Kto powinien podpisywać delegacje członków zarządu w spółce z o.o.

RADA

Delegacje członków zarządu w firmie może, lecz nie musi podpisywać rada nadzorcza (w jej imieniu - przewodniczący rady nadzorczej). W celu uproszczenia procedury w firmie dopuszczalne jest także podpisywanie delegacji służbowych przez jednego członka zarządu drugiemu członkowi zarządu.

UZASADNIENIE

Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną (jest nią spółka z o.o.) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.

Jak wynika z umowy spółki, w Państwa firmie czynności te może wykonywać każdy z członków zarządu. Zasada ta nie dotyczy jednak czynności związanych z zatrudnieniem samych członków zarządu. Ze względu na konflikt interesów przepisy przewidują, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych). U Państwa zastosowano rozwiązanie, według którego umowy o pracę z członkami zarządu zawiera rada nadzorcza.

Obowiązek szczególnej reprezentacji spółki z o.o. przez radę nadzorczą dotyczy wyłącznie umów między spółką a członkami zarządu i sporów z nimi. Obowiązkiem tym nie są objęte inne czynności prawne. Podpisywanie delegacji członków zarządu nie jest zawieraniem umowy ze spółką, lecz leży w sferze decyzji wewnętrznych spółki, dotyczących zarządzania jej majątkiem i prowadzenia jej działalności. Są to czynności mieszczące się w granicach zwykłych spraw i czynności spółki, które może prowadzić każdy członek zarządu. Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 26 lutego 2003 r. (I PK 159/02, OSN 2004/14/242) zastrzegając jednak, że czynności z zakresu prawa pracy nie może podejmować dany członek zarządu względem siebie, lecz względem innego członka zarządu.

WAŻNE!

Członkowie zarządu spółki mogą sobie wzajemnie udzielać zgody na odbywanie podróży służbowych, nie mogą natomiast wyrażać zgody na odbywanie podróży służbowej samym sobie.

Niewykluczone jest przyjęcie innego rozwiązania w aktach wewnętrznych spółki, np. ustanowienie w regulaminie zarządu lub umowie spółki, że podpisywanie delegacji służbowych członków zarządu wymaga każdorazowo akceptacji rady nadzorczej.

PRZYKŁAD

W regulaminie zarządu spółki jest zapis, że delegacje służbowe zarządu wymagają akceptacji jednego z członków rady nadzorczej. Mamy tu do czynienia z sytuacją szczególną. Wysyłanie członków zarządu w delegacje służbowe zostało wyraźnie zastrzeżone do kompetencji rady nadzorczej. Członkowie zarządu nie mogą więc wzajemnie podpisywać sobie delegacji służbowych. Organem uprawnionym do wykonywania tych czynności będzie rada nadzorcza.

Podstawa prawna

• art. 3¹ § 1 Kodeksu pracy,
• art. 208, art. 210 Kodeksu spółek handlowych.

Orzecznictwo uzupełniające:

• Do zakresu działania rady nadzorczej spółdzielni nie należy udzielanie urlopu wypoczynkowego prezesowi zarządu (art. 46 § 1 pkt 6 i 8 ustawy z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze, j.t. DzU z 1995 r. nr 54, poz. 288 ze zm.). (Wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 1998 r., I PKN 527/97, OSN 1999/2/54)