| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > RODO a zaświadczenie o zarobkach

RODO a zaświadczenie o zarobkach

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych z zaświadczenia o zarobkach?

Zatem przygotowanie zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkach jest jednym z obowiązków pracodawcy mających swoje źródło w przepisach prawa pracy. Należy uznać, że wystawianie pracownikom takich zaświadczeń na ich prośbę nie wymaga wyrażania przez nich dodatkowych zgód na przetwarzanie danych wykazywanych w tych dokumentach.

Warto zaznaczyć, że w rozumieniu RODO "przetwarzanie" oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Tak szeroka definicja przetwarzania danych osobowych oznacza w praktyce, że pracodawca jako administrator danych powinien upoważnić do ww. przetwarzania wszystkie osoby, które mają dostęp do przedmiotowych danych. Dotyczy to głównie osób zajmujących się u pracodawcy sprawami kadrowo-płacowymi (w tym wystawianiem zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkach). Do celów dowodowych wskazane upoważnienie powinno zostać udzielone na piśmie.

Podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora (bądź podmiotu przetwarzającego) i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego (art. 29 RODO).

Przed 25 maja 2018 r. podstawą prawną do udzielania upoważnień do przetwarzania danych osobowych był art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych. Wobec tego zasadne jest pytanie, czy należy sporządzać nowe upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Trzeba przyjąć, że jeżeli w treści poprzednio wydanego upoważnienia jako podstawę jego udzielenia podano art. 37 ww. ustawy, takie upoważnienie należy zaktualizować.

Pracownik zwrócił się 4 czerwca 2018 r. do działu kadr zatrudniającej go spółki z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach w celu przedstawienia w banku. Dokument ten został mu wydany 2 dni później, a przygotował go specjalista ds. kadrowo-płacowych na podstawie imiennego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych podpisanego przez prezesa zarządu. W tej sytuacji pracownik, dla którego sporządzono wspomniane zaświadczenie, nie musiał wyrażać żadnej dodatkowej zgody na przetwarzanie swoich danych zawartych w tym zaświadczeniu.

Czytaj także

Data publikacji:

Autor:

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Źródło:

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Zdjęcia

RODO a zaświadczenie o zarobkach/fot.Shutterstock
RODO a zaświadczenie o zarobkach/fot.Shutterstock

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z uzasadnieniem rządowym59.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

KODEKS PRACY 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

MonsterPolska.pl

lider w sukcesywnym łączeniu ludzi z ich wymarzoną pracą

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »