Opieka nad dzieckiem do lat 14 - zmiany 2016

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.) mogą oni zdecydować, czy skorzystają z tego uprawnienia po staremu, a więc w wymiarze dwóch dni, czy po nowemu, dzieląc nieobecność na 16 godzin.

Na czym polegają zmiany

Do tej pory rodzice mieli uprawnienie do dwóch dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, które było niezależne od liczby posiadanych dzieci, wymiaru etatu czy systemu czasu pracy, w jakim świadczą obowiązki. Mogli jednak podzielić się nim po jednym dniu.

Od 2 stycznia pracownik może wykorzystać wolne na opiekę w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin. Co ważne, o dokonanym wyborze nie musi informować pracodawcy w styczniu, a ten nie może zażądać od niego złożenia oświadczenia w tej kwestii. Z przepisu wynika bowiem wyraźnie, że o sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym opieki nad dzieckiem decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia od pracy złożonym w tym roku kalendarzowym. Oznacza to, że pracodawca może nie wiedzieć, jak będzie udzielane zwolnienie, a więc powinien być przygotowany na obydwie możliwości. [przykład 1]

Polecamy produkt: Nowe prawa rodziców – zasiłki, urlopy, zwolnienia (książka)

Wybór dokonany przez pracownika jest wiążący tylko w danym roku kalendarzowym. W kolejnych latach może on na zmianę wykorzystywać opiekę w dniach lub godzinach.

W art. 188 k.p. uregulowano też zasady zwolnienia na opiekę dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Tacy pracownicy nie skorzystają z pełnych 16 godzin opieki, gdyż uprawnienie to ma charakter proporcjonalny do wymiaru etatu, w jakim pracownik jest zatrudniony. Na zasadzie analogicznej jak przy urlopach wypoczynkowych wprowadzono z kolei zasadę zaokrąglania wymiaru zwolnienia w górę do pełnej godziny, gdyż proporcja 16 godzin i niektórych wymiarów etatów nie będzie dawała wyników w pełnych godzinach. [przykład 2]

Kiedy opłaca się opieka w dniach

Opieka wykorzystywana w dniach jest udzielana na dotychczasowych zasadach, czyli są to dwa dni pracy danego pracownika bez przeliczania na godziny. Udziela się jej na dni robocze wynikające z harmonogramu czasu pracy. Skorzystanie z tego uprawnienia spowoduje więc dwa dni nieobecności w pracy, choć wymiar godzinowy tej nieobecności może być różny. [przykład 3]

Mając to na uwadze, należy stwierdzić, że osobom zatrudnionym w systemach równoważnych, skróconego tygodnia pracy czy weekendowym, w których dniówki robocze są dłuższe niż osiem godzin, może się bardziej opłacać wykorzystywanie opieki nad dzieckiem w dniach. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku niepełnoetatowców, którzy pracowaliby w sposób nierównomierny, mając w grafikach zaplanowane różne długości dniówek lub np. same 8-godzinne dni pracy. Różnicy w sposobie wykorzystania zwolnienia nie będzie jedynie wtedy, gdy zatrudniony na część etatu pracuje stałą liczbę godzin przez pięć dni w tygodniu. [przykład 4]

Wybór sposobu wykorzystywania opieki nad dzieckiem w dniach może być jednak uzasadniony, jeśli niepełnoetatowiec pracowałby tylko po osiem godzin albo w wymiarze jeszcze dłuższym, będąc zatrudnionym w równoważnym systemie czasu pracy.

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Kiedy korzystniejsza opieka godzinowa

Abstrahując od przypadków, gdy wykorzystanie opieki nad dzieckiem w godzinach spowoduje dłuższą nieobecność w pracy, korzystność tej metody przejawia się przede wszystkim w możliwości wykorzystania opieki na część dniówki roboczej, a nawet tylko kilka godzin. Możliwe będzie wyjście na dwie godziny i powrót do pracy na dalszą część dniówki, a wykorzystywanie zwolnienia od pracy w ten sposób pozwoli na załatwienie np. ośmiu spraw po dwie godziny w różnych terminach, a nie tylko dwóch w sytuacji, gdyby brać opiekę w dniach. Ta zaleta może przeważyć na rzecz wykorzystywania przez pracowników opieki w godzinach. Tak udzielane zwolnienie w niektórych przypadkach może stać się także alternatywą dla wyjść prywatnych, które albo trzeba odpracować, albo których wykorzystanie spowoduje obniżenie wynagrodzenia pracownika.

