REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Kogo pracodawca powinien upoważnić do przetwarzania danych osobowych zlecając obsługę kadrową firmie zewnętrznej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).

REKLAMA

Zleciliśmy prowadzenie dokumentacji kadrowej firmie zewnętrznej (biuru księgowemu). Czy w związku z tym powinniśmy upoważnić do przetwarzania danych osobowych imiennie każdą z osób, które w tym biurze będą zajmować się obsługą naszej firmy, czy wystarczy tylko upoważnienie dla właściciela biura?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Powinni Państwo upoważnić imiennie do przetwarzania danych swoich pracowników jedynie właściciela biura księgowego. W tym upoważnieniu powinno jednak być przyznane właścicielowi biura uprawnienie do upoważnienia innych pracowników biura księgowego do przetwarzania danych pracowników Państwa firmy.

UZASADNIENIE

Administratorem danych osobowych pracowników, w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, jest pracodawca. W przypadku przeniesienia części obowiązków pracodawcy (prowadzenie dokumentacji kadrowej itp.) na firmę zewnętrzną (w tym przypadku biuro księgowe) mamy do czynienia z powierzeniem przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi. W tym przypadku wymagana jest pisemna umowa między administratorem danych osobowych (pracodawca) a firmą przetwarzającą te dane (biuro księgowe). Podmiot przetwarzający dane osobowe może je przetwarzać wyłącznie w zakresie i celu przewidzianych w tej umowie.

W przypadku przejęcia prowadzenia dokumentacji kadrowej, co jest związane z przetwarzaniem danych osobowych, biuro księgowe musi spełniać wiele wymagań nałożonych w ustawie o ochronie danych osobowych. Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych). Upoważnienie to powinno być odrębnym, szczególnym upoważnieniem. Nie wystarczy samo wskazanie takich obowiązków np. w zakresie obowiązków pracowniczych. Powinno ono określać konkretny zakres przetwarzania danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WAŻNE!

Przetwarzaniem danych osobowych pracowników mogą się zajmować jedynie osoby upoważnione do tego przez pracodawcę.

W przedstawionej sytuacji upoważnienia imienne dla pracowników biura księgowego do przetwarzania danych osobowych powinien wydać właściciel tego biura. Taką opinię wyraził także Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Aby właściciel biura księgowego mógł wydać upoważnienie swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych, powinien zostać do tego uprawniony przez pracodawcę, który mu zlecił prowadzenie dokumentacji kadrowej.

Pracodawca jako administrator danych powinien m.in. prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

  • imię i nazwisko osoby upoważnionej,
  • datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
  • identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Należy jednak przyjąć, że w przypadku powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi, taką ewidencję prowadzi ten podmiot (biuro księgowe).

Mimo powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników innej osobie, na pracodawcy (administratorze danych) spoczywa odpowiedzialność za ich przetwarzanie zgodnie z przepisami. Nie wyłącza to jednak odpowiedzialności biura księgowego (przetwarzającego dane) za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z zawartą z pracodawcą umową.

Podstawa prawna

  • art. 31, art. 36, art. 37, art. 39 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. Czy w 2025 r. wzrosną emerytury i renty?

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

REKLAMA

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

REKLAMA

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

4 dni albo 35 godzin pracy w tygodniu w Polsce do 2027 roku? Inne państwa już testowały: efekty są zachęcające

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

REKLAMA