Czy w kasie firmy można wypłacić wynagrodzenie z opóźnieniem

Nie muszą Państwo w żaden sposób ponaglać pracowników do odbioru wynagrodzenia. Nie są też Państwo zobowiązani do wysyłania na adres pracowników ich wynagrodzeń. Natomiast mają Państwo obowiązek zapewnić możliwość odbioru przez pracowników środków pieniężnych w kasie, w terminie określonym w regulaminie wynagradzania i w czasie pracy zakładowej kasy.

UZASADNIENIE

Jeżeli Państwa pracownicy nie odbierają wynagrodzeń w terminie przewidzianym w regulaminie wynagradzania, a naliczone wynagrodzenia czekają w kasie na odbiór, to należy uznać, że spełniają Państwo obowiązek terminowej wypłaty wynagrodzenia. Zgodnie z obowiązującym u Państwa regulaminem wynagradzania, każdego 5. dnia następnego miesiąca kalendarzowego wynagrodzenia mają być przygotowane do wypłaty pracownikom.

Jeżeli ustalony w regulaminie wynagradzania termin wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień wolny od pracy, wówczas wynagrodzenie powinno być wypłacone w dniu poprzednim. Chodzi tu o każdy dzień, który zgodnie z obowiązującym w Państwa firmie regulaminem jest dniem wolnym od pracy. Gdy termin wypłaty przypada na niedzielę, a sobota jest dniem wolnym od pracy, wówczas wynagrodzenie wypłaca się w piątek.

W każdej chwili pracownik może upoważnić zakład pracy do wypłaty wynagrodzenia w formie przelewu na wskazane pisemnie konto bankowe. W takim przypadku pracownik powinien mieć możliwość dysponowania środkami pieniężnymi z konta w przewidzianym terminie wypłaty wynagrodzenia. Nie można wprowadzić obowiązku posiadania rachunku bankowego przez pracownika, chyba że tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik wyrazi pisemną zgodę.

Wynagrodzenie za pracownika może odebrać inna osoba, pod warunkiem że będzie posiadać pisemne pełnomocnictwo udzielone przez pracownika. Z pełnomocnictwa powinno wynikać, że do odebrania wynagrodzenia jest uprawniona przez pracownika konkretna osoba. Pełnomocnictwo wyrażone w innej formie niż pisemna jest nieważne. Pełnomocnictwo, w zależności od decyzji pracownika, może być jednorazowe, czasowe lub na czas nieokreślony.

PRZYKŁAD

Kierownik działu handlowego poinformował kasjerkę, że chce odebrać wypłatę swojego pracownika, ponieważ jest on na spotkaniu poza siedzibą firmy i już nie będzie mógł wrócić do pracy, a od następnego dnia rozpoczyna 14-dniowy urlop wypoczynkowy i wyjeżdża za granicę. Kierownik powiedział, że udaje się również na to spotkanie i zgodnie z prośbą pracownika, przekaże mu wypłatę osobiście. Kasjerka zgodziła się na prośbę kierownika. Postępowanie kasjerki było nieprawidłowe ze względu na brak stosownego pełnomocnictwa.

Pracownik może także upoważnić pisemnie inną osobę do odbioru swojego wynagrodzenia za pracę, wskazując konto bankowe tej osoby, jeżeli układ zbiorowy pracy zawiera postanowienie w tej kwestii.

Pełnomocnictwo nie jest konieczne, jeżeli wynagrodzenie pracownika będzie odbierał jego małżonek. Współmałżonek może odebrać wynagrodzenie, jeżeli:

• małżonkowie pozostają we wspólnym pożyciu (nie są w separacji),
• pracownik nie sprzeciwia się wypłacie wynagrodzenia do rąk współmałżonka; taki sprzeciw może być wyrażony w jakiejkolwiek formie, także ustnej,
• pracownik nie może odebrać wynagrodzenia z powodu przemijającej przeszkody (za przemijającą przeszkodę można uznać nieplanowany wyjazd, chorobę lub inną sytuację, która uniemożliwia odebranie wynagrodzenia przez pracownika osobiście).

Małżonek powinien potwierdzić otrzymanie wynagrodzenia, na przykład czytelnie kwitując jego odbiór.

PRZYKŁAD

Do kasy firmy zatelefonowała pracownica, że nie może przyjść po wypłatę wynagrodzenia i zgłosi się jej mąż. Kasjerka zażądała od męża pełnomocnictwa, a wobec jego braku nie wypłaciła pieniędzy mężowi. W tej sytuacji postępowanie kasjerki było nieprawidłowe, ponieważ pełnomocnictwo nie było wymagane do odbioru wynagrodzenia przez małżonka pracownicy.

Wynagrodzenie należy wypłacać w stałym i z góry ustalonym terminie. Pracownik może domagać się odsetek za zwłokę choćby za jeden dzień opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia. Nie ma tutaj znaczenia, z jakich przyczyn nastąpiło opóźnienie wypłaty, ani to, czy pracownik poniósł z tego powodu jakąkolwiek szkodę.

Odpowiedzialność za nieterminową wypłatę wynagrodzenia ponosi każda osoba uprawniona do podejmowania decyzji w sprawie opóźnionej wypłaty wynagrodzenia – może to być prezes, księgowa czy kadrowa.

PRZYKŁAD

Przed terminem wypłaty wynagrodzenia w księgowości nastąpiła awaria komputerowego programu płacowego. Księgowa poinformowała pracowników, że z przyczyn obiektywnych wypłata wynagrodzenia opóźni się o dwa dni. Jeden z pracowników wystąpił z żądaniem zapłaty odsetek za dwa dni z tytułu opóźnienia w wypłacie jego wynagrodzenia. Księgowa uznała żądanie jako niezasadne i nie wypłaciła odsetek. Prezes firmy zmienił decyzję księgowej i nakazał naliczenie i wypłatę odsetek. Postępowanie prezesa było prawidłowe.

Podstawa prawna:

• art. 86 § 1 Kodeksu pracy,
• art. 471, art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy,
• art. 29 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

Orzecznictwo uzupełniające:

• Odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. (Uchwała Sądu Najwyższego z 19 września 2002 r., III PZP 18/02, OSNP 2003/9/214)
• Pracownik może cofnąć zgodę na wypłacanie wynagrodzenia za pracę w inny sposób niż w formie pieniężnej do jego rąk lub zmienić dyspozycję w tym zakresie i takie zachowanie nie narusza obowiązku lojalności wobec pracodawcy. (Wyrok Sądu Najwyższego z 21 lutego 2002 r., I PKN 917/00, OSNP 2004/4/61)