Kategorie

Korzystanie z imiennego adresu e-mail byłego pracownika - stanowisko UODO

Korzystanie z imiennego adresu e-mail byłego pracownika - stanowisko UODO
Korzystanie z imiennego adresu e-mail byłego pracownika - stanowisko UODO
ShutterStock
Przetwarzanie danych osobowych takich jak imienny adres e-mail jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w przepisach RODO - twierdzi UODO.

Imienny adres e-mail zawiera dane z zakresu tzw. „danych zwykłych”, których przetwarzanie regulowane jest w RODO (art. 6 ust. 1). Oznacza to, że przetwarzanie takich danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w tym przepisie.

Jeśli pracodawca nadal posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie pełnienia obowiązków, to pozostaje nadal administratorem tych danych[1]. Z przepisów jednoznacznie wynika, że administratorem danych jest ten podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. W omawianym przypadku podstawą przetwarzania danych byłego pracownika zawartych w adresie mailowym może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora[2].

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Reklama

Dodatkowo proces przetwarzania danych osobowych musi być zgodny z zasadami ustanowionymi w RODO[3]. Do zasad tych zalicza się m.in.: ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizację przetwarzanych danych. Wspomniane zasady wymagają, by proces przetwarzania był ukierunkowany na konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel, a także by zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu był ograniczony do jak najmniejszego.

Odwołując się do omawianego przypadku, trzeba zaznaczyć, że jeśli byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Możne się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to w ocenie Prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych.

Reklama

Ważne, aby administrator miał świadomość, że prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, której dane dotyczą[4]. W omawianym przypadku interes realizowany przez pracodawcę ma taki charakter. Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów.

W omawianym przypadku konieczne dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy jest, by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu z danym podmiotem poprzez adres mailowy opatrzony danymi, o aktualnych ścieżkach kontaktu. Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu.

[1] Artykuł 4 ust. 7 RODO

[2] Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO

[3] Artykuł 5 ust. 1 RODO

[4] Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f oraz motywem 47 RODO

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.