Czy ryczałt na korzystanie przez kierowców z płatnych sanitariatów jest zwolniony z podatku dochodowego

Zwrot kosztów w wysokości zryczałtowanej z tytułu korzystania przez kierowców z płatnych sanitariatów podlega zwolnieniu z podatku dochodowego, mimo braku dokumentów potwierdzających te wydatki.

UZASADNIENIE

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji podróży służbowej, która służyłaby do ustalenia prawa do zwolnienia należności wypłacanych z tego tytułu. Trzeba więc sięgnąć do Kodeksu pracy, który określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości ustalonej na podstawie dwóch rozporządzeń dotyczących podróży zagranicznych i krajowych pracowników sfery budżetowej, które są przepisami wykonawczymi do Kodeksu pracy. Mają więc zastosowanie w prawie podatkowym.

Pracownik odbywający podróż służbową poza granicami kraju w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę ma prawo do diet, a także do zwrotu kosztów:

• przejazdów i dojazdów,
• noclegów,
• innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Diety przysługujące pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych są przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W celu rozliczenia podróży pracownik dołącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami (za noclegi, za dojazdy miejscowe). Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z praktyki i doświadczenia życiowego wynika, że każdy pracownik – kierowca przebywający w podróży służbowej, który nie korzysta z noclegów w hotelach, musi korzystać w trakcie tej podróży z sanitariatów na parkingach. Odpłatność za korzystanie z nich polega najczęściej na wrzuceniu monet o odpowiedniej wartości do wrzutnika na drzwiach lub kabinie prysznicowej. Pracownik nie ma więc żadnej możliwości udokumentowania (rachunkiem, fakturą czy innym dokumentem) poniesionego wydatku.

Natomiast sporządzanie za każdym razem oświadczenia na piśmie o dokonaniu opłaty za skorzystanie z tych urządzeń i opisywanie przyczyn braku ich udokumentowania byłoby uciążliwe i niekiedy trudne do wykonania. Pracownik ma bowiem określony czas na dotarcie do celu podróży i nie zawsze jest możliwe pilnowanie takich formalności. Z kolei pracodawca nie może przerzucać na pracownika kosztów, które ponosi on w związku z wyjazdami w interesie i na rzecz firmy.