Kiedy dla pracownika powstaje przychód, gdy firma udostępnia mu pokój w hotelu

Przychód po stronie pracownika z tytułu udostępnienia mu pokoju w hotelu powstanie w momencie, gdy będą Państwo mogli ustalić jego wartość, tj. pod koniec każdego miesiąca na podstawie umowy zawartej z hotelem. Nie ma znaczenia termin zapłaty za hotel. Wartość tego świadczenia należy doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika za miesiąc, w którym pracownik mieszkał w hotelowym pokoju.

UZASADNIENIE

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Przepisy podatkowe uznają za przychody ze stosunku pracy wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności jest to wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Nie ma przy tym znaczenia, czy wysokość tych świadczeń została z góry ustalona. Przychodem są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Od świadczenia w formie udostępnienia pracownikowi mieszkania trzeba naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Takiego rodzaju przychód nie został bowiem zwolniony ze składek na podstawie rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Aby w podstawie wymiaru składek uwzględnić wartość nieodpłatnego świadczenia, trzeba je najpierw wycenić. Wartość pieniężna świadczeń w naturze jest ustalana w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu. Jeśli obowiązujące w firmie przepisy nie regulują tej kwestii, to świadczenie polegające na udostępnieniu lokalu mieszkalnego w hotelu należy wycenić według wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel (§ 3 pkt 3 lit. d rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Dla pracownika, któremu przyznano świadczenie w naturze lub nieodpłatne świadczenie, przychód powstaje w momencie otrzymania takiego świadczenia. Za moment otrzymania tego nieodpłatnego świadczenia uznaje się dzień, w którym jego wartość pieniężna może być ustalona. Oznacza to, że pracownik uzyskuje przychód w miesiącu, w którym znana jest wartość pieniężna świadczenia. Nie zawsze jest to miesiąc, w którym pracownik mieszka w hotelu.

WAŻNE!

Przychód z tytułu udostępnienia pracownikowi lokalu mieszkalnego (nieodpłatne świadczenie) powstaje w momencie postawienia tego lokalu do dyspozycji pracownika, jeśli w tym dniu można wycenić wartość tego świadczenia.

Natomiast jeśli wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia jest znana pracodawcy po zakończeniu danego miesiąca, to przychód dla pracownika powstaje dopiero w miesiącu ustalenia jego wartości pieniężnej.

Z pytania wynika, że zawarli Państwo z hotelem umowę w zakresie udostępnienia pracownikowi pokoju. Jeśli z treści tej umowy wynika wysokość należności, jaką co miesiąc trzeba opłacać na rzecz hotelu, to po stronie pracownika przychód w wysokości kosztów wynajmu za dany miesiąc powstaje w miesiącu, w którym pracownik dysponował lokalem (mieszkał w hotelu). W takiej bowiem sytuacji posiadają Państwo informację o wartości świadczenia z tytułu zameldowania pracownika w pokoju hotelowym.

Przychód z tytułu udostępnienia pracownikowi pokoju w hotelu w danym miesiącu należy doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy pracownika z tego miesiąca. Od całości należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne (od podstawy wymiaru pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika).

Wartość świadczenia poniesionego przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracownika w hotelu pracowniczym będzie natomiast zwolniona z podatku dochodowego, pod warunkiem że:

• pracownik ma miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, tzn. dla osób dojeżdżających do zakładu pracy z innej miejscowości.

W takiej sytuacji będą Państwo musieli rozliczyć świadczenie, które jest zwolnione z podatku dochodowego, a podlega składkom na ZUS.

PRZYKŁAD

Termin wypłaty wynagrodzenia w zakładzie pracy, według regulaminu wynagradzania, przypada zawsze na ostatni dzień miesiąca. Pracownik mieszkał w hotelu przez cały październik 2009 r., a kwota miesięcznej opłaty za pokój zgodnie z umową wynosi 600 zł. Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 3500 zł. Pracownik spełnia warunki do zwolnienia tego świadczenia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

1. Składki na ubezpieczenia społeczne za październik w części finansowanej przez pracownika:

● podstawa wymiaru: 3500 zł + 600 zł = 4100 zł,

● składki na ubezpieczenia:

- emerytalne: 4100 zł x 9,76% = 400,16 zł,

- rentowe: 4100 zł x 1,5% = 61,50 zł,

- chorobowe: 4100 zł x 2,45% = 100,45 zł.

Łącznie: 562,11 zł.

2. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

● podstawa wymiaru: 4100 zł – 562,11 zł = 3537,89 zł,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3537,89 zł x 9% = 318,41 zł.

3. Podstawa opodatkowania:

Ustalając podstawę opodatkowania należy pamiętać, że od podstawy opodatkowania nie wolno odliczać składek naliczonych od przychodów, które są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Można odliczyć tylko składki naliczone od przychodu podlegającego opodatkowaniu.

● składki na ubezpieczenia społeczne od przychodu podlegającego opodatkowaniu (samego wynagrodzenia za pracę): 3500 x 13,71%* = 479,85 zł,

● podstawa opodatkowania: 3500 zł – (479,85 zł + 111,25 zł) = 2908,90 zł; po zaokrągleniu 2909 zł.

4. Zaliczka na podatek dochodowy:

Aby ustalić wysokość zaliczki na podatek dochodowy należy pamiętać, że od zaliczki na podatek można odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru), która została naliczona od przychodów podlegających opodatkowaniu. Jeśli przychód nie podlega opodatkowaniu, składki na ubezpieczenie zdrowotne nie można odliczyć.

● wysokość zaliczki na podatek: (2909 zł x 18%) – 46,33 zł = 477,29 zł,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od zaliczki:

3500 zł x 13,71%* = 479,85 zł,

3500 zł – 479,85 zł = 3020,15 zł,

3020,15 zł x 7,75% = 234,06 zł,

● zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne: 477,29 zł – 234,06 zł = 243,23 zł; po zaokrągleniu 243 zł.

5. Wynagrodzenie do wypłaty: 3500 zł – 562,11 zł – 318,41 zł – 243 zł = 2376,48 zł.

* dla ułatwienia, składki na ubezpieczenia społeczne obliczono łącznie, w wysokości 13,71% podstawy wymiaru.

Podstawa prawna

• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 19, ust. 14, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 1, § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).