Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Compliance a sygnaliści – skuteczne procedury zgłaszania nieprawidłowości

Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Compliance a sygnaliści – skuteczne procedury zgłaszania nieprawidłowości
Compliance a sygnaliści – skuteczne procedury zgłaszania nieprawidłowości
Compliance a sygnaliści. Compliance jest bardzo pojemnym terminem, którym określa się działania mające chronić przedsiębiorstwa przed ryzykami występującymi w trakcie prowadzenia działalności. Sprawnie funkcjonujący system compliance zapewnia, że firma funkcjonuje zgodnie z przepisami prawa oraz ewentualnie innymi normami przyjętymi dobrowolnie. Dowodem na korzyści płynące ze stosowania odpowiednio zaprojektowanych procedur jest ich rosnąca popularność w najprężniej rozwijających się przedsiębiorstwach. W kontekście compliance szczególnie istotne są skuteczne narzędzia ujawniania nieprawidłowości. Wiąże się to z problematyką ochrony osób zgłaszających nadużycia, popularnie nazywanych sygnalistami (ang. whistleblower).

Kim są sygnaliści

Sygnalista to osoba działająca w dobrej wierze, która zgłasza informację na temat nieprawidłowości występujących w organizacji. Odpowiednio wczesne poinformowanie przedsiębiorstwa o zagrożeniu lub nadużyciu mającym miejsce w jego strukturach może uchronić przed stratami, a w niektórych przypadkach  zapobiec przestępstwu.

Osoba informująca o naruszeniach może być jednak narażona na odwet swojego przełożonego lub ostracyzm ze strony współpracowników. Ustawodawca unijny dostrzegł zarówno korzyści, jakie płyną ze starań sygnalistów, jak i czynniki hamujące ich działania. Uznano, że konieczne jest zapewnienie tym osobom odpowiednich warunków, które pozwolą bezpiecznie informować o naruszeniach. Znalazło to wyraz w uchwalonej dyrektywie „w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii”. Jej postanowienia nie zostały jeszcze wprowadzone do polskiego porządku prawnego, ale należy się spodziewać, że stanie się to w niedalekiej przyszłości.

Postanowienia dyrektywy

Dyrektywa zakłada, że podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym zostaną zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznych procedur na potrzeby zgłoszeń. Uregulowanie trybu dokonywania zgłoszeń w przedsiębiorstwach ma pozwolić na bezpieczne przekazywanie informacji przez sygnalistów. Dyrektywa zakłada, że takie procedury będą musiały wprowadzać przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników.

Ochrona wynikająca z dyrektywy obejmuje bardzo szeroki krąg osób zgłaszających nadużycia. Mogą to być nie tylko pracownicy organizacji, lecz również kandydaci do pracy, byli pracownicy, a także osoby wykonujące pracę na rzecz organizacji na innych podstawach prawnych (w ramach własnej działalności gospodarczej lub na podstawie umów cywilnoprawnych). Ponadto w stosownych przypadkach ochrona wynikająca z dyrektywy może również rozciągać się na inne osoby wymienione w zgłoszeniu lub na krewnych sygnalisty.

Dyrektywa zakłada, że państwa członkowskie zobowiążą pracodawców nie tylko do stosowania procedur zgłaszania nadużyć, ale wprowadzą również rozwiązania zapobiegające wszelkim działaniom odwetowym przeciwko sygnalistom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie są cechy skutecznej procedury zgłaszania nadużyć

Samo wprowadzenie zakazu działań odwetowych nie gwarantuje skuteczności procedury zgłaszania nadużyć. Dyrektywa zawiera normy, które powinny zostać uwzględnione przy projektowaniu odpowiedniej procedury.

Przede wszystkim cechą wewnętrznej procedury powinno być zagwarantowanie poufności co do tożsamości sygnalisty. Informacja o tożsamości sygnalisty powinna być dostępna jedynie dla upoważnionych członków personelu. Ponadto procedura powinna umożliwiać składanie zgłoszeń na piśmie bądź dokonywania ich ustnie za pośrednictwem gorącej linii lub innego systemu komunikacji głosowej. Na wniosek sygnalisty procedura powinna również pozwalać na dokonywanie zgłoszeń podczas bezpośrednich spotkań.

Dodatkowo kluczowe jest, aby zgłoszenie trafiło i było rozpatrywane przez osobę bezstronną, która będzie zainteresowana wyjaśnieniem nieprawidłowości oraz ewentualnym podjęciem działań naprawczych. W zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa warto jest rozważyć powołanie odrębnej komórki dedykowanej do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Właściwe przeszkolenie osób zajmujących się przyjmowaniem zgłoszeń także ma duże znaczenie. Przepisy unijne wprowadzają również wymóg, aby sygnalista po dokonaniu zgłoszenia otrzymywał potwierdzenie, że zostało ono przyjęte. Co więcej dyrektywa przewiduje, że sygnaliście w rozsądnym terminie należy przekazać informację zwrotną. Osoba ta powinna zostać poinformowana o rozpatrzeniu zgłoszenia i ewentualnych działaniach, jakie zostały podjęte. Aby procedura była w praktyce wykorzystywana, pracownicy powinni mieć poczucie, że przekazane przez nich informacje rzeczywiście służą naprawieniu ewentualnych błędów.

Wymagania, które powinna spełnić skuteczna procedura zgłaszania nadużyć, sprawiają, że konieczne może okazać się skorzystanie z wyspecjalizowanego wsparcia w jej wdrożeniu. Pomocne mogą być tu gotowe systemy informatyczne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych i umożliwiające sprawną obsługę zgłoszeń.

Jak wdrażać procedurę whistleblowingową

Wprowadzenie procedur whistleblowingowych musi wiązać się z akcją informacyjną i szkoleniem pracowników. Powinni oni mieć świadomość, w jaki sposób funkcjonuje kanał zgłaszania informacji oraz jakie środki są stosowane w celu ochrony sygnalistów. To właśnie uświadomienie pracownikom potrzeby zgłaszania nadużyć i przekonanie ich do wykorzystywania kanałów whistleblowingowych stanowi podstawę skutecznej procedury zgłaszania nadużyć.

Podsumowując, w praktyce procedury chroniące sygnalistów pozwalają organizacji na stworzenie efektywnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości, co umożliwia wykrywanie i zwalczanie zagrożeń i naruszeń. Stosowanie pozostałych procedur składających się na efektywny system compliance powinno być wobec tego ściśle powiązane ze sprawnie funkcjonującym systemem whistleblowingowym, który pełni szczególnie istotną funkcję w ramach systemu compliance.

Jarosław Hein, adwokat, doradca podatkowy, partner w Rödl & Partner
Maciej Ogórek, prawnik w krakowskim biurze Rödl & Partner

Chcesz wiedzieć więcej o tematyce compliance? Dołącz do bezpłatnej Akademii Compliance. Już 15 września br. odbędzie się pierwsze webinarium z cyklu: „Compliance i jego znaczenia dla przedsiębiorstwa” Wydarzenie| Rödl & Partner (roedl.pl). A 22 września 2021 r. zapraszamy na kolejne webinarium „Compliance a sygnaliści – skuteczne procedury zgłaszania nieprawidłowości” Wydarzenie| Rödl & Partner (roedl.pl)

Whistleblowing Summit – 7 października 2021 r. zapraszamy na bezpłatną konferencję online poświęconą tematyce sygnalistów. Zapisy: WHISTLEBLOWING SUMMIT 2021

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kawa z INFORLEX: Zmiany w prawie pracy 2023

    Zapraszamy na kolejne BEZPŁATNE spotkanie online z cyklu kawa z INFORLEX. Spotkanie odbędzie się 4 kwietnia 2023 r. o godz. 9.00. Porozmawiamy o rewolucyjnych zmianach w prawie pracy 2023. Spotkanie poprowadzi ekspert Paweł Ziółkowski. 

    Świadczenie wspierające dla osób z niepełnosprawnościami

    Czym jest świadczenie wspierające? Kto będzie uprawniony do świadczenia wspierającego? W jakiej wysokości będzie przyznawane świadczenie wspierające? To nowa propozycja ustawy rządowej - jaki będzie jej finał? Czy do niedawna protestujący rodzice w sejmie z osobami z niepełnosprawnościami będą usatysfakcjonowani takimi rozwiązaniami?

