Kategorie

Jakie raporty złożyć w ZUS za pracownika, który nie dostarczył zwolnienia lekarskiego

Joanna Goliniewska
Pracownik był nieobecny w pracy przez cały czerwiec br. Poinformował firmę, że jest chory, ale zgubił zwolnienie lekarskie. Nie dostał w czerwcu żadnego wynagrodzenia. Poinformowaliśmy go, że wynagrodzenie chorobowe otrzyma dopiero po dostarczeniu odpisu zwolnienia. Co zrobić, jeśli nie mamy jeszcze oryginału zaświadczenia? Jak rozliczyć składki, jeśli odpis zwolnienia lekarskiego pracownik przysłał faksem?

Nie mogą Państwo wypłacić pracownikowi wynagrodzenia chorobowego na podstawie dostarczonego faksem odpisu zwolnienia lekarskiego. Może on ewentualnie stanowić podstawę do uznania nieobecności pracownika za usprawiedliwioną. W takim przypadku za czerwiec należy złożyć za pracownika raport ZUS RSA z kodem 151. Jeśli za ten okres pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe, będą je Państwo musieli wykazać w raporcie ZUS RSA za miesiąc, w którym nastąpi wypłata tego wynagrodzenia (najprawdopodobniej za lipiec br.). Będą Państwo musieli wówczas również korygować raport ZUS RSA złożony z kodem 151.

UZASADNIENIE

Pracodawca przekazuje do ZUS dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne i deklarację miesięczną) po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym do rozliczania składek. Za każdy miesiąc kalendarzowy ma obowiązek złożyć za pracownika imienny raport:

Reklama

Okresy przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 121, 122, 151, 152 (urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia i okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) muszą być wykazywane w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA. Oznacza to, że w polach „Data od” i „Data do” nie mogą zostać podane daty wykraczające poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.

Inaczej jest przy wykazywaniu okresu pobierania wynagrodzenia za okres choroby i innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Należy je wykazywać i rozliczać w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostały wypłacone. Przy czym okres, za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby bądź macierzyństwa (kody 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332) oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie tych świadczeń (kody 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336) nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA. Zatem daty podane w polach „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, ale nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.

WAŻNE!

Świadczenia za czas niezdolności do pracy należy rozliczać w dokumentach za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata.


Przy ustalaniu prawa do zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby dokumentem potwierdzającym niezdolność do pracy jest zaświadczenie lekarskie wystawione przez upoważnionego lekarza na druku ZUS ZLA. Prawo do świadczenia chorobowego można ustalić i wypłacić dopiero po przedłożeniu takiego zaświadczenia. W razie zagubienia zaświadczenia lekarskiego, lekarz, który wydał zaświadczenie, na wniosek ubezpieczonego sporządza wypis z kopii tego zaświadczenia. Zwolnienie lekarskie przekazane faksem nie jest właściwym dokumentem do wypłaty zasiłku.

Rodzaj raportu, jaki należy złożyć za pracownika w podanej sytuacji, zależy od tego, jakie dokumenty będą w posiadaniu pracodawcy w chwili sporządzania raportów za czerwiec br.

Reklama

Jeśli w momencie sporządzania dokumentów rozliczeniowych za czerwiec br. zakład pracy będzie posiadał dokumenty, z których będzie wynikać, że pracownik jest uprawniony do świadczenia za okres nieobecności w pracy (oryginał zwolnienia lekarskiego lub wypis z kopii tego zwolnienia), to nie będzie potrzeby składania za ten miesiąc raportu ZUS RSA z wykazanym okresem przerwy w opłacaniu składek. Okres świadczenia i przerwy zostanie wykazany w dokumentach za miesiąc, w którym nastąpi wypłata świadczenia.

Jeśli jednak zakład pracy w chwili sporządzania dokumentów rozliczeniowych za czerwiec nie będzie posiadał odpowiedniego dokumentu służącego do wypłaty świadczenia, to powinien okres nieobecności pracownika wykazać w raporcie ZUS RSA – odpowiednio do sytuacji, uznając ją za usprawiedliwioną niepłatną (kod 151) lub nieusprawiedliwioną (kod 152).

Kwestia wyboru odpowiedniego kodu zależy od uznania nieobecności za usprawiedliwioną bądź nieusprawiedliwioną. Może tu mieć właśnie znaczenie przysłanie faksem wypisu z kopii zwolnienia lekarskiego.

Jeśli złożą Państwo za pracownika za czerwiec br. raport ZUS RSA z kodem 151 lub 152 (z powodu braku oryginału/wypisu z kopii zwolnienia lekarskiego na dzień sporządzania raportu), to po wypłacie świadczenia należy również skorygować ten raport. Korygujący raport za czerwiec br. należy sporządzić podając w bloku III.B ten sam okres nieobecności w polach 03 i 04 co w raporcie pierwszorazowym; a pola 05 (liczba dni zasiłkowych) i 06 (kwota) pozostawić puste. Właściwy kod świadczenia należy podać w polu 02.

Podstawa prawna

  • art. 41 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • art. 53 ust. 1, art. 64 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
  • § 2 ust. 5 i ust. 6, rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.),
  • załącznik nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?