REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowa na zastępstwo - zasady, wzór

Ewa Łukasik
Ewa Łukasik
Umowa na zastępstwo - zasady, wzór
Umowa na zastępstwo - zasady, wzór

REKLAMA

REKLAMA

Umowa na zastępstwo musi określać cel jej zawarcia i termin rozwiązania. Jakie są zasady zawierania umowy na zastępstwo? Jakie elementy zawiera umowa? Przedstawiamy wzór umowy.

Umowa na zastępstwo - zasady zawierania

W umowie na czas określony zawieranej na zastępstwo wymagane jest zamieszczenie informacji o przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Określając cel zawarcia i termin rozwiązania umowy na zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, nie należy wskazywać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika ani przyczyny jego absencji.

Autopromocja

Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami

Umowa na zastępstwo przestała być odrębnym rodzajem umowy na czas określony w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy z 22 lutego 2016 r. Obecnie umowa zawierana w celu zastępstwa pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności mieści się w kategorii umowy na czas określony. Umowa o pracę na czas określony zawierana w celu zastępstwa posiada jednak cechy odróżniające ją od zwykłej umowy na czas określony. Umowa o pracę na zastępstwo cechuje się m.in. mniejszą trwałością zatrudnienia oraz brakiem ograniczeń w zakresie jej trwania, ponieważ:

  • nie podlega limitom określonym w art. 251 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów nie może być większa niż 3,
  • rozwiązuje się z dniem powrotu zastępowanego pracownika.

Umowa o pracę na zastępstwo - jakie elementy?

Umowa o pracę na zastępstwo w swojej treści powinna określać jej strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

  • rodzaj pracy,
  • miejsce wykonywania pracy,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

W przypadku umów terminowych dodatkowym ważnym elementem jest także wskazanie, kiedy umowa powinna się zakończyć.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ponadto w umowie na czas określony zawieranej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy określa się ten cel, który uzasadnia zawarcie takiej umowy o pracę (art. 29§ 11 Kodeksu pracy).

W umowie na czas określony zawieranej w celu zastępstwa pracownika wymagane jest zamieszczenie informacji o celu uzasadniającym zawarcie takiej umowy.

Jaki rodzaj pracy pracownika zastępującego?

Przy określaniu rodzaju pracy w umowie zawieranej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika istotne jest, aby praca wykonywana w ramach umowy na zastępstwo odpowiadała rodzajowi pracy wykonywanej przez nieobecnego pracownika. W praktyce oznacza to, że stanowiska obydwu pracowników muszą być tożsame. W przeciwnym razie nie zostałby zachowany cel umowy na zastępstwo. Nie oznacza to jednak, że zastępujący pracownik musi posiadać ten sam tytuł służbowy (nazwę stanowiska pracy) co pracownik zastępowany, zwłaszcza gdy posiada niższe kwalifikacje. Dla ustalenia tożsamości stanowisk decydujące znaczenie ma natomiast porównanie przypisanych do nich zadań. Zakres obowiązków pracownika zastępującego może być identyczny lub węższy w porównaniu z zakresem zadań pracownika zastępowanego. Pracownik zastępujący nie może natomiast wykonywać zadań, które nie należały do obowiązków nieobecnego pracownika.

Wynagrodzenie przy umowie na zastępstwo

Pozostałe warunki umowy o pracę w celu zastępstwa mogą kształtować się odmiennie od warunków pracy przewidzianych w umowie o pracę pracownika zastępowanego. Zatem umowa w celu zastępstwa może określać inne wynagrodzenie, przy czym przyznanie pracownikowi zastępującemu niższego wynagrodzenia powinno być uzasadnione obiektywnymi przesłankami, np. niższymi kwalifikacjami, mniejszym zakresem obowiązków czy niższym wymiarem czasu pracy.

Wymiar czasu pracy pracownika zastępującego

Umowa na zastępstwo może wskazywać mniejszy wymiar etatu niż ten, w jakim pracował nieobecny zastępowany pracownik, np. 3/4 etatu zamiast pełnego etatu. Zasada ta nie może natomiast działać w odwrotnym kierunku, tzn. pracownik zastępujący nie może zostać zatrudniony w wymiarze większym niż pracownik zastępowany.

Jaki jest cel zawarcia umowy na zastępstwo?

Dodatkowym elementem niezbędnym w umowie na czas określony zawieranej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika jest wskazanie celu zawarcia tej umowy. Wpisując do umowy cel jej zawarcia, pracodawca powinien wskazać, że jest nim konieczność zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Przy czym wystarczające jest wskazanie stanowiska pracy nieobecnego pracownika, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Wskazując cel zawarcia umowy na zastępstwo, pracodawca nie powinien podawać danych osobowych zastępowanego pracownika, lecz jedynie nazwę zajmowanego przez niego stanowiska.

Dotychczas powszechną praktyką było wskazywanie wprost imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. Obecnie jest to niedopuszczalne ze względu na przepisy RODO. Wskazanie imienia i nazwiska konkretnego pracownika nie znajduje bowiem uzasadnienia w celu zawarcia umowy na zastępstwo (zasada minimalizmu), ponieważ nadrzędnym celem takiej umowy jest zapewnienie ciągłości wykonywanych obowiązków, a nie samo zastąpienie pracownika.

Autopromocja

Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 10 września 2020 r. wskazał:

(…) art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych.

W stanowisku tym UODO przywołał również wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, w którym wyjaśniono, że umowa na zastępstwo nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika i może ograniczać się do wskazania przyczyny, dla której została zawarta (wyrok ETS z 24 czerwca 2010 r., C-98/09).

Zamieszczenie w umowie informacji, że została zawarta w celu zastąpienia nieobecnego pracownika, jest niezbędne dla wyłączenia danej umowy spod limitów ograniczających czas i liczbę zawieranych umów na czas określony (maksymalnie 3 umowy lub 33 miesiące zatrudnienia).

W przypadku umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika pracodawca nie ma obowiązku zgłaszania faktu jej zawarcia do właściwego okręgowego inspektora pracy. Obowiązuje to natomiast w przypadku zawarcia umowy na czas określony wykraczającej poza limit z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Jeżeli do umowy nie zostanie wprowadzona informacja, że jest to umowa w celu zastępstwa, po upływie 33 miesięcy lub po zawarciu 4 umowy automatycznie przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony.

Kiedy rozwiązuje się umowa na zastępstwo?

Typowa umowa na czas określony charakteryzuje się konkretnym określeniem daty jej trwania. Nieco inaczej jest w przypadku umowy o pracę w celu zastępstwa. Data końcowa tej umowy może być oznaczona poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, jakim jest powrót zastępowanego pracownika do pracy.

Zawierając umowę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, pracodawca może również wskazać konkretną datę końcową jej obowiązywania. Często jednak pracodawca nie ma wiedzy co do faktycznego okresu nieobecności zastępowanego pracownika. Zatem w przypadku gdy w umowie widnieje konkretna data, pracodawca musi się liczyć z komplikacjami w razie niezaplanowanego przedłużenia lub skrócenia nieobecności zastępowanego pracownika. W takich sytuacjach konieczne może być przedłużenie umowy zawartej z zastępcą (np. w formie aneksu) albo w razie szybszego powrotu zastępowanego pracownika - jej wypowiedzenie. W związku z tym korzystniejsze jest określenie końcowego terminu umowy na zastępstwo poprzez wskazanie powrotu zastępowanego pracownika do pracy jako zdarzenia przyszłego rozwiązującego umowę.

Należy jednak pamiętać, że w świetle przedstawionego stanowiska UODO określenie tego terminu nie powinno zawierać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika ani wskazywać przyczyny jego nieobecności.

W przypadku gdy w strukturze pracodawcy dane stanowisko jest niepowtarzalne, wystarczy wskazanie nazwy stanowiska, na którym jest zatrudniony zastępowany pracownik.

Pracownica zatrudniona na stanowisku księgowej przebywa na zwolnieniu lekarskim. W firmie tylko jedna osoba pracuje na takim stanowisku. Pracodawca na czas nieobecności pracownicy zawarł umowę o pracę na czas określony w celu zastępstwa. W umowie tej wskazał, że "umowa jest zawarta na czas określony - do czasu powrotu nieobecnego pracownika zatrudnionego na stanowisku księgowej". Jest to wystarczające do jednoznacznego wskazania momentu, w którym zakończy się umowa.

Sytuacja komplikuje się jednak w przypadku, gdy w strukturze firmy jest więcej stanowisk o takiej samej nazwie. W takich okolicznościach w pracy może być jednocześnienie nieobecnych kilkoro pracowników zajmujących te stanowiska. Należy podkreślić, że umowa zawierana w celu zastępstwa służy zapewnieniu tego zastępstwa za konkretnego pracownika, nie zaś ogólnemu uzupełnieniu kadry w okresie zwiększonej absencji pracowników. Dlatego termin jej rozwiązania musi wynikać z powrotu do pracy konkretnego zastępowanego pracownika. W takim przypadku pracodawca może w umowie o pracę określić zastępowanego pracownika np. poprzez wskazanie numeru lub symbolu stanowiska nadanego w schemacie organizacyjnym firmy.

Umowa na zastępstwo - wzór

Wzór umowy na czas określony zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika

Podstawa prawna:

  • art. 25 § 1, art. 251§ 1 pkt 4, art. 29 § 1 i 11 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

Orzeczenia sądów i interpretacje:

  • wyrok ETS z 24 czerwca 2010 r. (C-98/09)

  • stanowisko UODO z 10 września 2020 r.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Szkolenia policjantów i skoszarowanie: ważny komunikat MSWiA

    Szkolenia w systemie skoszarowanym w Policji mogą odbywać jedynie osoby realizujące w Policji powszechny obowiązek obrony, albo funkcjonariusze odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w nadzwyczajnych okolicznościach jak np. w stanie klęski żywiołowej. Wynika z tego, że policjanci odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w zwykłych okolicznościach nie mogą być szkoleni w systemie skoszarowanym. Jak być powinno? Komenda Główna Policji zadeklarowała szczegółową analizę postanowień aktów wewnętrznych obowiązujących w poszczególnych jednostkach szkoleniowych. Szykują się kontrole!

    Zatrudnianie cudzoziemców. Zezwolenie na pracę ma aż sześć typów: A, B, C, D, E, S. Który wybrać?

    Zezwolenie na pracę to dokument legalizujący pracę w Polsce cudzoziemca, który nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia. Polskie przepisy przewidują zezwolenia sześciu typów. Rodzaj zezwolenia na pracę, który musi posiadać cudzoziemiec zależy od tego, przez jaki okres zamierza pracować w Polsce, jaki charakter ma mieć jego praca, oraz – czy będzie pracował dla podmiotu polskiego, czy zagranicznego.

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych - to zagadnienie okazało się problematyczne, na etapie ubiegania się o wykonywanie zawodu lekarza, pielęgniarki, położnej czy dentysty. W związku z tym Minister Zdrowia Izabela Leszczyna rozważy propozycję zmiany legislacyjnej w zakresie składanego oświadczenia co do prowadzonego postępowania karnego przeciwko osobom mającym wykonywać zawód medyczny. Być może dojdzie do zmiany w sprawie procedury otrzymywania przez lekarzy, lekarzy dentystów oraz pielęgniarki i położne uprawnień do wykonywania tych zawodów.

    Szukasz dobrej pracy? Pamiętaj o liście motywacyjnym. Musi być profesjonalnie przygotowany!

    List motywacyjny to dokument, w którym składająca go osoba wyjaśnia, z jakich powodów ubiega się np. o zatrudnienie. Chociaż złożenie listu motywacyjnego nie zawsze jest wymagane przez potencjalnego pracodawcę, to warto mu pokazać, że składającemu naprawdę zależy na podjęciu zatrudnienia.

    REKLAMA

    Pracownicy naukowi dostaną podwyżki o 30%. Profesor zarobi co najmniej 9370 zł miesięcznie, profesor uczelni – 7777,10 zł, adiunkt – 6840,10 zł, inny nauczyciel akademicki – 4685 zł [Wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.]

    Wynagrodzenia pracowników naukowych pójdą w górę. Minister nauki Dariusz Wieczorek podpisał rozporządzenie, dzięki któremu podwyżki otrzymają pracownicy naukowi zatrudnieni na uczelniach publicznych oraz w Polskiej Akademii Nauk. Wynagrodzenie zasadnicze profesora wzrośnie z 7210 zł do 9370 zł. Naukowcy dostaną podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2024 r.

    Urząd do spraw kombatantów ma nowego szefa. Został nim Lech Parell

    Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych ma nowego szefa. Po odwołaniu Jana Józefa Kasprzyka premier Donald Tusk powołał na to stanowisko Lecha Parella. Akt powołania wręczyła mu minister rodziny, pracy i polityki społecznej.

    Asystencja osobista. Ustawa wyczekiwana przez osoby z niepełnosprawnościami

    W Polsce jest ponad 3 mln osób z niepełnosprawnościami, które mają prawne potwierdzenie niepełnosprawności. Poziom zatrudnienia tych osób odbiega od innych państw europejskich. Brakuje też dla nich i ich rodzin systemowego wsparcia w środowisku lokalnym. Z tego względu tak bardzo wyczekiwane jest wprowadzenie ustawy o asystencji osobistej.

    Ruchomy czas pracy – rozkład czasu pracy wygodny dla pracodawcy i pracownika

    Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Dzięki wprowadzeniu ruchomego czasu pracy pracownicy mogą – przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej – rozpoczynać i kończyć pracę o różnych porach w poszczególnych dniach.

    REKLAMA

    Zakwaterowanie dla pracowników delegowanych do pracy za granicę bez podatku – wyrok NSA

    Zapewnienie pracownikowi delegowanemu, zwłaszcza na krótki czas, nieodpłatnego zakwaterowania i pokrycia kosztów podróży nie powoduje powstania po jego stronie przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych – wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r. (II FSK 270/21).

    Jak pracodawca może zareagować na przyprowadzanie przez pracownika dziecka do pracy

    Pracownica zatrudniona w sklepie kolejny raz przyprowadziła do pracy 5-letniego syna. Tłumaczyła to tym, że syn ma katar i nie mógł iść do przedszkola, a pracownica nie ma już urlopu na żądanie. W sklepie 5-latek siedzi sam na zapleczu, kiedy pracownica pracuje, co budzi nasze duże obawy o bezpieczeństwo takiego rozwiązania. Ponadto pracownica nie skupia się w pełni na pracy, tylko co chwilę oddala się ze stanowiska pracy na zaplecze, żeby sprawdzić, co z dzieckiem. Co możemy zrobić w tej sytuacji? Czy możemy ukarać ją upomnieniem lub naganą albo zwolnić, żeby w jej miejsce zatrudnić w pełni efektywnego pracownika? Czy możemy wprowadzić w regulaminie pracy regulację zakazującą przychodzenia do pracy z dzieckiem?

    REKLAMA