Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu i telefonu zleceniobiorcy

Niektóre świadczenia przyznane zleceniobiorcom podlegają zwolnieniu ze składek i podatku. Aby jednak zostały prawidłowo przyznane, rozliczone, a następnie zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy, powinien on prowadzić w tym zakresie stosowną dokumentację.

Podróż zleceniobiorcy

Wykonywanie zlecenia może wiązać się z wyjazdami zleceniobiorcy poza stałe miejsce wykonywania prac objętych umową. W takim przypadku strony powinny umieścić w umowie stosowne zapisy dotyczące takich wyjazdów i ustalić zasady zwrotu kosztów podróży. Jeżeli konieczność wyjazdu pojawi się w trakcie wykonywania zlecenia, strony powinny dokonać uregulowań w tym zakresie w aneksie do umowy. Należy przy tym mieć na uwadze, że podróże zleceniobiorcy powinny mieć ścisły związek z przedmiotem zlecenia lub z działalnością prowadzoną przez zleceniodawcę.

W takiej sytuacji przyznane zleceniobiorcy należności z tytułu wyjazdu na potrzeby zleceniodawcy są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych na obszarze kraju. Natomiast od powstałej nadwyżki zleceniodawca powinien potrącić składki na ZUS oraz zaliczkę na podatek.

Jeśli wyjazdy zleceniobiorcy nie są związane z przedmiotem umowy lub z działalnością zleceniodawcy, zwrot kosztów podróży, mimo że nie będzie przekraczał wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych, nie będzie zwolniony ze składek i z podatku. Wówczas pełną wysokość takiego zwrotu kosztów należy obniżyć o obowiązkowe potrącenia publicznoprawne. Ponadto zleceniodawca nie będzie mógł zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

WAŻNE!

Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy odbytej w celu należytego wykonania zlecenia jest zwolniony ze składek i podatku.

---

Ryczałt za jazdy lokalne i „kilometrówka” w podróży

Zleceniodawca może przyznać zleceniobiorcy ryczałt za korzystanie z prywatnego samochodu w jazdach lokalnych na potrzeby zawartego zlecenia i lub/prowadzonej działalności. Wówczas strony powinny zawrzeć w tym zakresie stosowną umowę o użyczenie pojazdu. Umowa powinna określać w szczególności wysokość ryczałtu i zasady jego wypłaty.

Zwrot kosztów używania pojazdu na potrzeby zleceniodawcy następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr i liczby przejechanych kilometrów. Przyznanie i wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez zleceniobiorcę pisemnego oświadczenia o używaniu prywatnego pojazdu na potrzeby zleceniodawcy. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni, w których zleceniobiorca nie wykonywał prac objętych umową lub nie dysponował pojazdem na potrzeby zleceniodawcy. Przyznany ryczałt jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do kwoty miesięcznego limitu lub do wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Natomiast świadczenie to w całości podlega opodatkowaniu.

WAŻNE!

Ryczałt przyznany zleceniobiorcy za używanie prywatnego pojazdu na rzecz zleceniodawcy jest zwolniony ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu.

Wykorzystywanie pojazdu w innym celu niż do wykonania prac objętych umową lub do działalności prowadzonej przez zleceniodawcę powoduje, że wypłata ryczałtu pod względem zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy jest nieuzasadniona.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 1600 zł, zgodnie z umową od 1 kwietnia 2011 r. otrzymuje co miesiąc ryczałt za 700 kilometrów na jazdy lokalne na terenie Warszawy. Strony ustaliły stawkę za 1 km przebiegu pojazdu na poziomie 0,95 zł. Zleceniobiorca jest właścicielem samochodu o pojemności skokowej silnika 1100 cm³. Zawarta umowa jest jedynym tytułem do ubezpieczeń tej osoby. Zleceniobiorca przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wiedząc, że stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu o pojemności silnika powyżej 900 cm³ zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r. wynosi 0,8358 zł, obliczamy wynagrodzenie do wypłaty.

Krok 1. Ustalenie faktycznej kwoty ryczałtu na jazdy lokalne:

700 km x 0,95 zł = 665 zł.

Krok 2. Ustalenie kwoty ryczałtu na jazdy lokalne według rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych:

700 km x 0,8358 zł = 585,06 zł.

Krok 3. Ustalenie różnicy podlegającej oskładkowaniu:

665 zł – 585,06 zł = 79,94 zł.

---

Lista płac za kwiecień 2011 r.

