Kategorie

Odnów certyfikat kwalifikowany przed utratą jego ważności

Adam Dąbrowski
DGP
W najbliższym czasie 80% certyfikatów kwalifikowanych wydanych w 2008 r. utraci ważność. Tym samym w czerwcu i lipcu 2010 r. wielu z posiadaczy certyfikatów musi przejść przez proces ich odnowienia. Odnowienie certyfikatu realizowane jest wyłącznie w stosunku do ważnych certyfikatów kwalifikowanych. Jeżeli certyfikat wygaśnie przed jego odnowieniem, konieczny będzie zakup nowego.

Od 21 lipca 2008 r. płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne mają obowiązek posługiwać się w elektronicznych kontaktach z ZUS certyfikatami kwalifikowanymi. Certyfikaty kwalifikowane są wydawane przez centra certyfikacji, które są wpisane do rejestru podmiotów kwalifikowanych, świadczące usługi związane z podpisem elektronicznym. Rejestr ten jest prowadzony w imieniu Ministra Gospodarki przez Narodowe Centrum Certyfikacji (Narodowy Bank Polski).

Obecnie w Polsce sprzedażą certyfikatów kwalifikowanych zajmuje się 5 centrów certyfikacji. Każde z nich ustaliło własny sposób dystrybucji oraz ceny usług związanych z wydaniem i odnowieniem certyfikatu kwalifikowanego.

Ewentualna zmiana centrum certyfikacji to oczywiście indywidualna decyzja osoby dokonującej odnowienia swojego certyfikatu. Zazwyczaj podejmowana jest na podstawie doświadczeń, własnych odczuć i oczekiwań – jak np. miła i fachowa obsługa, brak nadmiernych formalności, zapewnione wsparcie techniczne – bliskość przedstawicielstwa, możliwość dokonania odnowienia drogą elektroniczną bez dodatkowych kosztów oraz przywiązanie do marki. Zmiana centrum certyfikacji może, ale nie musi, wiązać się z koniecznością poniesienia większego kosztu. Przed podjęciem decyzji zawsze warto sprawdzić, co zyskamy i ile nas to będzie kosztowało.

Zestawienie orientacyjnych cen i sposobu zakupu/odnowienia certyfikatów kwalifikowanych

Zestawiono na podstawie informacji zawartych na dostępnych stronach www poszczególnych centrów certyfikacji.

* dotyczy wydania kolejnego certyfikatu na posiadaną kartę

Sposób ubiegania się o certyfikat

Odnowienie certyfikatu kwalifikowanego jest możliwe wyłącznie na wniosek jego właściciela. Certyfikat można odnowić tylko na podstawie danych, na podstawie których dotychczas używany certyfikat był wydany. Oznacza to konieczność wydania nowego certyfikatu także w przypadku zmiany danych, które mają być wpisane do certyfikatu. Może to być zmiana reprezentowanej firmy, np. w wyniku zmiany miejsca pracy lub zajmowanego stanowiska. Tego typu okoliczności nie występują w certyfikatach uniwersalnych – tj. w certyfikatach zawierających wyłącznie dane właściciela certyfikatu bez wpisanej nazwy firmy (instytucji) i zajmowanego stanowiska.


Aby odnowić posiadany certyfikat kwalifikowany, należy złożyć stosowne zamówienie osobiście we wskazanych punktach rejestracji lub za pośrednictwem Internetu. Jeżeli w trakcie odnowienia zmianie ulegną dane zawarte w certyfikacie (np. zmiana nazwy firmy wynikająca z jej przekształcenia), to może być wymagane dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających wprowadzane zmiany. Jeżeli dane w certyfikacie nie ulegają zmianie, to w celu odnowienia wymagane jest jedynie prawidłowe przejście przez ścieżkę odnowienia on-line samodzielnie lub z pomocą operatora.

WAŻNE!

Wniosek o odnowienie certyfikatu złożony przez Internet jest załatwiany szybciej.

Wniosek wypełniony przez Internet jest automatycznie zaciągany do systemu, co przyspiesza procedurę zakupu czy odnowienia. W ten sposób eliminowana jest też znaczna część błędów, jakie mogą się wkraść przy ręcznym wypełnianiu dokumentów.

Ważna jest data złożenia wniosku

Reklama

Centra certyfikacji starają się zminimalizować ryzyko przeoczenia terminu ważności posiadanego certyfikatu wysyłając informacyjne komunikaty bezpośrednio do zainteresowanych drogą elektroniczną. Niezachowanie odpowiedniego terminu złożenia wniosku, w wyniku czego certyfikat wygaśnie przed zakończeniem procedury jego odnowienia, będzie bowiem powodować konieczność poniesienia większego wydatku – na zakup nowego certyfikatu.

W związku z tym warto wziąć pod uwagę możliwość odnowienia certyfikatu z określeniem początkowego terminu jego ważności. Oznacza to, że termin ważności certyfikatu uzyskanego w procesie odnowienia będzie rozpoczynał się z chwilą wygaśnięcia ważności dotychczas używanego certyfikatu (czyli odnawianego).