Bez wątpienia wykorzystywanie opieki w godzinach opłaca się pracownikom, których obowiązują krótsze niż 8-godzinna normy czasu pracy. Dotyczy to osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności oraz pracowników podstawowej działalności podmiotów leczniczych. Ustawodawca wprowadził bowiem zwolnienie w wymiarze jednakowym dla ogółu zatrudnionych wynoszące 16 godzin (co jest konsekwencją pomnożenia normy dobowej 8-godzinnej wynikającej z kodeksu pracy przez dwa dni opieki). Nie wprowadzono jednak zasady powiązania wymiaru zwolnienia na opiekę nad dzieckiem z długością normy czasu pracy. Zatem dla zatrudnionych w podmiotach leczniczych, w których norma dobowa wynosi 7 godzin 35 minut, oraz dla niepełnosprawnych korzystających z 7-godzinnej normy czasu pracy korzystniejszy będzie wybór 16-godzinnej opieki, która zawsze będzie większa niż wymiar dwóch dniówek tych osób. [przykład 5]

Dokumenty i systemy rejestracji czasu pracy

Wybór zwolnienia na opiekę w dniach lub godzinach jest dla pracodawców dużym utrudnieniem. Przede wszystkim muszą przygotować wzory wniosków zawierające obydwa warianty. W związku z tym, że w wielu firmach wnioski mają postać elektroniczną, konieczne jest ich dostosowanie do nowych możliwości. Powinny uwzględniać dwa warianty do wyboru – opiekę w dniach lub w godzinach. Podobnych zmian należy dokonać w programach do rejestracji czasu pracy i w systemach kadrowo-płacowych, gdyż te dotychczas odnotowywały tylko opiekę w dniach. W szczególności w systemach tych trzeba wprowadzić możliwość zablokowania jednego z wariantów wykorzystania zwolnienia po złożeniu przez pracownika pierwszego wniosku w danym roku.

Ponadto od 2 stycznia 2016 r. możliwe jest wystąpienie w jednym dniu kilku absencji godzinowych, a niestety większość programów kadrowo-płacowych będzie miała kłopot z zarejestrowaniem takiego przypadku. Z opieki nad dzieckiem będą mogli również korzystać pracownicy łączący urlop rodzicielski z pracą, co w praktyce będzie oznaczało konieczność zarejestrowania pracy i dwóch rodzajów absencji. [przykład 6]

Opieka nad dzieckiem jest uprawnieniem przysługującym w roku kalendarzowym, a więc w przypadku osób odchodzących z pracy w trakcie roku powinna być ona wpisywana w świadectwie pracy, gdyż wpływa na uprawnienia u kolejnego pracodawcy. Niestety wzór świadectwa pracy nie został na czas zmieniony i nadal przewiduje opiekę jedynie w dniach. Pracodawcy będą musieli to skorygować, wpisując liczbę wykorzystanych godzin (lub dni) opieki nad dzieckiem do lat 14.

Inne problemy

Przepisy nie regulują również sposobu wnioskowania o zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem. Może to budzić wątpliwości w niektórych kwestiach, np. co do terminu złożenia wniosku. Brak regulacji w tej sferze może oznaczać, że wniosek można złożyć bezpośrednio przed wyjściem i może to być także w środku dnia pracy, gdyż nie jest nigdzie uregulowane, że zwolnienie na opiekę nie może wystąpić w środku dniówki roboczej. [przykład 7]

Ponadto korzystanie z tego uprawnienia przyniesie kolejne problemy praktyczne na gruncie ubezpieczeń społecznych, gdyż może się przecież zdarzyć, że pracownik będzie korzystał z opieki przez dwie godziny i wracając do pracy, ulegnie wypadkowi. W tym zakresie pojawi się problem z jego kwalifikacją – czy będzie to wypadek w pracy, czy w drodze do pracy, czy w ogóle nie będzie podlegał ochronie wynikającej z ubezpieczenia wypadkowego.

Nowelizacja pozostawia wiele znaków zapytania

Zmieniony art. 188 kodeksu pracy będzie niestety budził w praktyce wiele kontrowersji. Jego lakoniczna regulacja nie rozstrzygnęła bowiem wielu podstawowych kwestii związanych z udzielaniem zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w godzinach. Nasuwają się następujące pytania:

Czy minimalnym okresem zwolnienia od pracy jest jedna godzina, czy można go udzielać także w minutach, np. 45 minut?

Jak ustalić uprawnienia do zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem osoby zatrudnianej w trakcie roku kalendarzowego, która nigdzie wcześniej nie pracowała – czy ma ona prawo do pełnych 16 godzin, czy też wymiar zwolnienia należy ustalać proporcjonalnie?

Jak ustalić uprawnienia do zwolnienia od pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, który zmienia wymiar etatu w trakcie roku?

Czy rodzice mogą się podzielić nierówno zwolnieniem na opiekę nad dzieckiem, np. jedno skorzysta z czterech godzin, a drugie z 12 godzin opieki nad dzieckiem?

Od redakcji. Powyższe pytania zadaliśmy Ministerstwu Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jednak do dnia zamknięcia niniejszego wydania nie otrzymaliśmy odpowiedzi.

PRZYKŁAD 1

Konsekwencje wyboru

We wrześniu 2016 r. dwóch pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy złoży wnioski o wolne z tytułu opieki nad dziećmi, z tym że pierwszy zawnioskuje o jeden dzień, a drugi o osiem godzin opieki, która także przełoży się na całodniową nieobecność w pracy. Wnioski te są dla pracodawcy wiążące w zakresie dalszego udzielania opieki nad dzieckiem i wynika z nich, że pierwszy pracownik musi wykorzystać pozostałe uprawnienie w postaci kolejnego dnia opieki, a drugi może rozbić pozostałe mu osiem godzin na krótsze odcinki godzinowe.

PRZYKŁAD 2

Zaokrąglenie przy niepełnym etacie

Pracownik zatrudniony na 1/3 etatu wybrał korzystanie ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w formie godzinowej, a więc ma prawo do 1/3 x 16 godzin, czyli 5,33 godziny opieki nad dzieckiem, co po zaokrągleniu w górę daje prawo do skorzystania z sześciu godzin opieki.

PRZYKŁAD 3

Dni wolne przy równoważnym czasie pracy

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy w ochronie ma wyznaczane służby po 12 lub 24 godziny. A więc w zależności od tego, na jaki dzień zawnioskuje o udzielenie opieki nad dzieckiem, będzie to nieobecność w pracy w wymiarze 12 lub aż 24 godzin. Zatem maksymalny wymiar tego zwolnienia w skali roku może wynieść nawet 48 godzin (dwa dni po 24 godziny).

PRZYKŁAD 4

Sposób nie ma znaczenia

Pracownica zatrudniona na 1/2 etatu pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–12.00. Wybierając dwa dni opieki nad dzieckiem, wykorzysta osiem godzin zwolnienia od pracy, gdyż jej dniówki są zawsze 4-godzinne, a więc będzie to taki sam wymiar nieobecności, jak w przypadku drugiego sposobu jej wykorzystania, czyli godzinowego, gdyż 1/2 x 16 godzin to dokładnie osiem godzin.

PRZYKŁAD 5

Zwolnienie dla personelu medycznego

Pielęgniarka oddziałowa pracuje w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 15.35, a pozostały personel pielęgniarski – w systemie równoważnym na dwie zmiany po 12 godzin (od 8.00 do 20.00 i od 20.00 do 8.00). Pielęgniarce oddziałowej opłaca się wykorzystać opiekę w godzinach, gdyż nawet gdyby wzięła ją jako pełne dwa dni, to zostanie jej jeszcze do wykorzystania 50 minut. Pozostałym pielęgniarkom opłaca się wykorzystać dwa dni opieki, gdyż przełoży się to na nieobecność w wymiarze 24 godzin.

PRZYKŁAD 6

Razem z urlopem rodzicielskim

Pracownik łączy pracę na 1/2 etatu z urlopem rodzicielskim. Pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–12.00, a na pozostałe godziny pracy (do 16.00) ma udzielony urlop rodzicielski. Zakładając, że w dniu pracy weźmie dwie godziny opieki nad dzieckiem od 10.00 do 12.00, w tej rubryce w ewidencji powinny się znaleźć trzy symbole: 8.00–10.00 praca, 10.00–12.00 opieka nad dzieckiem do lat 14, 12.00–16.00 urlop rodzicielski.

PRZYKŁAD 7

Złożenie wniosku w środku dnia

Pracownica pracuje w godzinach 8.00–16.00 od poniedziałku do piątku. We wtorek o 10.30 dyrektorka przedszkola, do którego uczęszcza jej córka, zadzwoniła do pracownicy z informacją, że dziecko miało wypadek na placu zabaw i wezwano pogotowie ratunkowe. Po tym telefonie pracownica składa wniosek o opiekę nad dzieckiem na pięć godzin – od 11.00 do 16.00. Ze względu na brak jakiejkolwiek regulacji w tym zakresie wydaje się, że pracodawca powinien udzielić takiego zwolnienia od pracy.