Umowa o obsługę public relations

Popularność usług PR

W Polsce PR staje się coraz bardziej popularny. Firmy, nawet małe, decydują się na zatrudnienie osób zajmujących się promocją marki w sposób profesjonalny. Wciąż rosnąca konkurencja wymusza walkę o miejsce na rynku. Specjaliści od PR mają zadbać o to, by marka była właściwie postrzegana i przyciągała klientów.

Przedsiębiorcy mogą wybrać pomiędzy agencjami PR a freelancerami. Umowa o obsługę PR ma charakter cywilnoprawny. Należy szczegółowo określić jej zakres. Firmy muszą zaznaczyć, czy współpraca ma być kompleksowa, czy będzie dotyczyć tylko jednego projektu. Umowa ta zwykle przyjmuje postać umowy o świadczenie usług, chociaż może również przybrać formę na przykład umowy o dzieło.

Zobacz: Umowa o dzieło z własnym pracownikiem

Zasada swobody umów

Umowa o świadczenie usług nie ma swojego miejsca w Kodeksie cywilnym. Jednak obowiązująca zasada swobody kontraktowania zezwala na zawieranie umów nieuregulowanych w Kodeksie cywilnym.

Zgodnie z art. 3531 Kodeksu cywilnego strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Stosowanie przepisów o zleceniu do umów o świadczenie usług

Z art. 750 Kodeksu cywilnego wynika, że do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

Zasadnicze postanowienia

W kontrakcie o obsługę PR należy dokładnie określić rodzaj i zakres prac do wykonania, termin na ich wykonanie, wynagrodzenie i termin jego zapłaty. Co istotne, taka umowa zobowiązuje usługodawcę do starannego działania. Inaczej jest w przypadku umowy o dzieło- tutaj liczy się rezultat.

Do zakresu działań osoby zatrudnionej na podstawie umowy o obsługę PR należy m.in.:

• zarządzanie stroną internetową usługobiorcy,
• dbanie o wizerunek firmy i jej produktów,
• redagowanie i dystrybucja materiałów prasowych.

Baza kontaktów w mediach

Usługodawca utrzymuje ponadto kontakty z mediami i tworzy bazy tych kontaktów. Firmy powinny pamiętać, że w ich interesie leży szczegółowe określenie, do kogo będzie należała baza kontaktów w mediach. Zdarza się, że w konsekwencji braku takich postanowień agencje nie zgadzają się na udostępnienie bazy usługobiorcom.

Zakaz konkurencji

W miejscu uregulowania zasad wykonywania usług można zawszeć postanowienie o zakazie konkurencji. Taki zapis oznacza zakaz wykonywania przez agencję PR w czasie trwania umowy oraz w określonym czasie od jej zakończenia usług na rzecz innych firm z tej samej branży. Strony mogą umówić się, ze w przypadku złamania zakazu usługodawca zapłaci firmie oznaczoną sumę pieniędzy.

Zobacz: Zakaz konkurencji w umowie cywilnoprawnej

Zasada poufności

Kolejnym postanowieniem, które strony mogą zawrzeć w umowie, jest zasada poufności. Zgodnie z nią strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy zasad ich współpracy oraz informacji pozyskanych w okresie obowiązywania umowy. Warto wspomnieć, iż agencję PR wiąże także tajemnica handlowa. Polega ona na tym, że udostępnione agencji dane i hasła dostępu pozostają poufne.

Dwa rozwiązania

Firmy korzystają z dwóch rozwiązań. Jeden z nich polega na podstawowym uregulowaniu stosunku współpracy i bieżącym dookreślaniu go w aneksach. Drugi a contrario polega na jak najbardziej szczegółowym uregulowaniu wszystkich kwestii związanych ze współpracą już w umowie. Należy pamiętać, że istnieją takie zapisy, które bez względu na wybrany sposób muszą znaleźć się w umowie, na przykład zasady odpowiedzialności w razie niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy.

Jeżeli agencja zobowiązała się w umowie do wykonania oznaczonych działań i ich nie podjęła, będzie odpowiadała wobec przedsiębiorcy za szkody, a także utracone korzyści. Co więcej, zastrzeżenie dotyczące braku odpowiedzialności agencji w przypadku szkód wyrządzonych nieumyślnie jest nieważne.

Zobacz: Przedsiębiorcy bronią umów śmieciowych

Kara umowna

Strony umowy mają możliwość ustanowienia kary umownej. Zgodnie z art. 483 Kodeksu cywilnego można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. W takiej sytuacji przedsiębiorca otrzyma z góry określoną sumę niezależnie od wysokości szkody.

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Utrwaliła się praktyka żądania przez firmy od agencji zabezpieczeń należytego wykonania umowy w ustalonej kwocie. Pozwala ona na zaspokojenie roszczeń w przypadku niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy.

Zobacz także: Odpowiedzialność, prawa i obowiązki

Wynagrodzenie

Wynagrodzenie agencji zwykle przybiera postać ryczałtu. W przypadku poniesienia przez usługodawcę dodatkowych kosztów możliwe jest podwyższenie wynagrodzenia. W umowie można przewidzieć, że wysokość wynagrodzenia będzie zależała od efektów pracy. Nie powinno się jednak wysokości wynagrodzenia uzależniać wyłącznie od podejmowanych przez usługodawcę działań. Zwykle na rezultaty pracy składają się różne czynniki. Nie zawsze są całkowicie uzależnione od kontrahenta.

Wypowiedzenie

W miejscu uregulowania wypowiedzenia strony mogą umówić się, że od dnia rozpoczęcia okresu wypowiedzenia kontrahent nie będzie mógł podejmować działań finansowo obciążających przedsiębiorcę. Przewiduje się możliwość zawarcia w kontrakcie postanowienia zezwalającego na podjęcie takich działań, ale dopiero po uzyskaniu pisemnej zgody przedsiębiorcy.

Zobacz serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Przeniesienie własności praw autorskich

Zasadniczym zagadnieniem jest sprawa przeniesienia praw autorskich. W świetle art. 52 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przeniesienie własności egzemplarza utworu nie powoduje przejścia autorskich praw majątkowych do utworu, chyba że umowa stanowi inaczej.

Aby przedsiębiorca mógł swobodnie korzystać z wszelkich wzorów graficznych i innych projektów chronionych prawem autorskim, powinien dokładnie opisać w umowie, że usługobiorca nabywa autorskie prawa majątkowe i prawa zależne do utworów powstałych w związku z wykonywaniem umowy w trakcie jej obowiązywania, stworzonych przez agencję PR lub jej podwykonawców.

Zobacz: Czy umowa zlecenia może okazać się umową o pracę

Pola eksploatacji

Co więcej, umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych powinna wyraźnie wymieniać pola eksploatacji (art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Są to sposoby korzystania z utworu. Obowiązek ich wymienienia służyć ma dokładnemu ustaleniu przedmiotu świadczenia. Określając je, wskazuje się, w jakim zakresie autorskie prawa majątkowe do utworu zostaną przeniesione, czyli na jakich polach przedsiębiorca będzie mógł z nich korzystać.

Przykładami pól eksploatacji są: wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy, publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i remitowanie.

Koszty uzyskania przychodu

Warto wspomnieć, że umowę o obsługę PR zawartą z freelancerem lub agencją PR można wrzucić w koszty uzyskania przychodu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 Nr 90, poz. 631 z późn. zm.)