Automatyzacja kadr i płac a zmiany wynikające z Polskiego Ładu

Kadry i płace a zmiany wynikające z Polskiego Ładu

Do reformy "Polski Ład" byliśmy przygotowywani od wielu miesięcy. Zmiany w naliczaniu wynagrodzeń, podwyższenie kwoty wolnej od podatku czy brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku – to jedne z kilku ważniejszych modyfikacji. Wciąż jednak wiele zagadnień pozostaje niejasnych, pracownicy nie są świadomi, jakie oświadczenia powinni złożyć, a wielu z nich otrzymało niższe pensje w styczniu 2022 roku.

Proces wyliczania wynagrodzenia już w ubiegłych latach nie należał do najprostszych. Polski Ład tylko go skomplikował i nawet działy kadr i płac mają kłopot z obliczeniem zaliczki na podatek dochodowy. Przy tak wielu nowych zmiennych nietrudno jest o pomyłkę. Jakie zmiany pod uwagę powinny wziąć osoby zajmujące się rozliczaniem pracowników w organizacjach?

Najważniejsze zmiany wprowadzone przez Polski Ład:

1. Podniesienie kwoty wolnej od podatku

Do końca roku 2021 kwota wolna wynosiła 8000 zł i była degresywna, czyli im wyższe zarobki, tym kwota wolna od podatku była niższa. Od 1 stycznia 2022 r. kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł i jest kwotą stałą. Dotyczy ona każdego podatnika rozliczającego się według skali podatkowej. Zarabiający powyżej 2500 zł zapłacą podatek od nadwyżki.

2. Zmiana progu podatkowego

Drugi próg podatkowy podwyższony został do 120 000 zł (poprzednio wynosił 85 528 zł). Oznacza to, że do tej kwoty stawka podatku wynosić będzie 17%, a po jej przekroczeniu "wskoczymy" w drugi próg podatkowy, który wynosi 32%.

3. Brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku dochodowego

To największa i najbardziej odczuwalna zmiana Polskiego Ładu. Od 1 stycznia 2022 r. nie ma możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku. Co więcej, wysokość składki zdrowotnej, w zależności od wybranej formy opodatkowania, uzależniona została od wysokości osiągniętego dochodu lub przychodu. Oznacza to wzrost kosztów dla przedsiębiorców, niekiedy nawet do kilku tysięcy złotych. Zmianę najbardziej odczują przedsiębiorcy rozliczający się podatkiem liniowym (19%).

4. Ulga dla klasy średniej

Ulga dla klasy średniej powstała w celu zniwelowania niekorzystnych zmian związanych z brakiem możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku. Przeznaczona jest dla osób, które osiągają przychody: ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej według skali.

Pracodawca ma obowiązek stosować ulgę dla klasy średniej dla każdego pracownika, który osiąga przychody w przedziale miesięcznym od 5 701 zł do 11 141 zł. Pracownik natomiast może zrezygnować z ulgi, musi wtedy złożyć u pracodawcy odpowiedni wniosek.

Ulga dla klasy średniej rozliczana jest rocznie i obejmuje przedział od 68 412 zł do 133 692 zł. Oznacza to, że jeżeli pracownik w ciągu roku korzystał z ulgi, a podczas składania zeznania podatkowego okaże się, że nie zmieścił się w podanym przedziale (otrzymał np. wysoką premię pod koniec roku) to będzie musiał dopłacić podatek.

5. Terminy rozliczania składek ZUS

Składki ZUS należy rozliczyć do:

• 5 dnia miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• 15 dnia miesiąca – płatnicy składek, osobowość prawna,
• 20 dnia miesiąca – pozostali płatnicy składek.

6. Rozszerzony PIT-0

PIT-0 to ulga, która zwalnia z podatku dochodowego przychody, które mieszczą się do kwoty 85 528 zł i dotyczy ona:

• osób do 26 roku życia
• seniorów (kobiety po 60 roku życia i mężczyźni po 65 roku życia)
• rodzin wielodzietnych (4+)
• osób powracających z zagranicy

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r.

8 stycznia 2022 r. w życie weszło rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy. Rozporządzenie wskazuje, że zaliczki na podatek dochodowy w 2022 roku nie powinny być wyższe niż zaliczki obliczane do końca 2021 roku. Rozporządzenie dotyczy osób pracujących na podstawie umowy o pracę, zlecenie, emerytów, rencistów – otrzymujących wynagrodzenie do 12 800 zł brutto.

Oznacza to, że osoby, które w styczniu dostały niższą wypłatę (obliczoną na podstawie zasad Polskiego Ładu), otrzymają korektę wynagrodzenia. Gdzie jest jednak haczyk? Każdy podatnik będzie musiał rozliczyć się na koniec roku podatkowego z otrzymanych pieniędzy. Jest to swojego rodzaju kredyt od rządu, który podatnik będzie musiał spłacić.

Automatyzacja kadr i płac

Automatyzacja procesów HR to przyszłość nie tylko kadr i płac, ale również działów HR. Systemy kadrowo-płacowe, które automatycznie generują rozliczenia, to ogromna oszczędność czasu oraz przede wszystkim mniejsze ryzyko popełnienia błędu. Na podstawie dokumentów wprowadzonych do systemu, umów i grafików pracy, system jest w stanie sam wyliczyć wynagrodzenie, stworzyć listę płac, wysłać paczki przelewów czy wygenerować paski wynagrodzeń.

Kalkulator wynagrodzeń

Ogromną pomocą może być kalkulator wynagrodzeń, w którym dostępne są opcje:

• typ umowy i data jej obowiązywania
• schemat finansowy
• PIT-0
• ulga dla klasy średniej
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r
• przystąpienie do PPK
• kwota zmniejszająca podatek
• norma godzin w miesiącu

Wystarczy zaznaczyć wybrane opcje i otrzymamy kwotę wynagrodzenia netto i brutto, z jego wszystkimi składnikami. Dzięki temu można porównać wysokość np. składki zdrowotnej lub zaliczki na podatek dochodowy w 2021 i 2022 roku. Możemy również przeprowadzić symulację wynagrodzenia dla pracownika, który zastanawia się, czy skorzystać z ulgi dla klasy średniej lub rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r.

Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów online zapewnia nieprzerwany dostęp do wszystkich firmowych dokumentów, wniosków urlopowych, faktur czy ewidencji czasu pracy – a to wszystko z poziomu aplikacji.

Elektroniczny obieg dokumentów to lepsza komunikacja między działem kadr, a np. działem zarządzania zasobami ludzkimi. Niezależnie od miejsca pracy, osoby zarządzające kadrami mogą sprawdzić dostępny limit urlopowy dla danego pracownika, przyjąć wnioski urlopowe, rozliczyć pracowników, wystawić umowy czy np. dać dostęp nowym pracownikom do szkoleń BHP.

Ogromne znaczenie ma również bezpieczeństwo przechowywanych danych, w systemie znajdują się przecież poufne dane na temat całego przedsiębiorstwa. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich dane są odpowiednio zabezpieczone. Dlatego, wybierając system kadrowo-płacowy należy mieć na uwadze, czy spełnia on wszystkie standardy bezpieczeństwa.

Portal pracowniczy

To naturalna konsekwencja automatyzowania procesów w organizacji. Dzięki indywidualnemu portalowi, każdy pracownik ma dostęp do swoich dokumentów, grafików czy umów. Widzi ilość dni urlopowych dostępnych oraz wykorzystanych. Intuicyjnie może zgłosić elektroniczny wniosek urlopowy, który dział kadr niezwłocznie otrzyma. Widoczność portalu pracowniczego zależna jest od administratora, który może ograniczać ją w dowolnym zakresie.