Czy dokonane przez pracodawcę dopłaty pieniężne do okresowych biletów należy doliczyć do przychodu pracownika

Kwoty dopłat do okresowych biletów powinni Państwo doliczyć do przychodu pracowników, od którego należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Szczegóły rozliczenia dopłat do biletów na liście płac przedstawiono w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Należą do nich w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Z przytoczonej definicji wynika, że częściowo refundowane Państwa pracownikom koszty dojazdu do pracy są świadczeniem, którego wartość stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy.

Dofinansowanie do biletów okresowych dla pracowników nie znajduje się również na liście podatkowych zwolnień, dlatego powinni Państwo doliczyć wypłacane pracownikom kwoty dofinansowania do biletów do podstawy opodatkowania i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zostały wyłączone korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Jednak w Państwa sytuacji powyższe zwolnienie nie będzie miało zastosowania, gdyż refundacja pracownikom kosztów dojazdów następuje w formie pieniężnej. Państwa pracownicy otrzymują bowiem ekwiwalent pieniężny stanowiący częściowy zwrot ceny zakupionych przez nich biletów komunikacji miejskiej.

Wypłacone pracownikom kwoty do 78 zł miesięcznie stanowią podstawę wymiaru składek, od której należy opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Bez znaczenia pozostaje w tym przypadku fakt, iż refundacja kosztów dojazdów do pracy wynika z Państwa regulaminu.

W miesięcznych deklaracjach rozliczeniowych ZUS RCA powinni Państwo wykazywać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dopłatę do biletów łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym i innymi składnikami wynagrodzenia stanowiącymi podstawę wymiaru.

W Państwa sytuacji zwolnienie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne miałoby zastosowanie pod warunkiem, że na podstawie odpowiedniego zapisu w regulaminie wynagradzania wydawaliby Państwo swoim pracownikom bilety komunikacji miejskiej w formie rzeczowej.

WAŻNE!

Kwoty zwrotu pracownikom kosztów zakupu biletu w formie pieniężnej nie są zwolnione z oskładkowania.

Rozliczenie dopłaty do biletu okresowego dla pracownika z wynagrodzeniem miesięcznym 4000 zł:

● Założenia: składka wypadkowa 1,67%, pracownik jest uprawniony do ulgi podatkowej oraz podstawowych kosztów, dochody pracownika mieszczą się w pierwszej skali podatkowej.

● Wynagrodzenie zasadnicze brutto 4000 zł.

● Dopłata do biletu okresowego 78 zł.

● Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:

4000 zł + 78 zł = 4078 zł.

● Składki na ubezpieczenia społeczne: 559,09 zł, w tym:

– emerytalna: 4078 zł x 9,76% = 398,01 zł,

– rentowa: 4078 zł x 1,5% = 61,17 zł,

– chorobowa: 4078 zł x 2,45% = 99,91 zł.

● Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

4078 zł – 559,09 zł = 3518,91 zł,

– składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3518,91 zł x 9% = 316,70 zł,

– składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku: 3518,91 zł x 7,75% = 272,72 zł.

● Koszty uzyskania przychodów (kup): 111,25 zł.

● Ulga podatkowa (kwota zmniejszająca podatek): 46,33 zł.

● Podstawa opodatkowania:

4078 zł – 111,25 zł (kup) – 559,09 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) = 3407,66 zł, po zaokrągleniu 3408 zł.

● Podatek naliczony: 3408 zł x 18% = 613,44 zł.

● Zaliczka na podatek dochodowy:

613,44 zł – 46,33 zł – 272,72 zł = 294,39 zł, po zaokrągleniu 294 zł.

● Kwota netto wynagrodzenia:

4000 zł (wynagrodzenie brutto) – 559,09 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) – 316,70 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) – 294 zł (zaliczka na podatek) = 2830,21 zł.

● Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę: 649,62 zł, w tym:

– emerytalna: 4078 zł x 9,76% = 398,01 zł,

– rentowa: 4078 zł x 4,5% = 183,51 zł,

– wypadkowa: 4078,00 zł x 1,67% = 68,10 zł.

● Fundusz Pracy: 4078 x 2,45% = 99,91 zł.

● FGŚP: 4078 zł x 0,10% = 4,08 zł.

Podstawa prawna

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 2 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 104 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach w rynku pracy (DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.),
• art. 22 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• art. 37, art. 38 ustawy budżetowej na rok 2009 z 9 stycznia 2009 r. (DzU nr 10, poz. 58).