Umowa zlecenia: Jak potwierdzić liczbę godzin wykonania zlecenia od lipca 2024 r.

• Wysokość wynagrodzenia zleceniobiorcy
• Informacja o liczbie przepracowanych godzin
• Forma informacji o liczbie godzin
• Treść informacji o liczbie godzin
• Obowiązek przechowania dokumentów

Wysokość wynagrodzenia zleceniobiorcy

Wysokość wynagrodzenia osób wykonujących:

• umowy zlecenia,

• umowy o świadczenie usług

powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była ona niższa niż wysokość aktualnie obowiązującej minimalnej stawki godzinowej.

W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 27,70 zł. Natomiast od 1 lipca do końca 2024 r. minimalna stawka wynosi 28,10 zł.

Zleceniobiorca (usługodawca) ma zagwarantowaną minimalną stawkę godzinową niezależnie od sposobu ustalania wynagrodzenia. Dotyczy ona zarówno wynagrodzenia w stawce godzinowej, jak i akordowej czy kwotowej.

Informacja o liczbie przepracowanych godzin

W przypadku umów zlecenia lub o świadczenie usług, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania prac będących przedmiotem tych umów. Ma to na celu udokumentowanie, że stawka godzinowa nie jest niższa od ustawowego minimalnego poziomu. Konsekwencją takiego wymogu jest konieczność prowadzenia przez zleceniobiorcę (usługodawcę) ewidencji przepracowanego czasu. 

W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, zleceniobiorca (usługodawca) przedkłada informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. 

Forma informacji o liczbie godzin

Informacja o liczbie godzin powinna mieć formę pisemną, elektroniczną lub dokumentową.

Według zasad określonych Kodeksem cywilnym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. 

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z kolei do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Treść informacji o liczbie godzin

Przepisy nie określają w sposób szczegółowy, jaka ma być treść informacji o liczbie godzin wykonywania zlecenia (usług). Najważniejsze, by na jej podstawie możliwe było obliczenie wysokości stawki godzinowej w celu porównania jej z kwotą minimalną. W przypadku wynagrodzenia godzinowego, ewidencja pozwoli obliczyć pełne wynagrodzenie. Przy innych systemach (akordowym czy kwotowym), dzięki odnotowanemu czasowi pracy stawkę ustaloną w umowie lub zarobioną stawkę można przeliczyć na jedną godzinę.

Przepracowane godziny można potwierdzić np. przez złożenie oświadczenia o łącznej liczbie godzin wykonania zlecenia (usługi) w okresie trwania całej umowy zawartej na okres krótszy niż jeden miesiąc lub w danym miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia przy umowach na okres dłuższy niż jeden miesiąc.

Przykładowy wzór oświadczenia o liczbie godzin wykonania zlecenia

Obowiązek przechowania dokumentów

Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, ma obowiązek przechowania:

• dokumentów określających sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług,

• dokumentów potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług 

przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Podstawa prawna:

• art. 8a, art. 8b, art. 8c ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207 ze zm.)

• art. 77², art. 77³, art. 78 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.)