Plan urlopów 2021

Co to jest?

Jednym z podstawowych praw pracownika jest prawo do wypoczynku. Realizowane jest ono m.in. przez uprawnienie pracownika do urlopu wypoczynkowego. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do urlopu prawo. Urlopy wypoczynkowe powinny być ustalane z wyprzedzeniem i udzielane zgodnie z planem urlopów (art.163 KP).

Zasady sporządzania - urlop bieżący i zaległy

Plan urlopów jest dokumentem, w którym uwzględnia się wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane u pracodawcy w danym roku kalendarzowym, w tym:

• urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 KP),
• pierwszy urlop w karierze zawodowej tzw. z tytułu „pierwszej pracy” – do którego pracownik nabywa prawo w trakcie roku w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, za każdy kolejny miesiąc pracy (art. 153 KP),
• urlop uzupełniający (art. 158 KP),
• urlop niewykorzystany w latach poprzednich tzw. urlop zaległy (art. 168 KP).

Co do zasady urlopu wypoczynkowego udzielamy pracownikowi w rok, w którym nabył od do niego prawo. Natomiast urlopu zaległego należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami

Autopromocja

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Urlop na żądanie

W planie urlopów nie uwzględnia się jedynie puli dni urlopu „na żądanie”, o których mówi art. 167² KP, co oznacza, iż przy wymiarze urlopu 26 lub 20 dni planowaniu podlega odpowiednio 22 lub 16 dni.

Niewykorzystany przez pracownika urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój szczególny charakter i przekształca się w urlop zwykły.

Czy to obowiązek?

Pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Zgodnie z art. 163 § 1¹  obowiązek ustalania planu urlopów nie dotyczy pracodawców, u których:

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

• nie działa zakładowa organizacja związkowa, a pracodawca samodzielnie zrezygnował z planowania urlopów,
• działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów.

W każdym innym przypadku pracodawca zobowiązany jest do przedłożenia planu organizacji związkowej do jej akceptacji.

Wniosek urlopowy pracownika

Urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika udziela pracodawca, czy też działający w jego imieniu przełożony. Pracodawca opracowuje plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników, nie jest on jednak zobligowany do akceptacji każdego wniosku.

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Pracodawca ustalając plan urlopów, opiera się na wnioskach pracowników, jednak mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 KP), wnioski pracowników nie są dla pracodawcy wiążące, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia.

Wyjątkiem są sytuacje:

• kiedy pracownica lub pracownik-ojciec wnioskuje o urlop wypoczynkowy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 KP),
• kiedy pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” –  do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² KP),
• kiedy młodociany pracownik uczęszczający do szkoły z tego tytułu ma ferie szkolne. Jeżeli młodociany pracownik nie nabył prawa do urlopu pracodawca może na jego wniosek udzielić zaliczkowo urlopu na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 KP).

14-dniowy urlop

Ustalając plan urlopów, należy pamiętać o uwzględnieniu w planie urlopów obowiązkowego co najmniej 14-dnioweg urlopu wypoczynkowego (art. 162 KP) oraz o ostatecznych terminach, w których pracownik powinien wykorzystać urlop.

Kiedy Kodeks pracy dopuszcza przesunięcie urlopu?

Wszelkie sytuacje, kiedy możliwe jest wprowadzanie zmian w planie urlopów, są ściśle określone przepisami prawa pracy i mogą mieć charakter fakultatywny lub obligatoryjny.

Kodeks pracy w art. 164 dopuszcza przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika, przy czym musi on zostać umotywowany ważnymi przyczynami. Przyczynami uzasadniającymi przesunięcie urlopu mogą też być tzw. szczególne potrzeby pracodawcy. Odwołanie pracownika z urlopu może nastąpić tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 KP).

Kiedy zmienia się termin urlopu?

Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu na późniejszy nastąpi również w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem urlopów terminie, z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Niewykorzystaną część urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, niż przewidziany w planie urlopów.

Do kiedy?

Termin sporządzenia planu urlopów nie został sprecyzowany poprzez przepisy prawa pracy. Z teorii wynika, że powinien on być przygotowany przed lub na samym początku roku kalendarzowego, którego dotyczy, przy czym sporządzenie go w terminie późniejszym nie jest przeszkodą do udzielania urlopów na początku roku.

Plan urlopów na kwartał czy półrocze

W rzeczywistości termin ten wynika z regulacji wewnątrzzakładowych – regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Przepisy nie nakazują również sporządzania planu na cały rok, co oznacza, że może on być przygotowany na okresy krótsze – kwartał bądź półrocze. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części przedsiębiorstwa – działów, oddziałów.

Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 KP). Może to nastąpić poprzez:

• obwieszczenie słowne,
• wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
• umieszczenie w intranecie itp.

Z chwilą ogłoszenia plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, co oznacza, iż nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (Uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw z 2020, poz. 1320)