Wypłata refundacji tylko na podstawie umowy

Na podstawie par. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz.U. z 2007 r. Nr 194, poz. 1404) starosta zawiera umowę z pracodawcą w terminie 14 dni od zakończenia negocjacji. Pod warunkiem jednak, że stronom udało się uzgodnić warunki umowy. W jej treści powinny zostać określone wzajemne zobowiązania stron.

Warunki umowy

Starosta zobowiązuje się w umowie do wypłaty refundacji w ogólnej kwocie ustalonej w wyniku negocjacji (dlatego nie jest możliwe zawarcie umowy w przypadku niewynegocjowania tej kwoty). Wynegocjowana kwota nie może być wyższa od określonej w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz w wymienionym wyżej rozporządzeniu. Nie może więc przekroczyć 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia na jedno stanowisko pracy oraz kwoty kosztów, które rzeczywiście zostaną poniesione, pomniejszonej o kwoty ewentualnych innych form pomocy lub wsparcia ze środków publicznych do tych kosztów oraz kwoty VAT i podatku akcyzowego, jeżeli podatki te mogą zostać przez pracodawcę odliczone. Pracodawca zobowiązuje się do poniesienia kosztów wskazanych w umowie oraz do zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, której stanowiska pracy dotyczy refundacja, w terminie trzech miesięcy od dnia zawarcia umowy, a także do zabezpieczenia ewentualnego zwrotu refundacji w wynegocjowanych formach. Oprócz tego umowa musi przewidywać zobowiązania stron umożliwiające skuteczne monitorowanie jej wykonania.

Starosta zobowiązuje się więc zgodnie z par. 6 ust. 2 pkt 1 lit. b) wskazanego wyżej rozporządzenia do co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę w czasie jej obowiązywania. Form tej weryfikacji nie należy zawierać w umowie, ponieważ zawężałoby to zakres stosowania rozporządzenia.

Z kolei pracodawca, zgodnie z par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. b)-e) rozporządzenia, zobowiązuje się do umożliwienia wykonania przez starostę obowiązków wynikających ze wspomnianego par. 6 ust. 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia, a także do udokumentowania realizacji umowy na każde wezwanie starosty, informowania starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie siedmiu dni od wystąpienia tych zmian oraz do rozliczenia refundacji w terminie określonym w umowie.

Umowa musi także zawierać zobowiązanie pracodawcy do zwrotu otrzymanej refundacji wraz z odsetkami naliczonymi od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. W razie naruszenia któregokolwiek z warunków umowy zwrot ten zgodnie z wyliczeniem zawartym w par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. f) rozporządzenia nastąpi w terminie trzech miesięcy od dnia ujawnienia naruszenia któregokolwiek z warunków umowy (chyba że wcześniej starosta wezwał do zapłaty tej kwoty, wówczas termin do zapłaty mija w ciągu trzech miesięcy od dnia otrzymania przez pracodawcę tego wezwania).

Dodatkowe postanowienia

Katalog postanowień umowy określony w par. 6 ust. 2 rozporządzenia jest otwarty, co oznacza, że w umowie mogą znaleźć się także postanowienia dotyczące m.in.:

- ubezpieczenia ze środków własnych pracodawcy elementów wyposażenia stanowiska pracy objętych refundacją, ewentualnie doposażenia na własny koszt pracodawcy wyposażenia utraconego w wyniku zdarzeń losowych,

- ograniczenia lub wyłączenia możliwości zbycia zrefundowanych elementów wyposażenia stanowiska pracy w czasie obowiązywania umowy,

- wyłączenia możliwości korzystania przez innych pracowników ze zrefundowanych elementów wyposażenia stanowiska pracy w czasie nieobecności w pracy (np. w związku z urlopem bezpłatnym, zwolnieniami lekarskimi itd.) pracownika niepełnosprawnego w czasie, w którym korzystałaby z nich osoba niepełnosprawna,

- ścisłego dokumentowania wykorzystania zrefundowanych środków transportu (o ile stanowią element wyposażenia danego stanowiska pracy) oraz sposobu weryfikacji tej dokumentacji.

Elementy te warto zawrzeć w umowie w celu zapobieżenia sytuacji, w której przedmiot refundacji mógłby zostać bezpowrotnie utracony lub wykorzystany niezgodnie z przeznaczeniem.

---

Inne dokumenty

Zanim starosta wypłaci refundację, pracodawca musi przedstawić dokumenty niezbędne do dokonania wypłaty. Należą do nich:

- kopia umowy o pracę zawartej z osobą zatrudnioną na refundowanym stanowisku pracy,

- orzeczenie potwierdzające niepełnosprawności tej osoby,

- zestawienie poniesionych kosztów podlegających refundacji (część II Wn-W).

Dokumenty te pracodawca przedstawia staroście w terminie siedmiu dni od dnia poniesienia ostatniego z refundowanych kosztów. Termin ten może ulec przedłużeniu na podstawie par. 4 ust. 3 rozporządzenia.

Od ich otrzymania starosta ma siedem dni na zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy o konieczności dokonania oceny stanowiska pracy. Podstawą tej oceny jest art. 26e, a nie art. 4 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 1997 r. nr 123, poz. 776 z późn. zm.). Dlatego dotyczy ona także stanowisk pracy osób o lekkim stopniu niepełnosprawności. Należy ponadto podkreślić, że chociaż refundacja nie dotyczy przystosowania stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby niepełnosprawnej, to ocena PIP w tym właśnie zakresie jest konieczna z uwagi na to, że refundacji podlegają wyłącznie stanowiska pracy przystosowane na dzień wypłaty refundacji do potrzeb osób niepełnosprawnych zatrudnionych na tych stanowiskach.

Nie wyłącza to możliwości ubiegania się przez pracodawcę o refundację określoną w art. 26 wymienionej ustawy w razie zmiany stanu zdrowia osoby niepełnosprawnej zatrudnionej na danym stanowisku pracy w zakresie wymagającym dalszych przystosowań czy w razie zatrudnienia innej osoby niepełnosprawnej na tym stanowisku po upływie okresu określonego w art. 26e ust. 1 ustawy czy w sytuacji określonej w art. 26e ust. 7 tej ustawy.

Wypłata i rozliczenie

Zgodnie z par. 9 rozporządzenia starosta wypłaca refundację w terminie 14 dni od przedstawienia przez pracodawcę pozytywnej opinii PIP o przystosowaniu stanowiska pracy. Refundacja podlega rozliczeniu w terminie określonym w umowie.

Wypłacając refundację starosta zna kwotę kosztów poniesionych przez pracodawcę, a zakładając brak nadzwyczajnych pomyłek pracodawcy i starosty na dzień wypłaty kwota refundacji nie powinna różnić się od kwoty należnej. Nie powinna także przekraczać żadnego z pułapów pomocy de minimis, w tym pułapów uwzględnianych na podstawie art. 2 ust. 5 rozporządzenia KE nr 1998/2006 albo art. 3 ust. 8 rozporządzenia KE nr 875/2007 przy kumulacji pośredniej pomocy de minimis.

Dlatego optymalnym terminem rozliczenia powinien być termin przypadający po upływie zwykłego lub przedłużonego 36-miesięcznego okresu zatrudnienia osoby niepełnosprawnej na refundowanym stanowisku pracy, np. termin określony w par. 10 ust. 3 rozporządzenia. Pozwoli on nie tylko ocenić wypłaconą kwotę refundacji w powyższych aspektach, ale także ustalić, czy pracodawca wykonał wszystkie obowiązki umowne, w tym określone w par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. f) rozporządzenia.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej refundacji przez dziesięć lat od dnia jej udzielenia, a roszczenia umowne wygasają odpowiednio w terminach określonych w par. 10 tego rozporządzenia oraz art. 118 kodeksu cywilnego.

Luiza Klimkiewicz

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 26e ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. Nr 123, poz. 776 z późn. zm.).

- Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 17 października 2007 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz.U.Nnr 194, poz. 1404).