Jak wyliczyć należności za krajową podróż służbową

Łącznie podróż służbowa trwała 3 dni, 6 godzin i 25 minut. Jest to podróż trwająca ponad dobę, więc za rozpoczętą, ale niepełną dobę poniżej 8 godzin pracownikowi przysługuje połowa diety. Jeżeli czwarta, niepełna doba podróży wynosiłaby więcej niż 8 godzin, pracownikowi należałaby się pełna dieta także za czwartą dobę podróży. Pracownikowi w tym przypadku należy wypłacić 3,5 diety.

Wysokość diety nie może być niższa niż dieta przysługująca pracownikom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych.

Pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie. Nie spowoduje to obniżenia należnej mu diety. W podróżach krajowych można w ogóle nie wypłacać diety, jeżeli pracownikowi zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie. Nie można jej natomiast obniżyć ze względu na zapewnienie częściowego wyżywienia, co jest zasadą przy zagranicznych podróżach służbowych.

Wysokość diety od 1 stycznia 2007 r. wynosi 23 zł, pracownikowi z tego tytułu przysługuje więc: 3,5 × 23 zł = 80,50 zł.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu za dwie noce spędzone w hotelu, w wysokości udokumentowanej rachunkiem, łącznie 240 zł (dwie noce × 120 zł).

Za trzecią noc należy mu wypłacić ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, czyli 34,50 zł (23 zł × 150%).

Łącznie za noclegi należy pracownikowi wypłacić: 240 zł + 34,50 zł = 274,50 zł.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie: 162 zł (cena biletów PKP w obie strony).

Jeżeli pracownik ponosił koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej, należy mu także wypłacić ryczałt na pokrycie tych kosztów (pracownik nie przedstawił biletów potwierdzających faktycznie poniesione koszty).

Przysługuje mu 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. W tym przypadku są to 4 doby, czyli:

4 × 20% × 23 zł = 18,40 zł.

Łącznie pracownikowi przysługuje:

162 zł + 18,40 zł = 180,40 zł.

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi inne poniesione wydatki stosownie do uzasadnionych potrzeb. Jeżeli pracodawca uzna, że zakup planu Poznania był uzasadniony, to powinien zwrócić pracownikowi także koszt tego wydatku na podstawie rachunku, czyli 12,50 zł.

Pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej przysługują łącznie następujące należności:

80,50 zł (diety) + 274,50 zł (noclegi) + 180,40 zł (przejazdy) + 12,50 zł (mapa) = 547,90 zł.

Pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 400 zł, należy mu zatem wypłacić:

547,90 zł – 400 zł = 147,90 zł.

Podstawa prawna:• § 3–7 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).