REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić ewidencję okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych - wzór

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Jak prowadzić ewidencję okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych - wzór/fot.Shutterstock
Jak prowadzić ewidencję okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych - wzór/fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 czerwca 2017 r. pracodawca użytkownik musi prowadzić w swoim zakładzie ewidencję okresów pracy pracownika tymczasowego. Jakie informacje powinna zawierać ewidencja okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych? Poniżej przykładowy wzór ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych.

W ewidencji tej należy wskazać wszystkie okresy pracy tymczasowej danej osoby, bez względu na to, z jakiej agencji pracy tymczasowej osoba ta do niego trafiła. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy osoba ta pracowała na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej. Obowiązuje jednocześnie stosunkowo długi okres przechowywania ewidencji pracowników tymczasowych, który łącznie może obejmować nawet 6 lat.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Przepisy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych zawierają górną granicę łącznego czasu, przez jaki jedna osoba może być kierowana do tego samego pracodawcy użytkownika (czyli podmiotu, na którego rzecz wykonuje pracę). Agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Pracodawca użytkownik może zaś korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 i 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Nie tylko ogranicza to pracę na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika na podstawie skierowania z jednej agencji, ale również ogranicza możliwość pracy jednego pracownika tymczasowego na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika, niezależnie od tego, ile agencji w poszczególnych okresach czasu kierowało go do tej pracy. Ograniczenie łącznego czasu świadczenia pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika dotyczy zarówno pracowników tymczasowych, jak i osób skierowanych do pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Na maksymalnie 18-miesięczny limit pracy tymczasowej wykonywanej na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika składa się praca na podstawie zarówno umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.

Tomasz P. był skierowany do pracy tymczasowej do firmy X na okres 5 miesięcy na podstawie umowy o pracę. Po miesięcznej przerwie będzie wykonywał pracę tymczasową na rzecz tej firmy na podstawie umowy zlecenia. Okres pracy na podstawie zlecenia zostanie doliczony do okresu wcześniejszego, 5-miesięcznego zatrudnienia na umowę o pracę w celu ustalenia maksymalnego limitu pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeżeli pracownik tymczasowy wykonuje w sposób ciągły na rzecz danego pracodawcy użytkownika pracę tymczasową obejmującą zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez tego pracodawcę użytkownika, okres wykonywania pracy tymczasowej nie może przekroczyć 36 miesięcy (art. 20 ust. 5 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Limit długości zatrudnienia obliczamy, sumując pełne nieprzerwane miesiące zatrudnienia (przy liczeniu terminów z zakresu prawa pracy miesiąc upływa w dniu poprzedzającym dzień, który datą odpowiada początkowemu okresowi terminu) oraz dni zatrudnienia wykraczające poza pełne miesiące przyjmując, że na jeden miesiąc przypada łącznie 30 takich dni.

Obowiązek prowadzenia ewidencji zatrudnienia pracowników tymczasowych

Nałożony na pracodawcę użytkownika od 1 czerwca 2017 r. obowiązek prowadzenia ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych ma służyć umożliwieniu realizacji ograniczenia dotyczącego limitów w zatrudnianiu pracowników tymczasowych, jak też ułatwieniu przeprowadzania kontroli. Pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzić ewidencję okresów pracy osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego (art. 14a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Powinna ona zawierać informacje o dacie rozpoczęcia i dacie zakończenia wykonywania takiej pracy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Taką ewidencję należy przechowywać przez okres jej prowadzenia i przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy. Ewidencję tę prowadzi się i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej, odrębnie dla każdej osoby.

Treść ewidencji zatrudnienia pracowników tymczasowych

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wskazuje, że ewidencja okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych powinna zawierać:

  • datę rozpoczęcia i
  • datę zakończenia każdorazowego wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika.

REKLAMA

Pracodawca użytkownik nie musi podawać w ewidencji jakichkolwiek innych danych, takich jak np. rodzaj wykonywanych prac, wymiar czasu pracy (w przypadku umowy o pracę). Nie mają one bowiem znaczenia w zakresie celu, dla jakiego jest tworzona ewidencja. Nie jest również wymagane, by w ewidencji była dookreślana podstawa zatrudnienia - umowa o pracę lub umowa prawa cywilnego.

Na użytek samego pracodawcy użytkownika - dla ułatwienia bieżącej analizy długości okresów przepracowanych - ewidencja powinna zawierać rubrykę, w której będzie wskazane w odniesieniu do każdej z umów, ile miesięcy i dni trwało zatrudnienie.

Przykładowy wzór ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych

………Jan……Kowalski………………………..

(imię i nazwisko pracownika tymczasowego)

Lp.

Data rozpoczęcia wykonywania pracy

Data zakończenia wykonywania pracy tymczasowej

Czas trwania umowy w podziale na miesiące i dni wykraczające poza pełne miesiące

1.

1 lipca 2017 r.

31 sierpnia 2017 r.

2 miesiące

2.

2 października 2017 r.

10 listopada 2017 r.

1 miesiąc i 9 dni

3.

2 stycznia 2018 r.

28 stycznia 2018 r.

27 dni

Ewidencja ma być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika tymczasowego. Błędem byłoby prowadzenie jej w sposób zbiorczy, nawet w przypadku przyjęcia jednorazowo, na taki sam okres grupy pracowników tymczasowych.

