Odpis na zfśs. Do 31 grudnia należy zrobić korektę odpisu za 2023 r.

• Podstawa odpisu na zfśs
• Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników
• Jak przeliczać na pełne etaty
• Jak ustalić przeciętne zatrudnienie
• Korekta odpisu na zfśs

Podstawa odpisu na zfśs

Podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. 

Liczba zatrudnionych obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników

Do ustalenia przeciętnej liczby pracowników uwzględnia się pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę zawartych:

• na czas nieokreślony,

• na czas określony,

• na okres próbny. 

Do osób zatrudnionych zalicza się też pracowników powołanych, mianowanych lub wykonujących pracę na podstawie wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę. 

Przy ustalaniu przeciętnej liczby pracowników nie uwzględnia się pracowników tymczasowych. Formalnie są oni zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej i to ona jest w stosunku do nich pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy.

Ponadto w przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się osób nie będących pracownikami. Tak więc pracodawca ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych nie wlicza osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło czy zlecenia. 

Jak przeliczać na pełne etaty

Przeliczenia pracowników zatrudnionych na część etatu na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy:

Krok 1. Ustalenie współczynnika przeliczeniowego. Jest to stosunek godzin pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy do godzin pracy w pełnym wymiarze czasu pracy.

Krok 2. Przeliczenie na pełne etaty. W tym celu należy przemnożyć liczbę pracowników zatrudnionych na część etatu przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe.

Jak ustalić przeciętne zatrudnienie

Do ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym niezbędne jest ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach.

W tym celu można zastosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, metodę uproszczoną lub metodę średniej chronologicznej:

• metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu jest stosowana w przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych. Polega ona na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca. Osób przebywających na urlopach bezpłatnych nie należy liczyć do stanów dziennych w czasie trwania tych urlopów.

• metoda uproszczona znajduje zastosowanie w razie stabilnej sytuacji kadrowej. Przeciętne zatrudnienie w miesiącu oblicza się na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa. Przy tej metodzie nie uwzględnia się osób korzystających z urlopu bezpłatnego w wymiarze powyżej 14 dni.

• metoda średniej chronologicznej także jest stosowana w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej. Polega na obliczeniu przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez dwa. Przy tej metodzie także nie należy ujmować osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni.

Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12. Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok kalendarzowy.

Korekta odpisu na zfśs

Faktyczna liczba zatrudnionych jest znana dopiero na koniec roku. Z tego powodu do 31 grudnia należy skorygować odpis podstawowy do faktycznego przeciętnego zatrudnienia. W 2023 r. należy również uwzględnić, że odpis na zfśs był różny w I i II półroczu:

• od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., czyli 4434,58 zł. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wyniósł zatem 1662,97 zł,

• od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2021 r., czyli 5104,90 zł. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1914,34 zł.

Z powodu zróżnicowania wysokości odpisu i zwiększeń za 2023 r. należy je odrębnie przeliczyć - za okres I półrocza według niższej podstawy, a za II półrocze - z wyższej.

Korekta odpisu na zfśs polega na porównaniu przyjętego do naliczenia odpisu na początku roku planowanego średniorocznego stanu zatrudnienia z faktycznym, ustalonym na koniec roku. W praktyce mogą wystąpić trzy sytuacje:

• przeciętny planowany stan zatrudnienia jest niższy od przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. W takim przypadku pracodawca może wycofać nadpłatę z konta zfśs,

• przeciętny planowany stan zatrudnienia jest wyższy od przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. W takim przypadku pracodawca do 31 grudnia powinien odprowadzić na konto zfśs powstałą niedopłatę,

• przeciętny planowany stan zatrudnienia jest równy przeciętnej faktycznej liczbie zatrudnionych. W tej sytuacji odpisu na zfśs nie ma potrzeby korygować. Korekta nie jest konieczna również wtedy, gdy nastąpiły zmiany kadrowe, lecz nie nastąpiła zmiana liczby zatrudnionych pracowników i wymiaru ich czasu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 5, art. 5l ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.)

• § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)