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.001.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.002.jpg@RY2@

Przyznanie zleceniobiorcy comiesięcznego ryczałtu w jazdach lokalnych nie wyłącza możliwości przyznania mu zwrotu kosztów z tytułu używania samochodu w podróży na rzecz zleceniodawcy, jeśli zawarte zlecenie przewiduje taki zwrot. W przypadku gdy umowa nie przewiduje zwrotu tych kosztów, regulacje w zakresie ich refundacji przez zleceniodawcę należy wprowadzić aneksem do zawartego zlecenia. Zwrot kosztów delegacji odbytej prywatnym samochodem rozliczony na podstawie tzw. kilometrówki, czyli w ewidencji przebiegu pojazdu, będzie zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z podatku pod warunkiem, że cel podróży będzie dotyczył interesów gospodarczych zleceniodawcy. Jeżeli taka wypłata będzie prawidłowo przyznana, nie powinno być problemów z dowiedzeniem (w razie kontroli) celowości tych wydatków. Taka sama sytuacja dotyczy innych kosztów, np. diet, kosztów przejazdów czy noclegów zleceniobiorcy.

W umowie zlecenia należy wyraźnie zaznaczyć, że to zleceniodawca finansuje przejazdy, noclegi oraz zapewnia zleceniobiorcy zwrot innych kosztów związanych z podróżą.

Ponadto, aby zleceniodawca mógł zaliczyć takie wydatki do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, musi wykazać, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodu.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca otrzymuje ryczałt za używanie pojazdu prywatnego na potrzeby zleceniodawcy w jazdach lokalnych po Warszawie za 700 km oraz tzw. kilometrówkę. Zleceniobiorca dysponuje prywatnym samochodem o pojemności skokowej silnika 1300 cm³. W umowie strony określiły wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu w jazdach lokalnych na poziomie 0,8358 zł. W kwietniu zleceniobiorca przez 4 dni przebywał w delegacji, dokąd pojechał własnym samochodem. W takiej sytuacji ryczałt należy wypłacić w odpowiednio niższej wysokości, zgodnie z poniższym wyliczeniem:

● 700 km x 0,8358 zł = 585,06 zł,

● 585,06 zł : 22 = 26,59 zł za 1 dzień; 4 dni x 26,59 zł = 106,36 zł (potrącenie),

● 585,06 zł – 106,36 zł = 478,70 zł.

PRZYKŁAD

W kwietniu zleceniobiorca był w delegacji w interesach zleceniodawcy prywatnym samochodem o pojemności silnika 1200 cm³ i przejechał 500 km zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu. Kartę ewidencji przebiegu pojazdu zleceniobiorca przedłożył zleceniodawcy, a ten ją zatwierdził. W umowie strony ustaliły stawkę za 1 km przebiegu tego pojazdu w wysokości 0,8358 zł. Zleceniodawca wypłaci zleceniobiorcy 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł/km). Wypłacona kwota nie będzie stanowiła podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani do naliczenia podatku.

Jeżeli zleceniobiorcy jest wypłacana tzw. kilometrówka, ma on obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu prywatnego pojazdu. W przypadku jej braku lub gdy taka ewidencja ma braki formalne, a także gdy jej zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistej liczby przejechanych kilometrów, zleceniodawca nie może zaliczyć wydatków na ten cel do kosztów uzyskania przychodów. Wówczas tak przyznana „kilometrówka” w całości podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz jest opodatkowana.

WAŻNE!

Od bezzasadnie wypłaconej zleceniobiorcy tzw. kilometrówki należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek.

---

Wzór umowy zlecenia przewidującej zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego pojazdu Zleceniobiorcy na rzecz Zleceniodawcy

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.003.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.004.jpg@RY2@

Załącznik nr 1 do umowy zlecenia nr 1/04/2011 zawartej 1 kwietnia 2011 r.

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.005.jpg@RY2@

Załącznik nr 2 do umowy zlecenia nr 1/04/2011

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.006.jpg@RY2@

Załącznik nr 3 do umowy zlecenia nr 1/04/2011

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.007.jpg@RY2@

Załącznik nr 4 do umowy zlecenia nr 1/04/2011

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.008.jpg@RY2@

---

Ekwiwalent i ryczałt za używanie prywatnego telefonu

Zwrot zleceniobiorcy wydatków poniesionych w związku z używaniem przez niego prywatnego telefonu na rzecz działalności prowadzonej przez zleceniodawcę jest zwolniony ze składek na ZUS. Jednak taki zwrot w całości podlega opodatkowaniu.

Gdy nie jest możliwe wyodrębnienie połączeń wykonanych na rzecz zleceniodawcy, może on wypłacać zleceniobiorcy ryczałt za używanie prywatnego telefonu. Taki ryczałt podlega w całości oskładkowaniu i opodatkowaniu. Należy przy tym pamiętać, że jego wysokość powinna odpowiadać realnym kosztom związanym z użytkowaniem telefonu. W przeciwnym razie ryczałt nie powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy.

Konsekwencje składkowo-podatkowe przyznania zleceniobiorcy świadczeń pozapłacowych

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.009.jpg@RY2@

@RY1@i65/2011/009/i65.2011.009.000.0042.010.jpg@RY2@

 * Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

** Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawa prawna

• art. 18 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 9, pkt 13, pkt 15, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 11 ust. 2, ust. 2a, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• art. 77 § 1 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).