Jakie koszty należy zwrócić pracownikowi za odwołanie go z urlopu

Pracownik, którego z ważnych i uzasadnionych powodów odwołano z urlopu wypoczynkowego, jest uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych kosztów bezpośrednio związanych z takim odwołaniem (np. dokonanych opłat za pobyt w hotelu). Jeśli pracownik, którego nieoczekiwanie wezwano do powrotu do pracy, miałby później możliwość kontynuowania przerwanego urlopu, wówczas pracodawca jest zobowiązany do zrekompensowania mu kosztów ponownego dojazdu do miejscowości, w której wypoczywał w momencie uzyskania informacji o konieczności stawienia się w zakładzie.

Autopromocja

UZASADNIENIE

Odpowiednio wcześniej sporządzony plan urlopów, a nawet uzyskanie zgody pracodawcy na wypoczynek oraz wykupienie wczasów nie musi oznaczać, że pracownik wyjedzie na urlop w ustalonym odpowiednio wcześniej terminie lub skorzysta ze wszystkich zaplanowanych dni urlopowych. Pracownik może zostać odwołany z urlopu wypoczynkowego wówczas, gdy:

• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Przesłanki te zostaną spełnione, kiedy będziemy mieli do czynienia np. z awarią urządzenia niezbędnego do zapewnienia ciągłości produkcji, chorobą osoby zastępującej pracownika, kontrolą zewnętrzną, ważnym spotkaniem z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane, koniecznością uczestniczenia w nieprzewidzianych wcześniej negocjacjach.

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

Pracodawca, który podejmuje decyzję o odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego, musi liczyć się z koniecznością zwrotu wydatków w kwocie faktycznie poniesionej przez podwładnego w związku z urlopem. Mimo że przepisy prawa nie wskazują dokładnie, jakiego rodzaju mają to być koszty, nie ma wątpliwości, że muszą one pozostawać w bezpośrednim związku z odwołaniem.

Za uzasadnione uznaje się, że pracodawca powinien oddać pracownikowi w szczególności koszty poniesione na:

• niepodlegającą zwrotowi zapłatę za niewykorzystany w związku z wezwaniem do powrotu do pracy pobyt w ośrodku wczasowym, w sanatorium, na kwaterze prywatnej, w hotelu,
• wykupione posiłki, które na skutek przedwczesnego zakończenia wypoczynku nie zostaną skonsumowane,
• zakupione wycieczki fakultatywne, z których pracownik nie skorzystał i za które nie zwrócono mu pieniędzy,
• podróż powrotną z miejsca pobytu w okresie urlopu do miejsca pracy (bez względu na rodzaj środka lokomocji) w wysokości udokumentowanej przez pracownika, np.: biletami kolejowymi, lotniczymi, fakturami za paliwo.

W sytuacji gdy pracownik zostaje wezwany do pracy na niedługi czas, tak że będzie mógł kontynuować urlop, pracodawca zwraca mu koszty podróży w obie strony, tzn. z miejsca urlopu do miejsca pracy i z powrotem.

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

Zwrot kosztów obejmuje także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli została ona również zmuszona na skutek odwołania pracownika z urlopu do przerwania odpoczynku i powrotu do domu.

Aby pracownik otrzymał zwrot poniesionych wydatków, powinny być one w odpowiedni sposób udokumentowane, np. w postaci rachunków, faktur, biletów, pokwitowań, dowodów wpłaty itp. W literaturze prawa pracy często jest prezentowany pogląd, że gdy pracownik nie jest w stanie przedłożyć stosownych dokumentów potwierdzających fakt poniesienia określonych kosztów, możliwe jest ich skalkulowanie na podstawie przepisów o podróżach służbowych.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Zwrot wydatków poniesionych w związku z urlopem nie stanowi przysporzenia korzyści majątkowej dla pracownika. Stanowi jedynie pewną rekompensatę za utraconą możliwość wypoczynku, zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy. Z uwagi na to zwrot wydatków nie jest ani opodatkowany, ani oskładkowany.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem. Nie powinien przykładowo liczyć, że pracodawca zrekompensuje mu koszty zakupu sprzętu sportowego, turystycznego, żywności i odzieży zakupionej na wakacje. Nie może także spodziewać się rekompensaty tzw. utraconych korzyści, które dałoby się osiągnąć, gdyby nie doszło do przerwania wypoczynku (np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu bądź sprzedaży zdjęć wykonanych na wakacyjnym wyjeździe). Podobnie jest np. z kosztem kursu językowego odbytego przed wyjazdem czy z kosztem wyrobienia paszportu, który z pewnością przyda się pracownikowi niejednokrotnie również w przyszłości.

PRZYKŁAD

Henryk P. w czasie udzielonego mu urlopu wyjechał na 2 tygodnie na wycieczkę do Hiszpanii wraz z dwoma małoletnimi synami. Po 4 dniach otrzymał telefon od pracodawcy, że na skutek poważnej awarii jednej z maszyn, która jest niezbędna do nieprzerwanego procesu produkcyjnego, musi wrócić do pracy, aby usunąć usterkę urządzenia. Ponieważ Henryk P. nie mógł zostawić dzieci bez opieki za granicą, wrócił do kraju razem z synami. Po powrocie pracodawca zwrócił mu udokumentowane fakturą wystawioną przez biuro podróży wydatki poniesione na trzy osoby w części proporcjonalnej do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania z urlopu, czyli za okres od dnia odwołania do dnia przewidywanego zakończenia wykupionej wycieczki. Henryk P. nie otrzymał jednak finansowej rekompensaty z tytułu wyrobienia przed wyjazdem synom paszportów.

WAŻNE!

Pracownik, który został odwołany z urlopu, nie może domagać się zwrotu kosztów pośrednio związanych z urlopem.

Należy podkreślić, że spory o ewentualne odszkodowanie w związku z odwołaniem z urlopu, w trakcie których to na pracownikach spoczywa ciężar dowodu poniesionych kosztów i ich wysokości, należą do właściwości sądów pracy. Roszczenia w tym zakresie ulegają przedawnieniu po upływie 3 lat od dnia, kiedy stały się wymagalne.

Podstawa prawna

• art. 167 Kodeksu pracy.