Jak zawierać i rozwiązywać umowy o pracę na zastępstwo w 2018 r.

Jedną z form zatrudniania pracowników jest umowa o pracę na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Stosuje się ją przede wszystkim w przypadku długotrwałych, usprawiedliwionych nieobecności w pracy pracowników, jeżeli zachodzi konieczność ich zastępstwa. Zawarcie tego rodzaju umowy jest korzystne dla pracodawcy, ponieważ niezależnie od długości jej trwania nie przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony oraz nie jest wliczana do limitu 3 dozwolonych umów na czas określony.

W przypadku długotrwałej nieobecności pracownika w pracy, związanej m.in. z urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym bądź bezpłatnym, a także niezdolnością do pracy spowodowaną chorobą lub inną usprawiedliwioną nieobecnością, korzystnym dla pracodawców rozwiązaniem jest zatrudnienie nowej osoby na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. Ustawa - Kodeks pracy (dalej k.p.) umowę o pracę zawartą w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy traktuje jako jeden z rodzajów umów zawartych na czas określony (art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p.).

Dopuszcza się również możliwość zawarcia tego rodzaju umowy z własnym pracownikiem, pod warunkiem że rodzaj wykonywanej pracy będzie się różnić od pracy świadczonej w ramach dotychczasowego stosunku pracy. Pracodawca może też zatrudnić na podstawie umowy o pracę na zastępstwo kolejnego pracownika w przypadku usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika zastępującego.

W związku ze złożeniem przez pracownicę jednorazowego wniosku o wykorzystanie w pełnym wymiarze 32-tygodniowego urlopu rodzicielskiego pracodawca podjął decyzję o zatrudnieniu nowego pracownika na czas tej nieobecności. Po kilku tygodniach pracy na zastępstwo pracownica złożyła wniosek o wykorzystanie 16-tygodniowego urlopu rodzicielskiego. W tej sytuacji na czas zastępstwa drugiej pracownicy pracodawca zatrudnił kolejną osobę, która będzie wykonywać pracę do czasu powrotu pracownicy z 16-tygodniowego urlopu rodzicielskiego. Sytuacja ta spowodowała, że na tym samym stanowisku zawartych jest kilka umów o pracę na zastępstwo.

Czas trwania umowy

Istotą zawarcia umowy na czas określony na zastępstwo jest uzależnienie ustania stosunku pracy od przyszłego i pewnego zdarzenia, a więc termin rozwiązania umowy na czas zastępstwa powinien przypadać co do zasady na dzień powrotu nieobecnego pracownika. Pracodawca może jednak określić termin trwania umowy na okres krótszy niż przewidywana nieobecność pracownika. W przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o dalszym zatrudnieniu danego pracownika może być zawarta kolejna umowa na czas zastępstwa.

Z tym samym pracownikiem można zawrzeć maksymalnie trzy umowy na czas określony i nie mogą one trwać łącznie dłużej niż 33 miesiące (art. 25¹ § 1 k.p.). Jednak umowy na czas określony zawartej na zastępstwo nie obowiązują te limity.

Polecamy: Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umów na zastępstwo jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 36 § 1 k.p.). W tym przypadku należy brać pod uwagę łączny okres zatrudnienia u danego pracodawcy, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy czy zawartej umowy.

Okresy wypowiedzenia umowy na zastępstwo

Należy pamiętać, że przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony na zastępstwo, trwających w dniu 22 lutego 2016 r. (tj. w dniu wejścia w życie ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2015 r., poz. 1220) i wypowiedzianych po tym dniu, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy przypadających przed 22 lutego 2016 r.

W związku z rozpoczęciem przez pracownika od 1 stycznia 2015 r. urlopu bezpłatnego pracodawca w celu zastępstwa nieobecnego pracownika zatrudnił nową osobę na czas określony na okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2018 r. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy należy przyjąć okres przypadający od 22 lutego 2016 r. Oznacza to, że np. w razie wypowiedzenia tej umowy w lutym 2018 r. okres jej wypowiedzenia wyniesie 1 miesiąc, bowiem od 22 lutego 2016 r. nie minęły 3 lata uprawniające do 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Może się również okazać, że pracownik zastępujący był już wcześniej zatrudniony u danego pracodawcy. Wówczas osoba ta przy przyjęciu do pracy od razu będzie objęta 1- bądź 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, co może być dla pracodawcy niekorzystnym rozwiązaniem przede wszystkim w sytuacji, gdy dana osoba nie sprawdzi się na nowym stanowisku. Konsekwencją tego będzie dosyć długi okres rozwiązania umowy, co zwiększy koszty pracodawcy. Dlatego w tej sytuacji korzystnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na okres próbny nieprzekraczający 3 miesięcy w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika. Dla tego rodzaju umowy o pracę wprowadzono odmienne okresy wypowiedzenia.

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny

Przy wypowiadaniu umowy na okres próbny i na czas określony (w tym na zastępstwo) pracodawca nie ma obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia tych umów (art. 30 § 4 k.p.).

Pracownik w latach 2009-2013 wykonywał pracę na stanowisku specjalisty ds. personalnych. W związku z długotrwałą chorobą pracownika działu księgowości pracodawca podjął decyzję o ponownym zatrudnieniu tej osoby na czas zastępstwa. W przypadku zawarcia umowy na czas określony pracownika obowiązywałby od razu 3-miesięczny okres wypowiedzenia, dlatego pracodawca postanowił zawrzeć z tą osobą umowę na okres próbny od 1 lutego do 31 marca 2018 r. Po 3 tygodniach od zawarcia umowy okazało się, że osoba ta nie sprawdza się na danym stanowisku. Pracodawca 23 lutego 2018 r. wręczył pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę na okres próbny z zachowaniem 1-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiązała się 3 marca 2018 r.

Należy zwrócić uwagę, że umowa na okres próbny z tym samym pracownikiem może być ponownie zawarta:

• gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy,
• po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy (w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny).