Kategorie

Umowa na zastępstwo - zasady, wzór

Ewa Łukasik
specjalista z zakresu prawa pracy
Umowa na zastępstwo - zasady, wzór
Umowa na zastępstwo - zasady, wzór
Umowa na zastępstwo musi określać cel jej zawarcia i termin rozwiązania. Jakie są zasady zawierania umowy na zastępstwo? Jakie elementy zawiera umowa? Przedstawiamy wzór umowy.

Umowa na zastępstwo - zasady zawierania

W umowie na czas określony zawieranej na zastępstwo wymagane jest zamieszczenie informacji o przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Określając cel zawarcia i termin rozwiązania umowy na zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, nie należy wskazywać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika ani przyczyny jego absencji.

Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami

Umowa na zastępstwo przestała być odrębnym rodzajem umowy na czas określony w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy z 22 lutego 2016 r. Obecnie umowa zawierana w celu zastępstwa pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności mieści się w kategorii umowy na czas określony. Umowa o pracę na czas określony zawierana w celu zastępstwa posiada jednak cechy odróżniające ją od zwykłej umowy na czas określony. Umowa o pracę na zastępstwo cechuje się m.in. mniejszą trwałością zatrudnienia oraz brakiem ograniczeń w zakresie jej trwania, ponieważ:

  • nie podlega limitom określonym w art. 251 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów nie może być większa niż 3,
  • rozwiązuje się z dniem powrotu zastępowanego pracownika.

Umowa o pracę na zastępstwo - jakie elementy?

Umowa o pracę na zastępstwo w swojej treści powinna określać jej strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

  • rodzaj pracy,
  • miejsce wykonywania pracy,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

W przypadku umów terminowych dodatkowym ważnym elementem jest także wskazanie, kiedy umowa powinna się zakończyć.

Ponadto w umowie na czas określony zawieranej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy określa się ten cel, który uzasadnia zawarcie takiej umowy o pracę (art. 29§ 11 Kodeksu pracy).

W umowie na czas określony zawieranej w celu zastępstwa pracownika wymagane jest zamieszczenie informacji o celu uzasadniającym zawarcie takiej umowy.

Jaki rodzaj pracy pracownika zastępującego?

Przy określaniu rodzaju pracy w umowie zawieranej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika istotne jest, aby praca wykonywana w ramach umowy na zastępstwo odpowiadała rodzajowi pracy wykonywanej przez nieobecnego pracownika. W praktyce oznacza to, że stanowiska obydwu pracowników muszą być tożsame. W przeciwnym razie nie zostałby zachowany cel umowy na zastępstwo. Nie oznacza to jednak, że zastępujący pracownik musi posiadać ten sam tytuł służbowy (nazwę stanowiska pracy) co pracownik zastępowany, zwłaszcza gdy posiada niższe kwalifikacje. Dla ustalenia tożsamości stanowisk decydujące znaczenie ma natomiast porównanie przypisanych do nich zadań. Zakres obowiązków pracownika zastępującego może być identyczny lub węższy w porównaniu z zakresem zadań pracownika zastępowanego. Pracownik zastępujący nie może natomiast wykonywać zadań, które nie należały do obowiązków nieobecnego pracownika.

Wynagrodzenie przy umowie na zastępstwo

Pozostałe warunki umowy o pracę w celu zastępstwa mogą kształtować się odmiennie od warunków pracy przewidzianych w umowie o pracę pracownika zastępowanego. Zatem umowa w celu zastępstwa może określać inne wynagrodzenie, przy czym przyznanie pracownikowi zastępującemu niższego wynagrodzenia powinno być uzasadnione obiektywnymi przesłankami, np. niższymi kwalifikacjami, mniejszym zakresem obowiązków czy niższym wymiarem czasu pracy.

Wymiar czasu pracy pracownika zastępującego

Umowa na zastępstwo może wskazywać mniejszy wymiar etatu niż ten, w jakim pracował nieobecny zastępowany pracownik, np. 3/4 etatu zamiast pełnego etatu. Zasada ta nie może natomiast działać w odwrotnym kierunku, tzn. pracownik zastępujący nie może zostać zatrudniony w wymiarze większym niż pracownik zastępowany.

Jaki jest cel zawarcia umowy na zastępstwo?

Dodatkowym elementem niezbędnym w umowie na czas określony zawieranej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika jest wskazanie celu zawarcia tej umowy. Wpisując do umowy cel jej zawarcia, pracodawca powinien wskazać, że jest nim konieczność zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Przy czym wystarczające jest wskazanie stanowiska pracy nieobecnego pracownika, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Wskazując cel zawarcia umowy na zastępstwo, pracodawca nie powinien podawać danych osobowych zastępowanego pracownika, lecz jedynie nazwę zajmowanego przez niego stanowiska.

Dotychczas powszechną praktyką było wskazywanie wprost imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. Obecnie jest to niedopuszczalne ze względu na przepisy RODO. Wskazanie imienia i nazwiska konkretnego pracownika nie znajduje bowiem uzasadnienia w celu zawarcia umowy na zastępstwo (zasada minimalizmu), ponieważ nadrzędnym celem takiej umowy jest zapewnienie ciągłości wykonywanych obowiązków, a nie samo zastąpienie pracownika.

Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 10 września 2020 r. wskazał:

(…) art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych.

W stanowisku tym UODO przywołał również wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, w którym wyjaśniono, że umowa na zastępstwo nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika i może ograniczać się do wskazania przyczyny, dla której została zawarta (wyrok ETS z 24 czerwca 2010 r., C-98/09).

Zamieszczenie w umowie informacji, że została zawarta w celu zastąpienia nieobecnego pracownika, jest niezbędne dla wyłączenia danej umowy spod limitów ograniczających czas i liczbę zawieranych umów na czas określony (maksymalnie 3 umowy lub 33 miesiące zatrudnienia).

W przypadku umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika pracodawca nie ma obowiązku zgłaszania faktu jej zawarcia do właściwego okręgowego inspektora pracy. Obowiązuje to natomiast w przypadku zawarcia umowy na czas określony wykraczającej poza limit z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Jeżeli do umowy nie zostanie wprowadzona informacja, że jest to umowa w celu zastępstwa, po upływie 33 miesięcy lub po zawarciu 4 umowy automatycznie przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony.

Kiedy rozwiązuje się umowa na zastępstwo?

Typowa umowa na czas określony charakteryzuje się konkretnym określeniem daty jej trwania. Nieco inaczej jest w przypadku umowy o pracę w celu zastępstwa. Data końcowa tej umowy może być oznaczona poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, jakim jest powrót zastępowanego pracownika do pracy.

Zawierając umowę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, pracodawca może również wskazać konkretną datę końcową jej obowiązywania. Często jednak pracodawca nie ma wiedzy co do faktycznego okresu nieobecności zastępowanego pracownika. Zatem w przypadku gdy w umowie widnieje konkretna data, pracodawca musi się liczyć z komplikacjami w razie niezaplanowanego przedłużenia lub skrócenia nieobecności zastępowanego pracownika. W takich sytuacjach konieczne może być przedłużenie umowy zawartej z zastępcą (np. w formie aneksu) albo w razie szybszego powrotu zastępowanego pracownika - jej wypowiedzenie. W związku z tym korzystniejsze jest określenie końcowego terminu umowy na zastępstwo poprzez wskazanie powrotu zastępowanego pracownika do pracy jako zdarzenia przyszłego rozwiązującego umowę.

Należy jednak pamiętać, że w świetle przedstawionego stanowiska UODO określenie tego terminu nie powinno zawierać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika ani wskazywać przyczyny jego nieobecności.

W przypadku gdy w strukturze pracodawcy dane stanowisko jest niepowtarzalne, wystarczy wskazanie nazwy stanowiska, na którym jest zatrudniony zastępowany pracownik.

Pracownica zatrudniona na stanowisku księgowej przebywa na zwolnieniu lekarskim. W firmie tylko jedna osoba pracuje na takim stanowisku. Pracodawca na czas nieobecności pracownicy zawarł umowę o pracę na czas określony w celu zastępstwa. W umowie tej wskazał, że "umowa jest zawarta na czas określony - do czasu powrotu nieobecnego pracownika zatrudnionego na stanowisku księgowej". Jest to wystarczające do jednoznacznego wskazania momentu, w którym zakończy się umowa.

Sytuacja komplikuje się jednak w przypadku, gdy w strukturze firmy jest więcej stanowisk o takiej samej nazwie. W takich okolicznościach w pracy może być jednocześnienie nieobecnych kilkoro pracowników zajmujących te stanowiska. Należy podkreślić, że umowa zawierana w celu zastępstwa służy zapewnieniu tego zastępstwa za konkretnego pracownika, nie zaś ogólnemu uzupełnieniu kadry w okresie zwiększonej absencji pracowników. Dlatego termin jej rozwiązania musi wynikać z powrotu do pracy konkretnego zastępowanego pracownika. W takim przypadku pracodawca może w umowie o pracę określić zastępowanego pracownika np. poprzez wskazanie numeru lub symbolu stanowiska nadanego w schemacie organizacyjnym firmy.

Umowa na zastępstwo - wzór

Wzór umowy na czas określony zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika

Podstawa prawna:

  • art. 25 § 1, art. 251§ 1 pkt 4, art. 29 § 1 i 11 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

Orzeczenia sądów i interpretacje:

  • wyrok ETS z 24 czerwca 2010 r. (C-98/09)

  • stanowisko UODO z 10 września 2020 r.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.