Należy zwrócić uwagę, że niekiedy błędnie traktuje się ewidencję zatrudnienia pracowników tymczasowych jako ewidencję czasu pracy. Pracodawca użytkownik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Karta ewidencji czasu pracy obejmuje informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do ewidencji czasu pracy dołącza się wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny. Za nieprowadzenie tej ewidencji może zostać nałożona na pracodawcę użytkownika grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 27b ust. 2 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Natomiast ewidencja zatrudnienia pracowników tymczasowych to jedynie ewidencja okresów pracy. Jej brak sam w sobie nie jest zagrożony odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko przepisom ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Wskazaną powyżej grzywnę można otrzymać za naruszenie limitów dotyczących maksymalnych długości zatrudnienia pracowników tymczasowych. Nie można jednak rozszerzać odpowiedzialności wykroczeniowej na obowiązki co prawda wskazane w ustawie, ale do których nie przypisano jej poprzez wyraźną informację w przepisie.


Przechowywanie ewidencji okresów pracy pracowników tymczasowych

Ewidencję pracowników wykonujących pracę tymczasową przechowuje się przez okres jej prowadzenia oraz przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy (art. 14a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Okres 36 miesięcy przechowywania ewidencji powinien być liczony od dnia następującego po wyczerpaniu limitu 18 miesięcy zatrudnienia lub od dnia przypadającego po definitywnym zakończeniu zatrudnienia pracownika tymczasowego.

Ewidencja pracowników tymczasowych ma być przechowywana u pracodawcy użytkownika. Nie jest to element akt osobowych pracownika tymczasowego.

Ustawa o pracownikach tymczasowych nie wskazuje nic na temat możliwości wglądu pracownika tymczasowego do ewidencji. Taki dostęp powinien być jednak umożliwiony pracownikowi tymczasowemu w razie wystąpienia przez niego z wnioskiem w tym zakresie. Dostęp do ewidencji ma także PIP w związku z przysługującymi uprawnieniami kontrolnymi.

Niezależnie od tego, czy ewidencję zatrudnienia pracowników tymczasowych prowadzi się w formie papierowej czy elektronicznej, należy dbać o jej bezpieczne przechowywanie przez czas jej prowadzenia oraz następujący po nim okres 36 miesięcy. Pracodawca użytkownik powinien mieć tę ewidencję przez okres:

  • 36 miesięcy liczonych od początku pierwszej z umów z pracownikiem tymczasowym oraz
  • kolejnych 36 miesięcy liczonych od zakończenia ostatniej z umów (po wyczerpaniu limitu 18-miesięcznego zatrudnienia) lub po upływie całego 36-miesięcznego "pierwszego" okresu.

Przedłużenie umowy do dnia porodu z pracownicą tymczasową

W przypadku pracownicy tymczasowej, której umowa o pracę zawarta na czas określony uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, należy przedłużyć tę umowę do dnia porodu. Warunkiem jest jednak, aby pracownica tymczasowa posiadała łącznie co najmniej 2-miesięczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przez daną agencję pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę. Datą zakończenia zatrudnienia będzie w tym przypadku data porodu.

Łączny co najmniej 2-miesięczny okres skierowania obejmuje:

  • okres lub okresy skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przypadające w czasie obejmującym 36 kolejnych miesięcy, poprzedzającym zawarcie umowy o pracę, która miałaby ulec przedłużeniu do dnia porodu, lub
  • okres przypadający od dnia zawarcia umowy o pracę, o której mowa w pkt 1, do dnia, w którym pracownica tymczasowa osiągnęła łączny co najmniej 2-miesięczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej.

Co bardzo istotne, limity długości zatrudnienia pracownika tymczasowego nie obowiązują w razie przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu.

W ewidencji pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik powinien wskazać faktyczny okres trwania zatrudnienia przedłużonego do dnia porodu oraz zaznaczyć, że nastąpiło wydłużenie umowy do dnia porodu w związku z ciążą. Jest to o tyle istotne, że dokumentacja pracownicza pracownicy tymczasowej (akta osobowe) nie będzie znajdowała się u pracodawcy użytkownika, ale w agencji pracy tymczasowej.

W związku z tym, że faktycznym dniem kończącym zatrudnienie będzie dzień porodu, okres przechowywania ewidencji (36 miesięcy) należy liczyć od tego dnia.

W ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wskazuje się, że przepisów dotyczących maksymalnych okresów zatrudnienia tymczasowego "nie stosuje się w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu, zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy". Zapis ten należy odczytywać tylko w odniesieniu do okresu wydłużenia.

Pracownica tymczasowa wykonuje pracę tymczasową na podstawie umowy zawartej na okres 13 miesięcy. W związku z ciążą umowa ulegnie przedłużeniu - najprawdopodobniej o około 6 miesięcy. Niezależnie od dokładnej długości okresu przedłużenia umowy te 6 miesięcy nie ma znaczenia w zakresie limitów maksymalnego zatrudnienia i nie skutkuje odpowiedzialnością za przekroczenie okresu 18-miesięcznego zatrudnienia tej pracownicy w ramach pracy tymczasowej. Okres ten nie jest wliczany do limitu maksymalnego zatrudnienia pracownika tymczasowego teraz i w przyszłości. Jeżeli pracownica podejmie np. za rok pracę tymczasową na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika, to z 18-miesięcznego limitu będzie już miała wykorzystane 13 miesięcy. Okresu 6 miesięcy, o które przedłużono do dnia porodu umowę, nie należy brać pod uwagę. Nie można jednak pominąć okresu trwania zatrudnienia sprzed przedłużenia, czyli czasu, na jaki umowę zawarto. Przedłużenie oznacza bowiem wydłużenie umowy nie od dnia przedstawienia zaświadczenia o ciąży, ale ponad dzień oznaczony jako data końcowa zatrudnienia.

Podstawa prawna:

art. 13 ust. 3 i ust. 3a, art. 14a, art. 20, art. 27b ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

REKLAMA

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

REKLAMA

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

REKLAMA