    Jak negocjować podwyżkę z szefem. Lista porad

    Negocjowanie podwyżki nie zawsze się udaje ale można zastosować się do kliku prostych porad, aby zwiększyć szansę na sukces.

    Wniosek do pracodawcy o pracę na stałe. Co znaczy w praktyce?

    Nowelizacja Kodeksu pracy ustanowiła nową konstrukcję – wniosek do pracodawcy o umowę o pracę na czas nieokreślony.

    Dłuższy urlop rodzicielski - zmiany w KP

    Nowe zasady i wymiar urlopu rodzicielskiego. W prawie pracy zaszły spore zmiany. Przykładowo rodzice, którzy posiadają zaświadczenie stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu - też mają prawo do urlopu rodzicielskiego. 

    Jak zostać masażystą? Czy kurs masażu wystarczy?

    Jak zostać masażystą – czy wystarczy ukończenie kursu masażu? Praca masażysty wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania merytorycznego, ale i praktycznego. Chcąc pracować w tym zawodzie, należy posiadać odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone dyplomem bądź certyfikatem. Jak zdobyć zawód? Kiedy można otworzyć gabinet masażu?

    Roszczenia ze stosunku pracy. Jak długo można dochodzić zapłaty wynagrodzenia

    Przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy uregulowane jest przepisami Kodeksu pracy. Określają one skutki przedawnienia, terminy, po upływie których roszczenia przedawniają się, a także okoliczności, które przedawnienie przerywają lub zawieszają. Na czym polega przedawnienie roszczeń? Kiedy przedawniają się roszczenia ze stosunku pracy?

    Wypowiedzenie umowy o pracę - zmiany

    Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę rodzicielską oraz work-life balance zmodyfikuje zasady wypowiadania umowy o pracę. Co się zmieni?

    Dodatkowe przerwy w pracy - dla kogo? Ważna zmiana w KP

    Do jakich przerw ma prawo pracownik? Jakie przerwy występują w KP i w innych ustawach? Czy pracownicy z niepełnosprawnościami mają prawo do dodatkowej przerwy? Czy pracując przed komputerem pracownicy mają prawo do dodatkowej przerwy?

    Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy

    Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę rodzicielską oraz work-life balance zmodyfikuje obowiązki informacyjne pracodawcy względem pracownika. Co się zmieni?

    Zwolnienie od pracy - 2 dni albo 16 godzin - nowość w KP

    Do KP zostały dodane przepisy, których jeszcze nie było - zwolnienie od pracy - 2 dni albo 16 godzin - ale 50% płatne. W jakich sytuacjach przysługuje zwolnienie od pracy? Czym jest zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej? Czym jest siła wyższa? Kto oprócz pracowników ma prawo do takiego zwolnienia? Jak i kiedy złożyć wniosek?

    Przerwy w pracy. Będziemy pracować krócej

    Przerwy w pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza również zmiany dotyczące przerw, jakie należą się pracownikowi w ciągu dnia pracy. Kiedy przysługują przerwy w pracy? Jaka jest ich długość? Od czego zależą przerwy w pracy?

    Praca zdalna a miejsce wykonywania pracy. Co mówią przepisy?

    Praca zdalna a miejsce wykonywania pracy. Czy pracodawca może w przepisach wewnętrznych ograniczyć miejsce pracy zdalnej tylko do terytorium Polski lub tylko do wskazanego przez pracownika adresu zamieszkania

    Większa ochrona pracownika przed zwolnieniem - zmiana w KP

    Wskutek dużej nowelizacji Kodeksu Pracy pracownicy zyskali większą ochroną przed rozwiązaniem umowy o pracę. W jakich sytuacjach będzie przysługiwała ta ochrona?

    Work-life balance w Kodeksie pracy

    Prezydent Andrzej Duda 24 marca podpisał nowelizację Kodeksu pracy. Wdraża ona dwie unijne dyrektywy - tzw. dyrektywę rodzicielską oraz work-life balance. Na czym polegają zmiany? Czy to rewolucja?

