Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne
REKLAMA
Etapy postępowania z dokumentacją:
• przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,
• wewnętrzny obieg informacji,
• opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),
• wysyłanie informacji na zewnątrz,
• gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.
Kluczem do zrozumienia przebiegu procesu obiegu dokumentów jest system kancelaryjny. Każdą pracę dotyczącą ustalania zasad obiegu dokumentów należy zaczynać od ustalenia, na jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierać obieg dokumentów w danej firmie. System kancelaryjny determinuje bowiem wszystkie pozostałe czynności z tym związane.
Do dyspozycji są trzy podstawowe systemy kancelaryjne:
• dziennikowy,
• bezdziennikowy,
• mieszany.
System dziennikowy
To najczęściej spotykany system kancelaryjny. W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.
Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:
kolejny numer pisma w danym roku - 23/07 - rok bieżący
Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.
Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:
• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
• dwa dzienniki - jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,
• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, zaproszenia).
W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.
System bezdziennikowy
Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.
System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to dokument zawierający klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności firmy/instytucji. Rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dlatego też system bezdziennikowy zwany jest też czasami systemem dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.
Przykładowa sygnatura pisma w systemie bezdziennikowym:
WK. DZ. 1-3/2007
Skrót nazwy firmy i działu (WK. DZ)
Numer z rzeczowego wykazu akt (1)
Numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw (3)
Rok bieżący (2007)
System bezdziennikowy jest obowiązkowym systemem w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych).
System mieszany
Równocześnie stosuje się dziennik podawczy i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.
Wady i zalety systemów
Wybierając jeden z powyższych systemów, należy wiedzieć, na czym polegają założenia każdego z nich, jak również, jakie są ich wady i zalety. W tabeli poniżej zawarta jest próba systematyzacji dwóch systemów: dziennikowego i bezdziennikowego. System mieszany łączy oba systemy, znosi niejako większość ich wad, a zwiększa ich skuteczność.
Agnieszka Korach
Akademia Asystentek i Sekretarek
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat