Odpis na zfśs. Do 31 grudnia należy zrobić korektę odpisu za 2023 r.

• Podstawa odpisu na zfśs
• Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników
• Jak przeliczać na pełne etaty
• Jak ustalić przeciętne zatrudnienie
• Korekta odpisu na zfśs

Podstawa odpisu na zfśs

Podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. 

Autopromocja

Liczba zatrudnionych obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników

Do ustalenia przeciętnej liczby pracowników uwzględnia się pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę zawartych:

• na czas nieokreślony,

  

  Autopromocja

  Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

  Sprawdź

• na czas określony,

• na okres próbny. 

Do osób zatrudnionych zalicza się też pracowników powołanych, mianowanych lub wykonujących pracę na podstawie wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę. 

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

Przy ustalaniu przeciętnej liczby pracowników nie uwzględnia się pracowników tymczasowych. Formalnie są oni zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej i to ona jest w stosunku do nich pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy.

Ponadto w przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się osób nie będących pracownikami. Tak więc pracodawca ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych nie wlicza osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło czy zlecenia. 

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Jak przeliczać na pełne etaty

Przeliczenia pracowników zatrudnionych na część etatu na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy:

Krok 1. Ustalenie współczynnika przeliczeniowego. Jest to stosunek godzin pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy do godzin pracy w pełnym wymiarze czasu pracy.

Krok 2. Przeliczenie na pełne etaty. W tym celu należy przemnożyć liczbę pracowników zatrudnionych na część etatu przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe.

Jak ustalić przeciętne zatrudnienie

Do ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym niezbędne jest ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach.

W tym celu można zastosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, metodę uproszczoną lub metodę średniej chronologicznej:

• metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu jest stosowana w przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych. Polega ona na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca. Osób przebywających na urlopach bezpłatnych nie należy liczyć do stanów dziennych w czasie trwania tych urlopów.

• metoda uproszczona znajduje zastosowanie w razie stabilnej sytuacji kadrowej. Przeciętne zatrudnienie w miesiącu oblicza się na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa. Przy tej metodzie nie uwzględnia się osób korzystających z urlopu bezpłatnego w wymiarze powyżej 14 dni.

• metoda średniej chronologicznej także jest stosowana w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej. Polega na obliczeniu przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez dwa. Przy tej metodzie także nie należy ujmować osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni.

Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12. Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok kalendarzowy.

Autopromocja

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Sprawdź

Korekta odpisu na zfśs

Faktyczna liczba zatrudnionych jest znana dopiero na koniec roku. Z tego powodu do 31 grudnia należy skorygować odpis podstawowy do faktycznego przeciętnego zatrudnienia. W 2023 r. należy również uwzględnić, że odpis na zfśs był różny w I i II półroczu:

• od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., czyli 4434,58 zł. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wyniósł zatem 1662,97 zł,

• od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2021 r., czyli 5104,90 zł. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1914,34 zł.

Z powodu zróżnicowania wysokości odpisu i zwiększeń za 2023 r. należy je odrębnie przeliczyć - za okres I półrocza według niższej podstawy, a za II półrocze - z wyższej.

Korekta odpisu na zfśs polega na porównaniu przyjętego do naliczenia odpisu na początku roku planowanego średniorocznego stanu zatrudnienia z faktycznym, ustalonym na koniec roku. W praktyce mogą wystąpić trzy sytuacje:

• przeciętny planowany stan zatrudnienia jest niższy od przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. W takim przypadku pracodawca może wycofać nadpłatę z konta zfśs,

• przeciętny planowany stan zatrudnienia jest wyższy od przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. W takim przypadku pracodawca do 31 grudnia powinien odprowadzić na konto zfśs powstałą niedopłatę,

• przeciętny planowany stan zatrudnienia jest równy przeciętnej faktycznej liczbie zatrudnionych. W tej sytuacji odpisu na zfśs nie ma potrzeby korygować. Korekta nie jest konieczna również wtedy, gdy nastąpiły zmiany kadrowe, lecz nie nastąpiła zmiana liczby zatrudnionych pracowników i wymiaru ich czasu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 5, art. 5l ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.)

• § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)