4 najczęstsze błędy pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku. Kary od 3 do nawet 50 tys. zł

• Zatrudnianie cudzoziemców - drobny błąd może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych kary
• 4 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców
• Kilka naruszeń - wyższa kara za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
• Co trzeba wiedzieć o zatrudnianiu cudzoziemców?
• Zatrudnianie cudzoziemców - nowe kompetencje PIP
• Zatrudnianie cudzoziemców - w ramach firmy czy outsourcing?

Zatrudnianie cudzoziemców - drobny błąd może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych kary

Legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców to obszar wymagający precyzji, wiedzy oraz doskonałej organizacji, bo za najczęstsze błędy grożą już nie tylko surowe, ale i mnożone kary. Nowe przepisy obowiązujące od czerwca 2025 roku zmieniają skalę ryzyk dla pracodawców – nawet drobne uchybienie może kosztować dziesiątki tysięcy złotych, zwłaszcza przy większej liczbie zatrudnionych. W artykule omówiono najczęściej popełniane błędy przy legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, konsekwencje prawne i finansowe, oraz dylemat: czy lepiej obsługiwać te procesy własnymi zasobami HR, czy zlecić je zewnętrznym specjalistom. A jeśli zlecać – to komu i na jakich zasadach, by uniknąć współpracy z nieuczciwym podmiotem.

4 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców

Nieterminowe składanie wymaganych dokumentów lub obowiązkowych powiadomień to od lat największa formalna zmora procesu legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Dotyczy to zarówno wniosków o wydanie zezwolenia na pracę, jak i zgłoszeń związanych z przebiegiem zatrudnienia, takich jak jego rozpoczęcie, dłuższa przerwa czy zakończenie. Eksperci Job Impulse podkreślają, że uchybienia w tym zakresie grożą nie tylko karami finansowymi, lecz także ryzykiem odmowy wydania zezwoleń w przyszłości. Nawet niewielkie opóźnienia mogą zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów, dlatego tak istotne jest wprowadzenie w organizacji systemowych rozwiązań, które pomogą śledzić terminy i wypełniać obowiązki informacyjne wobec administracji.

Drugi często wskazywany błąd to niewłaściwy tytuł pobytowy, czyli niezgodność podstawy pobytu z celem, jakim jest podjęcie pracy. Przykładem może być obcokrajowiec przebywający w Polsce na wizie turystycznej, która nie daje prawa do zatrudnienia. Warto w tym kontekście zwrócić uwagę na kwestię studentów. Studenci-obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej mają prawo do pracy w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele RP - ich jedynym obowiązkiem, gdy pracują i przebywają w kraju dłużej niż trzy miesiące, jest rejestracja pobytu we właściwym urzędzie.

- Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku studentów z krajów trzecich, takich jak Białoruś, Gruzja czy Filipiny – mówi Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse. - Cudzoziemcy spoza UE, którzy studiują stacjonarnie na studiach wyższych lub doktoranckich na polskich uczelniach, mogą podejmować legalną pracę bez dodatkowych zezwoleń, niezależnie od tego, czy uczelnia jest publiczna, czy prywatna. Natomiast wszyscy studenci studiów niestacjonarnych oraz podyplomowych muszą posiadać odrębne zezwolenie na pracę lub odpowiednie zezwolenie pobytowe z dostępem do rynku pracy.

Polecamy: Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury

Trzeci błąd to powierzanie pracy na innych warunkach, niż wskazano w dokumentach legalizacyjnych. Nowa ustawa, obowiązująca od 1 czerwca 2025 roku, zaostrzyła kary za tego typu naruszenia, ale zasady ogólne pozostały takie same – zmiany są dopuszczalne tylko wtedy, gdy są korzystne dla cudzoziemca i nie wymagają nowego zezwolenia. W dużym uproszczeniu dotyczy to m.in. podwyższenia wynagrodzenia, zmiany umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę czy zwiększenia wymiaru czasu pracy przy proporcjonalnym wzroście pensji. Niedozwolone są natomiast zmiany niekorzystne, takie jak obniżenie wynagrodzenia, przejście z umowy o pracę na umowę zlecenia czy powierzenie innego stanowiska niż określone w dokumencie.

Czwartym częstym problemem związanym z zatrudnianiem cudzoziemców jest brak decyzji w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Choć złożenie kompletnego wniosku legalizuje pobyt cudzoziemca, nie zawsze daje mu to prawo do wykonywania pracy. Ryzyko nielegalnego zatrudnienia pojawia się zwłaszcza w dwóch sytuacjach. Pierwsza, gdy cudzoziemiec otrzyma decyzję odmowną i nie poinformuje o tym pracodawcy, który – jako osoba niebędąca stroną postępowania – może nie mieć świadomości o jego zakończeniu. Druga, gdy w dniu złożenia wniosku cudzoziemiec nie był uprawniony do pracy, np. nie posiadał ważnego oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia na pracę lub podstawy do zwolnienia z obowiązku jego posiadania. W takim przypadku nie nabywa on prawa do pracy nawet na czas trwania postępowania. Choć odpowiedzialność karna i finansowa spoczywa najczęściej na pracodawcy, cudzoziemiec również może ponieść poważne konsekwencje administracyjne.

Kilka naruszeń - wyższa kara za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP nie tylko zaostrzyła wysokość kar, ale też wprowadziła zasadę proporcjonalności grzywien co oznacza, że kara będzie mnożona przez liczbę cudzoziemców objętych naruszeniem. To szczególnie istotne dla firm, które zatrudniają obcokrajowców w większej skali - nawet jedno uchybienie powielone wobec kilkunastu pracowników może skutkować sankcją liczonych w dziesiątkach tysięcy złotych.

Trzy z czterech wcześniej opisanych błędów bezpośrednio wpisują się w ustawową definicję nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi - naruszenia, za które przewidziano najbardziej dotkliwe sankcje. Mowa tu m.in. o braku zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, powierzaniu pracy na warunkach innych niż te wskazane w dokumentach legalizacyjnych oraz niewłaściwym tytule pobytowym. Dodać należy jeszcze fakt nielegalnego przebywania na terytorium Polski, a także brak zawarcia umowy w formie pisemnej, poza określonymi wyjątkami. W takich przypadkach pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 3 000 zł do 50 000 zł za każdą osobę zatrudnioną niezgodnie z przepisami.

Co trzeba wiedzieć o zatrudnianiu cudzoziemców?

• Niedopełnienie formalności przy zatrudnianiu cudzoziemca – grzywna od 1 000 zł do 3 000 zł: dotyczy m.in. sytuacji, w których pracodawca nie przekazuje cudzoziemcowi umowy w zrozumiałym dla niego języku lub nie przesyła kopii umowy do urzędu, który wydał zezwolenie na pracę bądź dokonał wpisu oświadczenia do ewidencji.
• Brak wymaganych powiadomień o zmianach dotyczących pracodawcy lub warunków zatrudnienia – od 500 zł bez górnej granicy określonej w ustawie: obowiązek dotyczy m.in. zgłoszenia zmiany siedziby, formy prawnej, przejęcia zakładu pracy, a także sytuacji, gdy cudzoziemiec nie podejmuje lub przerywa pracę na okres przekraczający dwa miesiące.
• Niepowiadomienie starosty o podjęciu lub niepodjęciu pracy – grzywna od 500 zł do 5 000 zł: jeśli cudzoziemiec objęty oświadczeniem o powierzeniu pracy rozpocznie lub nie rozpocznie pracy w terminach określonych w dokumentach, pracodawca ma obowiązek zgłosić ten fakt do starosty. Niedopełnienie tej formalności lub przekazanie nieprawdziwych danych skutkuje karą grzywny.
• Żądanie korzyści majątkowej lub wprowadzenie cudzoziemca w błąd - od 6 000 zł do 50 000 zł za każdą osobę: dotyczy sytuacji, w których pracodawca lub inna osoba żąda łapówki w zamian za umożliwienie zatrudnienia, wykorzystuje niewiedzę lub zależność cudzoziemca, albo doprowadza go do podjęcia nielegalnej pracy. To jedno z najcięższych naruszeń przewidzianych w ustawie, karane osobno za każdego cudzoziemca.

Zatrudnianie cudzoziemców - nowe kompetencje PIP

- Warto pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy zyskała nowe kompetencje. Może bowiem samodzielnie nakładać mandaty do 10 000 zł bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Dotyczy to wszystkich przypadków nielegalnego powierzania pracy cudzoziemcom, w tym braku pisemnej umowy czy niedopełnienia obowiązków informacyjnych. Kontrole PIP są dziś szybsze, skuteczniejsze i mogą mieć natychmiastowe skutki finansowe dla przedsiębiorcy – podkreśla Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse.

Zatrudnianie cudzoziemców - w ramach firmy czy outsourcing?

Firmy różnej wielkości podchodzą do procesu legalizacji pracy cudzoziemców w odmienny sposób – małe przedsiębiorstwa najczęściej korzystają z pojedynczych usług, takich jak złożenie oświadczenia czy uzyskanie zezwolenia na pracę typu A, natomiast korporacje wybierają kompleksowe wsparcie obejmujące pełną reprezentację przed urzędami, obsługę członków rodzin czy stały monitoring dokumentów. Ta różnica wynika nie tylko ze skali zatrudnienia, ale też z dostępnych zasobów administracyjnych i wewnętrznej organizacji pracy.

- Outsourcing legalizacji pracy cudzoziemców nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym wyłącznie dla największych. Przytoczę konkrety, by pokazać skalę kosztów i umożliwić każdemu przedsiębiorcy postawienie sobie podstawowego pytania: czy warto powierzyć ten obszar wewnętrznemu działowi HR, czy lepiej zlecić go zewnętrznym specjalistom. Miesięczny abonament obejmujący monitoring legalności zatrudnienia oraz doradztwo to koszt od ok. 1000 zł netto dla grupy do 15 pracowników. Audyt teczki cudzoziemca to wydatek rzędu 100 zł netto za osobę. W obliczu rosnących sankcji – nawet za drobne uchybienia – i ich możliwego zwielokrotnienia w przypadku większej liczby pracowników, takie nakłady mogą okazać się rozsądnym sposobem na ograniczenie ryzyk, a także uniknięcie niepotrzebnych kosztów – mówi Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse.

W kontekście rządowej strategii migracyjnej na lata 2025-2030 i zapowiedzianego uporządkowania rynku pracy tymczasowej oraz eliminowania tzw. fikcyjnego outsourcingu, eksperci Job Impulse zwracają uwagę na konieczność szczególnej ostrożności przy wyborze partnera do współpracy w zakresie zatrudniania cudzoziemców. Pracodawcy chcąc skorzystać z oferty podmiotu zewnętrznego, powinni upewnić się, że wybierają podmiot, który działa w oparciu o obowiązujące przepisy – w tym przewidujące dopuszczalne formy kierowania pracowników do pracy na rzecz innych firm. Ważne jest również to, by odpowiedzialność za legalizację zatrudnienia i dopełnienie wszystkich formalności była jasno uregulowana w umowie – brak precyzyjnego podziału obowiązków może skutkować nałożeniem sankcji bezpośrednio na pracodawcę, nawet jeśli korzystał z usług pośrednika. Tylko transparentna, oparta na sprawdzonych procedurach współpraca pozwala uniknąć ryzyka uznania jej za pozorną lub niezgodną z prawem – a co za tym idzie, zabezpieczyć firmę przed poważnymi konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi.