Compliance a sygnaliści – skuteczne procedury zgłaszania nieprawidłowości

Kim są sygnaliści

Sygnalista to osoba działająca w dobrej wierze, która zgłasza informację na temat nieprawidłowości występujących w organizacji. Odpowiednio wczesne poinformowanie przedsiębiorstwa o zagrożeniu lub nadużyciu mającym miejsce w jego strukturach może uchronić przed stratami, a w niektórych przypadkach  zapobiec przestępstwu.

Osoba informująca o naruszeniach może być jednak narażona na odwet swojego przełożonego lub ostracyzm ze strony współpracowników. Ustawodawca unijny dostrzegł zarówno korzyści, jakie płyną ze starań sygnalistów, jak i czynniki hamujące ich działania. Uznano, że konieczne jest zapewnienie tym osobom odpowiednich warunków, które pozwolą bezpiecznie informować o naruszeniach. Znalazło to wyraz w uchwalonej dyrektywie „w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii”. Jej postanowienia nie zostały jeszcze wprowadzone do polskiego porządku prawnego, ale należy się spodziewać, że stanie się to w niedalekiej przyszłości.

Postanowienia dyrektywy

Dyrektywa zakłada, że podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym zostaną zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznych procedur na potrzeby zgłoszeń. Uregulowanie trybu dokonywania zgłoszeń w przedsiębiorstwach ma pozwolić na bezpieczne przekazywanie informacji przez sygnalistów. Dyrektywa zakłada, że takie procedury będą musiały wprowadzać przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników.

Ochrona wynikająca z dyrektywy obejmuje bardzo szeroki krąg osób zgłaszających nadużycia. Mogą to być nie tylko pracownicy organizacji, lecz również kandydaci do pracy, byli pracownicy, a także osoby wykonujące pracę na rzecz organizacji na innych podstawach prawnych (w ramach własnej działalności gospodarczej lub na podstawie umów cywilnoprawnych). Ponadto w stosownych przypadkach ochrona wynikająca z dyrektywy może również rozciągać się na inne osoby wymienione w zgłoszeniu lub na krewnych sygnalisty.

Dyrektywa zakłada, że państwa członkowskie zobowiążą pracodawców nie tylko do stosowania procedur zgłaszania nadużyć, ale wprowadzą również rozwiązania zapobiegające wszelkim działaniom odwetowym przeciwko sygnalistom.

Jakie są cechy skutecznej procedury zgłaszania nadużyć

Samo wprowadzenie zakazu działań odwetowych nie gwarantuje skuteczności procedury zgłaszania nadużyć. Dyrektywa zawiera normy, które powinny zostać uwzględnione przy projektowaniu odpowiedniej procedury.

Przede wszystkim cechą wewnętrznej procedury powinno być zagwarantowanie poufności co do tożsamości sygnalisty. Informacja o tożsamości sygnalisty powinna być dostępna jedynie dla upoważnionych członków personelu. Ponadto procedura powinna umożliwiać składanie zgłoszeń na piśmie bądź dokonywania ich ustnie za pośrednictwem gorącej linii lub innego systemu komunikacji głosowej. Na wniosek sygnalisty procedura powinna również pozwalać na dokonywanie zgłoszeń podczas bezpośrednich spotkań.

Dodatkowo kluczowe jest, aby zgłoszenie trafiło i było rozpatrywane przez osobę bezstronną, która będzie zainteresowana wyjaśnieniem nieprawidłowości oraz ewentualnym podjęciem działań naprawczych. W zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa warto jest rozważyć powołanie odrębnej komórki dedykowanej do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Właściwe przeszkolenie osób zajmujących się przyjmowaniem zgłoszeń także ma duże znaczenie. Przepisy unijne wprowadzają również wymóg, aby sygnalista po dokonaniu zgłoszenia otrzymywał potwierdzenie, że zostało ono przyjęte. Co więcej dyrektywa przewiduje, że sygnaliście w rozsądnym terminie należy przekazać informację zwrotną. Osoba ta powinna zostać poinformowana o rozpatrzeniu zgłoszenia i ewentualnych działaniach, jakie zostały podjęte. Aby procedura była w praktyce wykorzystywana, pracownicy powinni mieć poczucie, że przekazane przez nich informacje rzeczywiście służą naprawieniu ewentualnych błędów.

Wymagania, które powinna spełnić skuteczna procedura zgłaszania nadużyć, sprawiają, że konieczne może okazać się skorzystanie z wyspecjalizowanego wsparcia w jej wdrożeniu. Pomocne mogą być tu gotowe systemy informatyczne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych i umożliwiające sprawną obsługę zgłoszeń.

Jak wdrażać procedurę whistleblowingową

Wprowadzenie procedur whistleblowingowych musi wiązać się z akcją informacyjną i szkoleniem pracowników. Powinni oni mieć świadomość, w jaki sposób funkcjonuje kanał zgłaszania informacji oraz jakie środki są stosowane w celu ochrony sygnalistów. To właśnie uświadomienie pracownikom potrzeby zgłaszania nadużyć i przekonanie ich do wykorzystywania kanałów whistleblowingowych stanowi podstawę skutecznej procedury zgłaszania nadużyć.

Podsumowując, w praktyce procedury chroniące sygnalistów pozwalają organizacji na stworzenie efektywnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości, co umożliwia wykrywanie i zwalczanie zagrożeń i naruszeń. Stosowanie pozostałych procedur składających się na efektywny system compliance powinno być wobec tego ściśle powiązane ze sprawnie funkcjonującym systemem whistleblowingowym, który pełni szczególnie istotną funkcję w ramach systemu compliance.

Jarosław Hein, adwokat, doradca podatkowy, partner w Rödl & Partner
Maciej Ogórek, prawnik w krakowskim biurze Rödl & Partner

Chcesz wiedzieć więcej o tematyce compliance? Dołącz do bezpłatnej Akademii Compliance. Już 15 września br. odbędzie się pierwsze webinarium z cyklu: „Compliance i jego znaczenia dla przedsiębiorstwa” Wydarzenie| Rödl & Partner (roedl.pl). A 22 września 2021 r. zapraszamy na kolejne webinarium „Compliance a sygnaliści – skuteczne procedury zgłaszania nieprawidłowości” Wydarzenie| Rödl & Partner (roedl.pl)

Whistleblowing Summit – 7 października 2021 r. zapraszamy na bezpłatną konferencję online poświęconą tematyce sygnalistów. Zapisy: WHISTLEBLOWING SUMMIT 2021