REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne z umów cywilnoprawnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
oprac. Rafał Krzemiński
Zasady rozliczania składek na ubezpieczenie z umów cywilnoprawnych /Fot. Fotolia
Zasady rozliczania składek na ubezpieczenie z umów cywilnoprawnych /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Część umów cywilnoprawnych objęta jest obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym. Jakie są zasady prawidłowego rozliczania składek z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych?

Które umowy podlegają ubezpieczeniu społecznemu?

Według ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu oraz ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczeniu usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne – aby do niego przystąpić, zainteresowany musi złożyć odpowiedni wniosek.

REKLAMA

Autopromocja

Zasady rozliczania składek

Zadanie obliczania, potrącania i rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne z umów cywilnoprawnych spoczywa na płatniku, czyli osobie powierzającej dokonanie pewnych czynności. Zleceniodawca jest zobowiązany regulować składki za każdy miesiąc kalendarzowy trwania umowy stanowiącej tytuł do ubezpieczenia.

Płatnik składek jest zobligowany za każdy miesiąc kalendarzowy złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych:

  • raport imienny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA,
  • raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA, jeżeli zleceniobiorca podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RCA,
  • deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Dokumenty rozliczeniowe należy składać do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a gdy zleceniodawcą jest jednostka budżetowa, zakład budżetowy lub gospodarstwo pomocnicze – do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Te same terminy obowiązują płatnika za umowę cywilnoprawną, z której obowiązek ubezpieczeniowy wygasł w trakcie miesiąca kalendarzowego.

Chcesz otrzymywać więcej informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Raporty imienne

REKLAMA

Imienne raporty powinny zawierać: dane identyfikacyjne płatnika składek, miesiąc i rok, których raport dotyczy, dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tytuł ubezpieczenia, podstawę wymiaru składek, kwotę składek – z uwzględnieniem podziału między płatnika a ubezpieczonego, podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczeni zdrowotne, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, informacje o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy, oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, datę sporządzenia raportu miesięcznego i podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej.

Obowiązek składania raportu imiennego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA istnieje także w sytuacji, gdy z umowy cywilnoprawnej zleceniobiorca nie uzyskuje żadnego przychodu. Taki raport należy złożyć z zerową podstawą wymiaru i zerową kwotą składek.

Gdy po zakończeniu umowy cywilnoprawnej i wyrejestrowaniu ubezpieczonego zleceniodawca dokonuje wypłaty przychodu z tego tytułu, składki powinny być wykazane w imiennym raporcie o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 30 00 XX.

Dane z imiennych raportów zleceniodawca przekazuje zleceniobiorcy na piśmie w celu ich weryfikacji.

Zobacz też: Emeryci i renciści bez prawa do zasiłku chorobowego - wyrok TK

Deklaracja rozliczeniowa

REKLAMA

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA rozlicza się składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także zasiłki, w tym rodzinne i pielęgnacyjne. Nie podlegają rozliczeniu w tej deklaracji zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.

Deklaracja rozliczeniowa zawiera: dane identyfikacyjne płatnika składek, informacje o liczbie ubezpieczonych, informacje o uprawnieniu płatnika składek do wypłaty zasiłków, zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych, z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz przez budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, kwoty wypłaconych zasiłków, kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy, zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym i podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej.

Informacje dotyczące składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłki podawane w deklaracji rozliczeniowej muszą być zgodne z danymi zawartymi w imiennych raportach za konkretny miesiąc.

Poprawianie i zmiana dokumentów

Zmiana dokumentów złożonych do ZUS należy dokonać w następujących przypadkach:

  • konieczna jest korekta danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z zawiadomieniem o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
  • konieczna jest korekta danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznych z związku z wydaniem decyzji dotyczącej obowiązku ubezpieczeń,
  • płatnik składek stwierdza fakt podania błędnych danych w złożonym raporcie miesięcznym,
  • nieprawidłowości w opłacaniu składek zostały ustalone w drodze kontroli przeprowadzonej przez ZUS.

W razie stwierdzenia błędów zleceniodawca składa do ZUS imienne raporty korygujące i deklaracje rozliczeniowe korygujące. Sporządza i przekazuje do ubezpieczyciela za dany miesiąc komplet dokumentów korygujących.

Ubezpieczenie zdrowotne osób wykonujących umowy cywilnoprawne

Termin na złożenie poprawek wynosi 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości w przypadku stwierdzenia jej we własnym zakresie, w przypadku otrzymania zawiadomienia od ZUS. Podobnie termin 7 dniowy na złożenie poprawek biegnie od dnia uprawomocnienia się decyzji stwierdzającej nieprawidłowość.

Na dokonanie poprawy imiennych miesięcznych raportów, w których nieprawidłowości zostały dostrzeżone w trakcie kontroli, płatnik ma 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 

Jeżeli błąd dotyczy tylko deklaracji rozliczeniowej, wystarczy złożyć ją ponownie w wersji poprawionej – nie ma konieczności składania także imiennego raportu korygującego.

Skorygowaniu nie podlegają nieprawidłowości nieprzekraczające kwoty 2,20zł.

Dokumenty należy przekazywać do ubezpieczyciela poprzez teletransmisji danych, w formie elektronicznego dokumentu. Płatnicy rozliczający nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać wymienione dokumenty w drodze dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania

Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ma uprawnienie do korygowania błędów w złożonych dokumentach, jeżeli możliwe jest poprawienie ich we własnym zakresie. Ponadto może z urzędu sam sporządzić dokumenty rozliczeniowe lub korygujące w sytuacji, gdy płatnik uchyla się od ich złożenia pomimo uprawomocnienia się decyzji ZUS.

Płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania przez okres 10 lat kopii dokumentów przekazanych do ZUS i dokumentów korygujących. Przez 5 lat należy zachować kopie dokumentów zgłoszeń płatnika do ubezpieczeń społecznych lub dokumentów korygujących zgłoszenia. Dozwolone jest przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Sposób opłacania składek

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazuje zleceniobiorcy rachunki bankowe, na które ten jest obowiązany wpłacać składki za pracowników. Osobno opłaca się składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Termin składania imiennych raportów i deklaracji rozliczeniowych jest jednocześnie terminem opłacania składek. Płatnik ma na to czas do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku gdy zleceniodawcą jest jednostka budżetowa, zakład budżetowy lub gospodarstwo pomocnicze – do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zadaj pytanie na forum kadry

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA