Kategorie

Jak zawierać i rozwiązywać umowy o pracę na zastępstwo w 2018 r.

Jeżek Przemysław
Jak zawierać i rozwiązywać umowy o pracę na zastępstwo w 2018 r./fot.shutterstock
Jak zawierać i rozwiązywać umowy o pracę na zastępstwo w 2018 r./fot.shutterstock
Umowę na zastępstwo stosuje się głównie w przypadku długotrwałych, usprawiedliwionych nieobecności w pracy pracowników, jeżeli zachodzi konieczność ich zastępstwa. Zobacz przykładowy wzór umowy o pracę na czas zastępstwa.
Reklama

Jedną z form zatrudniania pracowników jest umowa o pracę na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Stosuje się ją przede wszystkim w przypadku długotrwałych, usprawiedliwionych nieobecności w pracy pracowników, jeżeli zachodzi konieczność ich zastępstwa. Zawarcie tego rodzaju umowy jest korzystne dla pracodawcy, ponieważ niezależnie od długości jej trwania nie przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony oraz nie jest wliczana do limitu 3 dozwolonych umów na czas określony.

W przypadku długotrwałej nieobecności pracownika w pracy, związanej m.in. z urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym bądź bezpłatnym, a także niezdolnością do pracy spowodowaną chorobą lub inną usprawiedliwioną nieobecnością, korzystnym dla pracodawców rozwiązaniem jest zatrudnienie nowej osoby na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. Ustawa - Kodeks pracy (dalej k.p.) umowę o pracę zawartą w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy traktuje jako jeden z rodzajów umów zawartych na czas określony (art. 251 § 4 pkt 1 k.p.).

Reklama

Dopuszcza się również możliwość zawarcia tego rodzaju umowy z własnym pracownikiem, pod warunkiem że rodzaj wykonywanej pracy będzie się różnić od pracy świadczonej w ramach dotychczasowego stosunku pracy. Pracodawca może też zatrudnić na podstawie umowy o pracę na zastępstwo kolejnego pracownika w przypadku usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika zastępującego.

W związku ze złożeniem przez pracownicę jednorazowego wniosku o wykorzystanie w pełnym wymiarze 32-tygodniowego urlopu rodzicielskiego pracodawca podjął decyzję o zatrudnieniu nowego pracownika na czas tej nieobecności. Po kilku tygodniach pracy na zastępstwo pracownica złożyła wniosek o wykorzystanie 16-tygodniowego urlopu rodzicielskiego. W tej sytuacji na czas zastępstwa drugiej pracownicy pracodawca zatrudnił kolejną osobę, która będzie wykonywać pracę do czasu powrotu pracownicy z 16-tygodniowego urlopu rodzicielskiego. Sytuacja ta spowodowała, że na tym samym stanowisku zawartych jest kilka umów o pracę na zastępstwo.

Czas trwania umowy

Istotą zawarcia umowy na czas określony na zastępstwo jest uzależnienie ustania stosunku pracy od przyszłego i pewnego zdarzenia, a więc termin rozwiązania umowy na czas zastępstwa powinien przypadać co do zasady na dzień powrotu nieobecnego pracownika. Pracodawca może jednak określić termin trwania umowy na okres krótszy niż przewidywana nieobecność pracownika. W przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o dalszym zatrudnieniu danego pracownika może być zawarta kolejna umowa na czas zastępstwa.

Z tym samym pracownikiem można zawrzeć maksymalnie trzy umowy na czas określony i nie mogą one trwać łącznie dłużej niż 33 miesiące (art. 251 § 1 k.p.). Jednak umowy na czas określony zawartej na zastępstwo nie obowiązują te limity.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

Okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umów na zastępstwo jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 36 § 1 k.p.). W tym przypadku należy brać pod uwagę łączny okres zatrudnienia u danego pracodawcy, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy czy zawartej umowy.

Okresy wypowiedzenia umowy na zastępstwo

Długość okresu zatrudnienia

Wymiar okresu wypowiedzenia

poniżej 6 miesięcy

2 tygodnie

co najmniej 6 miesięcy

1 miesiąc

co najmniej 3 lata

3 miesiące

Należy pamiętać, że przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony na zastępstwo, trwających w dniu 22 lutego 2016 r. (tj. w dniu wejścia w życie ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2015 r., poz. 1220) i wypowiedzianych po tym dniu, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy przypadających przed 22 lutego 2016 r.

W związku z rozpoczęciem przez pracownika od 1 stycznia 2015 r. urlopu bezpłatnego pracodawca w celu zastępstwa nieobecnego pracownika zatrudnił nową osobę na czas określony na okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2018 r. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy należy przyjąć okres przypadający od 22 lutego 2016 r. Oznacza to, że np. w razie wypowiedzenia tej umowy w lutym 2018 r. okres jej wypowiedzenia wyniesie 1 miesiąc, bowiem od 22 lutego 2016 r. nie minęły 3 lata uprawniające do 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Może się również okazać, że pracownik zastępujący był już wcześniej zatrudniony u danego pracodawcy. Wówczas osoba ta przy przyjęciu do pracy od razu będzie objęta 1- bądź 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, co może być dla pracodawcy niekorzystnym rozwiązaniem przede wszystkim w sytuacji, gdy dana osoba nie sprawdzi się na nowym stanowisku. Konsekwencją tego będzie dosyć długi okres rozwiązania umowy, co zwiększy koszty pracodawcy. Dlatego w tej sytuacji korzystnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na okres próbny nieprzekraczający 3 miesięcy w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika. Dla tego rodzaju umowy o pracę wprowadzono odmienne okresy wypowiedzenia.

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny

Czas trwania umowy zawartej na okres próbny

Okres wypowiedzenia

nie przekracza 2 tygodni

3 dni robocze

jest dłuższy niż 2 tygodnie

1 tydzień

wynosi 3 miesiące

2 tygodnie

Przy wypowiadaniu umowy na okres próbny i na czas określony (w tym na zastępstwo) pracodawca nie ma obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia tych umów (art. 30 § 4 k.p.).

Pracownik w latach 2009-2013 wykonywał pracę na stanowisku specjalisty ds. personalnych. W związku z długotrwałą chorobą pracownika działu księgowości pracodawca podjął decyzję o ponownym zatrudnieniu tej osoby na czas zastępstwa. W przypadku zawarcia umowy na czas określony pracownika obowiązywałby od razu 3-miesięczny okres wypowiedzenia, dlatego pracodawca postanowił zawrzeć z tą osobą umowę na okres próbny od 1 lutego do 31 marca 2018 r. Po 3 tygodniach od zawarcia umowy okazało się, że osoba ta nie sprawdza się na danym stanowisku. Pracodawca 23 lutego 2018 r. wręczył pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę na okres próbny z zachowaniem 1-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiązała się 3 marca 2018 r.

Należy zwrócić uwagę, że umowa na okres próbny z tym samym pracownikiem może być ponownie zawarta:

  • gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy,
  • po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy (w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny).


Termin powrotu do pracy

Wskazanie daty końcowej trwania umowy na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika może być dość kłopotliwe, przede wszystkim dlatego, że powrót nieobecnego pracownika do pracy jest niepewny. W przypadku zastępstwa pracownika przebywającego np. na urlopie wychowawczym pracodawcy znana jest data jego powrotu do pracy. Jednak pracownik może wrócić do pracy wcześniej, co spowoduje, że umowa na zastępstwo rozwiąże się wcześniej, niż w niej wskazano. Dlatego termin końcowy umowy na zastępstwo może być oznaczony poprzez opisanie sytuacji lub zdarzenia, którego nadejście strony przewidują i z którego nadejściem łączą rozwiązanie umowy. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie w umowie, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika, bez wskazania konkretnej daty.

Pracownica 1 września 2016 r. rozpoczęła 24-miesięczny urlop wychowawczy. Na czas jej nieobecności zatrudniono na umowę na zastępstwo nowego pracownika, ze wskazaniem, że umowa rozwiąże się z dniem powrotu do pracy pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym. W trakcie trwania urlopu pracownica złożyła wniosek o możliwość wcześniejszego powrotu z urlopu wychowawczego, tj. 1 lutego 2018 r. Umowa na zastępstwo rozwiąże się zatem w dniu powrotu pracownicy z urlopu wychowawczego.

Warunki pracy

Ponieważ zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z nieobecnością innego, w zawartej umowie o pracę należy precyzyjnie wskazać, o jaką osobę chodzi, przez podanie np. imienia i nazwiska nieobecnego pracownika bądź podanie działu, w którym ta osoba pracuje, stanowiska, funkcji itp. Zastępujący powinien wykonywać te same czynności co zastępowany pracownik, a więc ten sam rodzaj pracy. Osoba zastępująca nie musi wykonywać wszystkich czynności nieobecnego pracownika, gdyż część obowiązków może być przejęta przez innych pracowników firmy, dlatego dopuszcza się zawarcie z taką osobą umowy w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli chodzi o wysokość wynagrodzenia, nie powinno ono odbiegać od wynagrodzenia zastępowanego pracownika. Osoby zatrudnione na podstawie umowy na zastępstwo co do zasady korzystają ze wszystkich przysługujących w związku z tym praw, w tym z prawa do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, które odpowiada w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględnia ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 k.p.). Wskazanie niższego wynagrodzenia może być uzasadnione niższymi kwalifikacjami danej osoby bądź kryterium wysokości wynagrodzenia będzie wynikać ze stażu u danego pracodawcy.

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy w umowie o pracę należy określić ten cel (art. 29 § 11 Kodeksu pracy). W związku z obowiązkiem wskazania celu zawarcia umowy na zastępstwo zmianie uległ wzór umowy o pracę. Pracodawcy nie mają jednak obowiązku stosowania wprost takiego wzoru. Cel zawarcia umowy może być wskazany w dowolnym punkcie umowy o pracę na czas określony.

Przykładowy wzór umowy o pracę na czas zastępstwa

Podstawa prawna:

● art. 25, art. 251 § 4 pkt 1, art. 29 § 11- 2, art. 30 § 4, art. 36 § 1, art. 78 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 4),

● art. 16 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1220),

● załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1998 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?