Czy ryczałtowo rozliczany dowóz pracowników do pracy podlega oskładkowaniu

RADA 

Rozstrzygnięcie kwestii oskładkowania kosztów poniesionych na dowóz pracowników zależy od treści umowy, jaką zawarli Państwo z przewoźnikiem. Przychód ten będzie podlegał składkom, jeśli będzie możliwe ustalenie wartości kosztów dojazdu na jedną osobę. W przypadku pracowników przychód ten może być jednak zwolniony ze składek, jeśli gwarancja dowozu do pracy wynika z wewnątrzzakładowych przepisów.

UZASADNIENIE

Jeżeli kwota, którą Państwo będą płacić przewoźnikowi, jest ustalona tak, że można wskazać wartość świadczenia przypadającą na poszczególnych pracowników i zleceniobiorców, to będzie to przychód z umowy o pracę albo z umowy zlecenia dla tych osób. Taki sposób rozliczeń będzie polegał na wykupieniu usług transportowych dla określonej liczby osób, nawet jeśli osoby te nie będą zawsze korzystać z dojazdu.

Jeśli jednak, zgodnie z umową zawartą z przewoźnikiem, będą Państwo opłacać z tego tytułu ryczałt, bez względu na liczbę pracowników korzystających z dojazdu, to nie będzie możliwe ustalenie przychodu na jedną osobę. W takiej sytuacji nie będzie możliwości ustalenia ceny usługi na konkretnego pracownika czy zleceniobiorcę, ani określenia, który z pracowników w danym dniu korzystał z przewozu. Tym samym po stronie pracowników i zleceniobiorców nie powstanie przychód ze stosunku pracy czy umowy zlecenia. Wówczas opłaty ponoszone przez Państwa firmę nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników ani zleceniobiorców.

Jeśli będzie można określić koszt zapewnienia dojazdów na jedną osobę i po stronie dojeżdżających osób powstanie przychód, nie oznacza to, że w każdym przypadku będzie on podlegał ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. W przypadku zleceniobiorców każdy przychód osiągany ze zlecenia podlega takim składkom. Natomiast w przypadku pracowników możliwe jest zwolnienie tych świadczeń ze składek w sytuacji, gdyby zagwarantowanie pracownikom dojazdu do firmy na koszt zakładu pracy wynikało z przepisów płacowych obowiązujących w zakładzie: układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego).

WAŻNE!

Dowóz pracowników do pracy, finansowany lub dofinansowany przez pracodawcę na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów, jest zwolniony ze składek.

Zarówno w przypadku pracowników jak i zleceniobiorców przychód ten będzie jednak podlegał opodatkowaniu (jeśli będzie można ustalić koszt usługi na jedną osobę). Przepisy podatkowe nie wymieniają bowiem takiego przychodu jako zwolnionego od podatku dochodowego.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia należy uwzględniać wycenioną wartość świadczeń niepieniężnych. Zarówno w przypadku pracowników, jak i zleceniobiorców wartość zakupionej usługi takiej jak dowóz pracowników do zakładu pracy, należy ustalić według ceny jej zakupu (§ 3 rozporządzenia składkowego i art. 11 ust. 2a ustawy o pdof).

PRZYKŁAD

Spółka X zajmuje się produkcją kapeluszy. Hala produkcyjna znajduje się na obrzeżach miasta. Ze względu na brak bezpośredniego dojazdu do hali prywatny przewoźnik codziennie wozi pracowników do i z miejsca pracy. Spółka co miesiąc pokrywa koszty dowozu pracowników na podstawie faktury wystawionej przez przewoźnika. Liczba pracowników i zleceniobiorców korzystających z dowozu została określona w umowie z przewoźnikiem. W związku z tym, że kwota, którą spółka płaci przewoźnikowi, jest ustalona w taki sposób, że można wskazać wartość świadczenia przypadającego na poszczególne osoby, spółka X musi uwzględniać ją w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia tych osób i w podstawie opodatkowania osiąganych przez nie przychodów. Aby wycenić wartość usługi przypadającej na jednego pracownika, koszt dowozu określony na fakturze należy dzielić przez faktyczną liczbę osób korzystających z usługi.

Podstawa prawna:

• art. 11 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 26, § 3 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Beata Wróblewska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych