodawca nie może zaliczyć wydatków na ten cel do kosztów uzyskania przychodów. Wówczas tak przyznana „kilometrówka” w całości podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz jest opodatkowana.

WAŻNE!

Od bezzasadnie wypłaconej zleceniobiorcy tzw. kilometrówki należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek.


Wzór umowy zlecenia przewidującej zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego pojazdu Zleceniobiorcy na rzecz Zleceniodawcy

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.003.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.004.jpg@RY2@

Załącznik nr 1 do umowy zlecenia nr 1/04/2011 zawartej 1 kwietnia 2011 r.

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.005.jpg@RY2@

Załącznik nr 2 do umowy zlecenia nr 1/04/2011

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.006.jpg@RY2@

Załącznik nr 3 do umowy zlecenia nr 1/04/2011

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.007.jpg@RY2@

Załącznik nr 4 do umowy zlecenia nr 1/04/2011

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.008.jpg@RY2@


Ekwiwalent i ryczałt za używanie prywatnego telefonu

Zwrot zleceniobiorcy wydatków poniesionych w związku z używaniem przez niego prywatnego telefonu na rzecz działalności prowadzonej przez zleceniodawcę jest zwolniony ze składek na ZUS. Jednak taki zwrot w całości podlega opodatkowaniu.

Gdy nie jest możliwe wyodrębnienie połączeń wykonanych na rzecz zleceniodawcy, może on wypłacać zleceniobiorcy ryczałt za używanie prywatnego telefonu. Taki ryczałt podlega w całości oskładkowaniu i opodatkowaniu. Należy przy tym pamiętać, że jego wysokość powinna odpowiadać realnym kosztom związanym z użytkowaniem telefonu. W przeciwnym razie ryczałt nie powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy.

Konsekwencje składkowo-podatkowe przyznania zleceniobiorcy świadczeń pozapłacowych

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.009.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.010.jpg@RY2@

 

 * Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

** Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawa prawna

  • art. 18 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • § 2 ust. 1 pkt 9, pkt 13, pkt 15, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
  • art. 11 ust. 2, ust. 2a, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  • art. 77 § 1 Kodeksu pracy,
  • rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?