REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne

REKLAMA

Każda działalność wiąże się z tworzeniem dokumentów. Firmy i instytucje przykładają dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu. Jak powinien poprawnie przebiegać taki proces.

Etapy postępowania z dokumentacją:

REKLAMA

Autopromocja

• przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,

• wewnętrzny obieg informacji,

• opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),

• wysyłanie informacji na zewnątrz,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.

Kluczem do zrozumienia przebiegu procesu obiegu dokumentów jest system kancelaryjny. Każdą pracę dotyczącą ustalania zasad obiegu dokumentów należy zaczynać od ustalenia, na jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierać obieg dokumentów w danej firmie. System kancelaryjny determinuje bowiem wszystkie pozostałe czynności z tym związane.

Do dyspozycji są trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

System dziennikowy

To najczęściej spotykany system kancelaryjny. W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku - 23/07 - rok bieżący

Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:

• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,

• dwa dzienniki - jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,

• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, zaproszenia).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.

System bezdziennikowy

Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to dokument zawierający klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności firmy/instytucji. Rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dlatego też system bezdziennikowy zwany jest też czasami systemem dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie bezdziennikowym:

WK. DZ. 1-3/2007

Skrót nazwy firmy i działu (WK. DZ)

Numer z rzeczowego wykazu akt (1)

Numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw (3)

Rok bieżący (2007)

System bezdziennikowy jest obowiązkowym systemem w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych).

System mieszany

Równocześnie stosuje się dziennik podawczy i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.

Wady i zalety systemów

Wybierając jeden z powyższych systemów, należy wiedzieć, na czym polegają założenia każdego z nich, jak również, jakie są ich wady i zalety. W tabeli poniżej zawarta jest próba systematyzacji dwóch systemów: dziennikowego i bezdziennikowego. System mieszany łączy oba systemy, znosi niejako większość ich wad, a zwiększa ich skuteczność.

Agnieszka Korach

Akademia Asystentek i Sekretarek

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dodatek za pracę w porze nocnej po 1 lipca 2024

1 lipca 2024 r. zmianie uległa wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej. Od 1 lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4300 zł brutto. W związku z podwyższeniem wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, zmianie uległa także wysokość dodatku za pracę w porze nocnej.

Świadectwo pracy [treść świadectwa pracy, załączane informacje, termin wydania]

Świadectwo pracy potwierdza zakończone zatrudnienie. Dokument ten pracodawca wydaje pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Razem ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje też informacje dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Kto jest chroniony przed zwolnieniem? 5 przypadków

Kto jest chroniony przed zwolnieniem w formie wypowiedzenia umowy o pracę? Oto 5 szczególnych przypadków przewidzianych w Kodeksie pracy. Przepisy te zapewniają stabilność zatrudnienia i ochronę przed niesprawiedliwym traktowaniem.

Co najbardziej motywuje pracowników? Czego pracownik wymaga od szefa?

Oczywiste jest, że najbardziej motywują pracowników pieniądze. Co jest drugim w kolejności najlepszym motywatorem? Wyniki różnią się w zależności od pokolenia pracowników i stanowiska. Na czym zależy młodszym, a na czym starszym pracownikom? Czego pracownik wymaga od szefa? Okazuje się, że ważne jest, aby przełożony potrafił przyznać się do błędu i by stosował wobec wszystkich równe zasady. 

REKLAMA

Konfederacja Lewiatan: Trzeba zmienić sposób ustalania minimalnego wynagrodzenia za pracę

Konieczne jest większe powiązanie wynagrodzenia minimalnego z aktualną lub prognozowaną sytuacją gospodarczą. Mogłoby się to odbywać poprzez zmniejszenie roli rządu w tym procesie.

Czterodniowy tydzień pracy: Kodeks pracy już umożliwia pracę na cały etat przez 4 dni w tygodniu

W przestrzeni medialnej trwa debata nad skróceniem tygodnia pracy do czterech dni w tygodniu. Resort rodziny analizuje możliwość skrócenia czasu pracy do 4 dni, bądź 35 godzin. Przy tej okazji warto przypomnieć, że kodeks pracy umożliwia taką pracę.

Główny Inspektor Pracy: Praca zdalna może wpływać na wydajność pracowników

Do Państwowej Inspekcji Pracy nie wpływa wiele skarg w związku z pracą zdalną. Zdaniem Głównego Inspektora Pracy, w praktyce najlepiej sprawdza się praca zdalna okazjonalna. Praca zdalna może wpływać na wzrost wydajności pracowników.

ZUS: ponad 1,1 mln cudzoziemców (w tym 771 tys. obywateli Ukrainy) płaci polskie składki na ubezpieczenia społeczne

Na koniec czerwca 2024 roku do ubezpieczeń społecznych w ZUS było zgłoszonych 1 mln 160 tys. cudzoziemców. W ciągu miesiąca przybyło ich blisko 10 tys. a od 2008 roku ponad 1 mln 140 tys. Takie dane podał 24 lipca 2024 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

REKLAMA

Awaria uniemożliwiająca wykonywanie pracy, a wynagrodzenie pracownika

Awaria w miejscu pracy może skutecznie uniemożliwić wykonywanie obowiązków zawodowych, stając się poważnym problemem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Niespodziewane problemy techniczne, takie jak przerwy w dostawie prądu, awarie sprzętu komputerowego, czy problemy z infrastrukturą, mogą prowadzić do przestojów i zakłóceń w normalnym funkcjonowaniu firmy. W artykule omówimy, jakie prawa przysługują pracownikom w przypadku wystąpienia awarii i jakie obowiązki mają pracodawcy w takich sytuacjach.

Jakie prawa ma pracownik niepełnosprawny?

Pracownikom niepełnosprawnym przysługują dodatkowe uprawnienia w miejscu pracy. Uprawnienia te przysługują od dnia złożenia pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności.

REKLAMA