Kategorie

Jakie koszty należy zwrócić pracownikowi za odwołanie go z urlopu

Mariusz Pigulski
Jeden z naszych pracowników 6 sierpnia 2009 r. wyjechał nad morze na 21-dniowy urlop wypoczynkowy. Niestety, 3 dni po tej dacie, z uwagi na niespodziewaną absencję chorobową zastępującej go osoby, grożącą wstrzymaniem procesu produkcyjnego, zostaliśmy zmuszeni odwołać go z tego urlopu. Jakie w związku z tym koszty powinniśmy mu zwrócić? Jeśli pracownik miałby później możliwość kontynuowania przerwanego urlopu, to czy jesteśmy zobowiązani do zrekompensowania mu kosztu ponownego dojazdu do miejscowości, w której ma wykupione wczasy?

Pracownik, którego z ważnych i uzasadnionych powodów odwołano z urlopu wypoczynkowego, jest uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych kosztów bezpośrednio związanych z takim odwołaniem (np. dokonanych opłat za pobyt w hotelu). Jeśli pracownik, którego nieoczekiwanie wezwano do powrotu do pracy, miałby później możliwość kontynuowania przerwanego urlopu, wówczas pracodawca jest zobowiązany do zrekompensowania mu kosztów ponownego dojazdu do miejscowości, w której wypoczywał w momencie uzyskania informacji o konieczności stawienia się w zakładzie.

UZASADNIENIE

Odpowiednio wcześniej sporządzony plan urlopów, a nawet uzyskanie zgody pracodawcy na wypoczynek oraz wykupienie wczasów nie musi oznaczać, że pracownik wyjedzie na urlop w ustalonym odpowiednio wcześniej terminie lub skorzysta ze wszystkich zaplanowanych dni urlopowych. Pracownik może zostać odwołany z urlopu wypoczynkowego wówczas, gdy:

  • zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
  • obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.
Reklama

Przesłanki te zostaną spełnione, kiedy będziemy mieli do czynienia np. z awarią urządzenia niezbędnego do zapewnienia ciągłości produkcji, chorobą osoby zastępującej pracownika, kontrolą zewnętrzną, ważnym spotkaniem z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane, koniecznością uczestniczenia w nieprzewidzianych wcześniej negocjacjach.

Pracodawca, który podejmuje decyzję o odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego, musi liczyć się z koniecznością zwrotu wydatków w kwocie faktycznie poniesionej przez podwładnego w związku z urlopem. Mimo że przepisy prawa nie wskazują dokładnie, jakiego rodzaju mają to być koszty, nie ma wątpliwości, że muszą one pozostawać w bezpośrednim związku z odwołaniem.

Za uzasadnione uznaje się, że pracodawca powinien oddać pracownikowi w szczególności koszty poniesione na:

  • niepodlegającą zwrotowi zapłatę za niewykorzystany w związku z wezwaniem do powrotu do pracy pobyt w ośrodku wczasowym, w sanatorium, na kwaterze prywatnej, w hotelu,
  • wykupione posiłki, które na skutek przedwczesnego zakończenia wypoczynku nie zostaną skonsumowane,
  • zakupione wycieczki fakultatywne, z których pracownik nie skorzystał i za które nie zwrócono mu pieniędzy,
  • podróż powrotną z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy (bez względu na rodzaj środka lokomocji) w wysokości udokumentowanej przez pracownika, np.: biletami kolejowymi, lotniczymi, fakturami za paliwo.

W sytuacji gdy pracownik zostaje wezwany do pracy na niedługi czas, tak że będzie mógł kontynuować urlop, pracodawca zwraca mu koszty podróży w obie strony, tzn. z miejsca urlopu do miejsca pracy i z powrotem.

Zwrot kosztów obejmuje także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli została ona również zmuszona na skutek odwołania pracownika z urlopu do przerwania odpoczynku i powrotu do domu.

Reklama

Aby pracownik otrzymał zwrot poniesionych wydatków, powinny być one w odpowiedni sposób udokumentowane, np. w postaci rachunków, faktur, biletów, pokwitowań, dowodów wpłaty itp. W literaturze prawa pracy często jest prezentowany pogląd, że gdy pracownik nie jest w stanie przedłożyć stosownych dokumentów potwierdzających fakt poniesienia określonych kosztów, możliwe jest ich skalkulowanie na podstawie przepisów o podróżach służbowych.

Zwrot wydatków poniesionych w związku z urlopem nie stanowi przysporzenia korzyści majątkowej dla pracownika. Stanowi jedynie pewną rekompensatę za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Z uwagi na to zwrot wydatków nie jest ani opodatkowany, ani oskładkowany.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Nie powinien przykładowo liczyć, że pracodawca zrekompensuje mu koszty zakupu sprzętu sportowego, turystycznego, żywności i odzieży zakupionej na wakacje. Nie może także spodziewać się rekompensaty tzw. utraconych korzyści, które dałoby się osiągnąć, gdyby nie doszło do przerwania wypoczynku (np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu bądź sprzedaży zdjęć wykonanych na wakacyjnym wyjeździe). Podobnie jest np. z kosztem kursu językowego odbytego przed wyjazdem czy z kosztem wyrobienia paszportu, który z pewnością przyda się pracownikowi niejednokrotnie również w przyszłości.

PRZYKŁAD

Henryk P. w czasie udzielonego mu urlopu wyjechał na 2 tygodnie na wycieczkę do Hiszpanii wraz z dwoma małoletnimi synami. Po 4 dniach otrzymał telefon od pracodawcy, że na skutek poważnej awarii jednej z maszyn, która jest niezbędna do nieprzerwanego procesu produkcyjnego, musi wrócić do pracy, aby usunąć usterkę urządzenia. Ponieważ Henryk P. nie mógł zostawić dzieci bez opieki za granicą, wrócił do kraju razem z synami. Po powrocie pracodawca zwrócił mu udokumentowane fakturą wystawioną przez biuro podróży wydatki poniesione na trzy osoby w części proporcjonalnej do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania z urlopu, czyli za okres od dnia odwołania do dnia przewidywanego zakończenia wykupionej wycieczki. Henryk P. nie otrzymał jednak finansowej rekompensaty z tytułu wyrobienia przed wyjazdem synom paszportów.

WAŻNE!

Pracownik, który został odwołany z urlopu, nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem.

Należy podkreślić, że spory o ewentualne odszkodowanie w związku z odwołaniem z urlopu, w trakcie których to na pracownikach spoczywa ciężar dowodu poniesionych kosztów i ich wysokości, należą do właściwości sądów pracy. Roszczenia w tym zakresie ulegają przedawnieniu po upływie 3 lat od dnia, kiedy stały się wymagalne.

Podstawa prawna

  • art. 167 Kodeksu pracy.
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?