Porządek w dokumentach

• Posortuj sprawy tak, aby zaszeregować kilka do jednego tematu. Nieraz bowiem okazuje się, że daną sprawą zajmowałaś się dwu- lub nawet trzykrotnie. Zastanów się, czy możliwe jest przekazanie pewnych zadań innymi działom. Jeśli tak - zrób to natychmiast.

• Wszystko co nieważne natychmiast wyrzucaj do kosza. Gromadzenie zbędnych dokumentów „na podkładkę” jest niepotrzebne. Dokumenty, które trzeba przekazać innym, musimy przekazać natychmiast: wystarczy wpisać inicjały pracownika i włożyć dokument do koszyczka „wychodzące”.

• Zadbaj o efektywny system przechowywania dokumentów. Wpływające pisma oraz kopie tych wychodzących muszą być systematycznie odkładane, aby nie tracić czasu na ich odszukiwanie.

• Nigdy nie wracaj do tego samego papierka. Należy wykorzenić niedobry zwyczaj odkładania dokumentu do koszyczka „przychodzące” i ciągłego wracania do niego w przerwach między innymi zajęciami. Najlepszym sposobem jest załatwienie sprawy w momencie, kiedy dokument pojawi się na naszym biurku. Piszemy odpowiedź, wkładamy do segregatora albo do koszyczka „przeczytać” lub - jeśli dokument dotyczy późniejszej sprawy - odkładamy do odpowiedniego koszyczka i załatwiamy od ręki w odpowiednim czasie.

• Dokumenty można przechowywać w szafach, szufladach, wysuwanych pojemnikach, zawieszone pionowo na specjalnych stelażach. Zastosowanie zróżnicowanej kolorystyki, list informacyjno-opisowych i znaczników decyduje o czytelności dokumentacji. Te systemy zapewniają łatwe odszukanie żądanego dokumentu, a także gwarantują porządek.

Zdzisława Koźmin