Urlopem na żądanie nie przedłużysz sobie długiego weekendu. Kiedy pracodawca może zgodnie z prawem nie udzielić ci wolnego na żądanie?

• Kiedy można skorzystać z urlopu na żądanie?
• Czy pracownik musi czekać na zgodę pracodawcy na urlop na żądanie?
• Czy pracodawca ma prawo do odmowy urlopu na żądanie?

Kiedy można skorzystać z urlopu na żądanie?

Urlop na żądanie to szczególny rodzaj urlopu wypoczynkowego, który udzielany jest pracownikowi na jego wyraźne żądanie zgłaszane najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Jego wyjątkowy charakter przejawia się m.in. w tym, że urlop ten nie jest uwzględniany w planie urlopów, który stanowi swego rodzaju harmonogram okresów wypoczynku pracowników w zakładzie pracy.

Choć przepisy kodeksu pracy nie wskazują na powody, które uzasadniają urlop na żądanie, a co więcej pracownik we wniosku o jego udzielenie nie musi ich wskazywać, to jednak podkreśla się, że spowodowany powinien być on wyjątkowymi okolicznościami. Chodzi tu o nagłe, losowe, niedające się przewidzieć i zaplanować sytuacje, przez co pracownik nie miał możliwości wnioskować o urlop w normalnym trybie wcześniej, a pracodawca uwzględnić go w planie urlopów.

Czy pracownik musi czekać na zgodę pracodawcy na urlop na żądanie?

Wyjątkowy charakter urlopu na żądanie nie zmienia zasad dotyczących konieczności złożenia wniosku o jego udzielenie przez pracownika. Choć może zrobić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, to jednak pracodawca musi o takim urlopie wiedzieć i wyrazić na niego zgodę. Ustawodawca nie określił jednak, jak zgoda taka powinna zostać wyrażona, tym bardziej że i sam wniosek pracownika może mieć inną niż pisemna formę. Dopuszczalna jest zarówno ustna, pisemna, mailowa, jak i smsowa forma prośby.

Jak powinien zatem odpowiedzieć pracodawca? Tutaj również pozostawiono swobodę. Ważne jedynie, aby była to zgoda wyrażona niezwłocznie i przedstawiona w sposób zrozumiały pracownikowi. Warto także podkreślić, że brak jakiejkolwiek odpowiedzi na wniosek o urlop na żądanie ze strony pracodawcy uznaje się za zgodę na jego udzielenie.

Czy pracodawca ma prawo do odmowy urlopu na żądanie?

Wielu pracowników uważa, że urlop na żądanie to taki rodzaj urlopu, którego udzielenia nie można odmówić. Nic bardziej mylnego. To pracodawca rozporządza bowiem urlopami i to on, mimo zgłaszania wniosków przez pracowników, musi wyrazić na nie zgodę. Nie mają przy tym znaczenia szczególne okoliczności, które go warunkują. Nie są one bowiem tożsame z siłą wyższą uzasadniającą tzw. zwolnienie pracownika od pracy w trybie art. 148¹ k.p., którego pracodawca nie może odmówić.

Pracodawca może zatem nie udzielić zgody na urlop na żądanie z ważnych powodów, w szczególności będzie nim konieczność ochrony wyjątkowego interesu pracodawcy, który wymaga obecności pracownika w pracy. Pracodawca może też odmówić urlopu na żądanie wtedy, gdy jest bezpodstawny. Choć pracownik nie musi podawać powodów wniosku o urlop w trybie art. 167² k.p., to jednak w razie, gdy pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że nie jest on uzasadniony wyjątkowymi okolicznościami, może nie wyrazić na niego zgody. Musi jednak wtedy pamiętać, że to na nim ciąży obowiązek udowodnienia działania pracownika w złej wierze, stąd podejrzenie powinno w praktyce graniczyć z pewnością i być poparte dowodami.