    Elastyczna organizacja pracy - nowość w KP

    Czym jest elastyczna organizacja pracy? Dla kogo elastyczna organizacja pracy? Jaki wniosek złożyć aby mieć elastyczną organizację pracy? Czy pracodawca musi się zgodzić na elastyczną organizację pracy? Duże zmiany w KP już niedługo wejdą w życie.

    Umowy na czas określony - duże zmiany od 2023 r.

    W umowie o pracę zawartej na czas określony zaszły spore zmiany - wręcz rewolucyjne. Umowy te są nagminnie wykorzystywane i pracownicy świadczą pracę na ich podstawie maksymalnie długo jak się da. Pracodawcy unikają umów na czas nieokreślony. Najważniejszą zmianą jest to, że pracodawca rozwiązując taką umowę za wypowiedzeniem będzie musiał podać przyczynę swojej decyzji i skonsultować ją ze związkami. Jakie są inne zmiany? Poniżej najważniejsze informacje.

    Wykaz zmian w KP na kwiecień 2023 r. - jest podpis Prezydenta RP

    Prezydent RP w dniu 23 marca 2023 r. podpisał ustawę z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa). Ustawa wprowadza bardzo ważne zmiany w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zmianami, dalej: KP). Jakie uprawnienia zyskają pracownicy, a jakie obowiązki będą mieli pracodawcy już od kwietnia 2023 r.?

    Przerwa w urlopie macierzyńskim

    Urlop macierzyński można przerwać. Mama dziecka, która jest na macierzyńskim może to zrobić, jeśli dziecko lub ona sama wymaga opieki szpitalnej. Wtedy ojciec dziecka ma prawo do przejęcia pozostałej części tego urlopu pod warunkiem, że sama mama wykorzystała już 8 tygodni z przysługujących jej 14.

    Opiekun w żłobku. Kto może nim zostać? Ile zarabia?

    Opiekun w żłobku – czy każdy może nim zostać? Praca opiekuna w żłobku wiąże się z pracą z bardzo małymi dziećmi, co wymaga nie tylko umiejętności opiekuńczych, ale także odpowiednich kwalifikacji do wykonywania takiego zawodu. Czy ukończenie kursu wystarczy, żeby móc pracować w żłobku? Co należy do obowiązków opiekuna w tego typu placówce? Czy jest to praca dobrze płatna?  

    Dodatkowe (niepłatne) 5 dni wolnego - zmiana w KP

    Prezydent RP w dniu 23 marca 2023 r. podpisał ustawę z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa). Ustawa wprowadza bardzo ważne zmiany w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zmianami, dalej: KP). Jedną z istotniejszych jest uregulowanie tzw. urlopu opiekuńczego. Kto i kiedy może skorzystać z urlopu opiekuńczego? Jak udziela się urlopu opiekuńczego? Ile przysługuje dni urlopu opiekuńczego? Czy podczas urlopu opiekuńczego pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę?

    Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy delegującego pracowników za granicę?

    Polska jest w czołówce państw członkowskich Unii Europejskiej najczęściej delegujących pracowników. Sprawdź, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy delegującego pracowników za granicę.

    Zakaz konkurencji. Jakie zmiany w Kodeksie pracy

    Zakaz konkurencji także został objęty zmianami wprowadzonymi najnowszą nowelizację Kodeksu pracy. Co zmieniło się w przepisach dotyczących zakazu konkurencji? Kiedy pracodawca może zakazać pracownikowi pracy dla innych firm?

    Praca zdalna od 7 kwietnia, ale nie dla każdego

    Nie w każdym przypadku pracodawca może zezwolić na wykonywanie pracy zdalnej - przede wszystkim dotyczy to prac szczególnie niebezpiecznych – powiedział PAP Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy. 7 kwietnia wejdą w życie przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

    Niepełnosprawny i pies asystujący

    Czy osoba niepełnosprawna może przebywać wraz z psem asystującym w miejscu pracy? Jak definiuje się psa asystującego? Do jakich obiektów użyteczności publicznej ma wstęp osoba niepełnosprawna wraz z psem asystującym? Czym są niezbędne racjonalne usprawnienia w miejscu pracy dla osoby niepełnosprawnej?