Akta osobowe i świadectwa pracy

RADA

Otrzymane od pracownika świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy powinni Państwo zamieścić w części A jego akt osobowych.

UZASADNIENIE

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Kandydat do pracy może również z własnej inicjatywy przedłożyć świadectwa pracy z innych miejsc pracy obejmujących okresy zatrudnienia przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się o pracę.

Kopie otrzymanych od pracownika świadectw pracy, zarówno z roku podjęcia pracy, jak i z lat poprzednich, pracodawca zamieszcza w części A akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Dotyczy to także świadectw pracy dostarczonych przez pracownika już po pewnym czasie od podjęcia pracy.

W części B akt osobowych zamieszcza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, np. umowę o pracę, orzeczenie o przeprowadzonych badaniach okresowych lub kontrolnych, umowę o zakazie konkurencji itp. Nie ma zatem podstaw, aby w tej części akt osobowych zamieszczać świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika. W części B akt osobowych zamieszcza się bowiem dokumenty związane z trwającym stosunkiem pracy, a nie z wcześniej już zakończonymi umowami o pracę.

Świadectwa pracy od wcześniejszych pracodawców pozwalają Państwu na prawidłowe ustalenie przysługujących pracownikowi uprawnień, np. wysokości urlopu wypoczynkowego, wysokości dodatku stażowego, prawa do nagrody jubileuszowej. W omawianej sytuacji dostarczenie przez pracownika świadectw pracy po 2 latach od podjęcia u Państwa pracy mogło wpłynąć np. na zaniżenie mu urlopu wypoczynkowego w początkowym okresie zatrudnienia. Jeśli do tego doszło, należy pracownikowi wyrównać zaniżony wymiar urlopu, mimo że dopiero teraz dostarczył brakujące świadectwa pracy. Aby nikt nie zarzucił Państwu zaniżania wymiaru urlopu wypoczynkowego lub niewypłacenia innych należnych świadczeń, kopie dostarczonych po 2 latach od zatrudnienia świadectw pracy należy wpiąć do części A akt osobowych z wpisaną datą ich wpływu oraz podpisami pracownika i pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu.

• art. 154 Kodeksu pracy,

• § 6 ust. 2 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Marek Skałkowski

specjalista w zakresie prawa pracy