Nie bez znaczenia jest też fakt zwiększenia zapotrzebowania na usługę odnawiania certyfikatów w najbliższym czasie. W 2008 r., kiedy został wprowadzony obowiązek posługiwania się w kontaktach z ZUS certyfikatami kwalifikowanymi, większość płatników zdecydowała się na zakup certyfikatów na 2 lata. Okres ważności tych certyfikatów właśnie się kończy i wszyscy ci płatnicy w jednym czasie będą się starać o ich odnowienie. Zatem proces odnowienia certyfikatu warto rozpocząć z pewnym wyprzedzeniem chociażby po to, by nie robić tego na ostatnią chwilę pod presją czasu.


Czy trzeba aktywować nowy certyfikat

Reklama

Odnowiony certyfikat jest gotowy do użycia z chwilą rozpoczęcia się jego okresu ważności. Obecnie można dokonać odnowienia nawet z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Jest to wygodne, gdy planujemy np. wyjazd na wakacje w okresie, kiedy zbliża się koniec okresu ważności posiadanego certyfikatu.

W przypadku pobierania certyfikatu przez Internet należy postępować zgodnie z instrukcją, by zapisać nowy certyfikat na posiadanej karcie. Aby móc składać deklaracje ZUS, nowy certyfikat należy zarejestrować w programie Płatnik.

Rejestracja w Płatniku

Rejestracji certyfikatu kwalifikowanego w programie Płatnik należy dokonać za pośrednictwem menu – przekaz – rejestracja certyfikatu kwalifikowanego. Należy wówczas wybrać nowy certyfikat kwalifikowany zapisany na karcie wsuniętej do czytnika podłączonego do komputera i kliknąć w przycisk Rejestruj. Od chwili, gdy nowy certyfikat zostanie dodany do listy zarejestrowanych certyfikatów w programie Płatnik, można wykorzystywać go do przekazu elektronicznego z ZUS.

Film, który prezentuje sposób rejestracji, jest dostępny na stronie: http://www.certum.pl/certum/cert,wiedza_samouczki.xml#film3.

Zastosowanie certyfikatu

Certyfikat kwalifikowany i składany przy jego użyciu podpis elektroniczny znajduje coraz większe zastosowanie. Obecnie podpis elektroniczny umożliwia:

  • kontakty drogą elektroniczną z ZUS (np. przekaz elektroniczny z programu PŁATNIK, składanie różnych wniosków przez EUP ZUS),
  • podpisywanie i składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną,
  • podpisywanie i wysyłanie raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
  • prowadzenie korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
  • podpisywanie i wysyłanie deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych,
  • podpisywanie faktur elektronicznych,
  • wymianę informacji z urzędami administracji publicznej – Elektroniczne Skrzynki Podawcze,
  • składanie dyspozycji, przelewów, zmian w bankowości elektronicznej,
  • elektroniczne podpisywanie dokumentów w obrocie prawnym i handlowym,
  • podpisywanie wielu dokumentów elektronicznych jednocześnie – np. decyzji administracyjnych, faktur elektronicznych itp.
  • podpisywanie ofert na aukcjach i przetargach elektronicznych,
  • zawieranie umów przez Internet,
  • dokonywanie bezpiecznych transakcji elektronicznych przez Internet,
  • elektroniczne podpisywanie oświadczeń woli oraz innych dokumentów w obrocie prawnym,
  • składanie wniosków o dofinansowanie w ramach nowej procedury drogą elektroniczną bez konieczności składania wniosków w formie papierowej.

Certyfikat kwalifikowany jednoznacznie identyfikuje daną osobę fizyczną, dlatego może być wykorzystywany także do celów indywidualnych.

Zakupionego certyfikatu na jednego pracownika nie można „przepisać” na innego pracownika np. w razie rozwiązania umowy o pracę. Certyfikat zawiera bowiem dane konkretnej osoby i zgodnie z prawem służy do składania oświadczeń woli. Zatem odejście pracownika, któremu zakład pracy zakupił certyfikat kwalifikowany, wiąże się z koniecznością zakupu nowego certyfikatu.

Osoby zawodowo obsługujące program Płatnik mogą po zmianie pracy w dalszym ciągu posługiwać się certyfikatem kwalifikowanym, jeśli certyfikat nie zawierał danych reprezentowanego wcześniej podmiotu.

Czy można dostać duplikat certyfikatu

Nie ma możliwości wydania duplikatu certyfikatu kwalifikowanego. Utrata lub zniszczenie karty kryptograficznej z certyfikatem kwalifikowanym wiąże się z koniecznością unieważnienia certyfikatu. W praktyce uniemożliwia to wykorzystanie utraconego certyfikatu przez niepowołane osoby. Jednak wiąże się również z koniecznością zakupu nowego certyfikatu kwalifikowanego.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?